Zarządzanie drukiem jest sukcesem każdego efektywnego portalu informacyjnego. Firma Eniro jest międzynarodową firmą specjalizującą się w wyszukiwaniu informacji o lokalnych firmach, produktach i usługach. Skojarzyć ją można jako właścicieli znanej marki Panorama Firm. Organizacja jest w trakcie transformacji. W związku z tym inwestuje w nowe technologie, aby stać się skutecznym medium cyfrowym.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Transformacja i automatyzacja firmy
W następstwie dynamicznego rozwoju potrzebne były zmiany w firmie.
Najważniejszą z nich było wprowadzenie automatyzacji celem zyskania oszczędności. Chcąc wyższej jakości i efektywności, trzeba było zmienić procesy wewnętrzne w firmie. Pierwszym tematem, jaki wymagał optymalizacji były kwestie zarządzania drukiem. Kontrola urządzeń drukujących zabierała mnóstwo czasu. Dodatkowo uznano, że można popracować nad zmniejszeniem kosztów druku.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Ograniczenie kosztów materiałów eksploatacyjnych i druku
Jedną z trafnych decyzji biznesowych była nowa organizacja drukowania. Potrzebna była technologia, która pozwala przypisać koszty wydruku do miejsca powstawania tych kosztów. Firma chciała zyskać większą kontrolę nad drukiem, aby móc badać i optymalizować koszty z tym związane.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Innowacyjny system zarządzania drukiem
Zmiany wprowadzono we współpracy z firmą Sietom. Polegały one w pierwszej kolejności na zastąpieniu większości drukarek urządzeniami wielofunkcyjnymi. Pozostałe sprzęty wykorzystano w innych miejscach.
Oprócz wprowadzenia nowych sprzętów zastosowano karty dotykowe dla użytkowników. Oznacza to, że każde zlecenie skierowane do druku przypisane było do konkretnego pracownika z imienną kartą. Korzystanie z urządzeń bez “odklikania” się autoryzowaną kartą było niemożliwe. Dzięki temu firma zyskała większą kontrolę nad zużyciem materiałów eksploatacyjnych i samym drukiem w firmie. Zapewnia to również dodatkowy poziom bezpieczeństwa dokumentów. Jeśli któryś z pracowników korzystał częściej z urządzeń drukujących – system odnotowywał taką sytuację. Dzięki temu można było zweryfikować zasadność wykorzystywania tonera, czy innych materiałów w urządzeniach.
Fechmistrz – system automatyzujący dostawy
W celu optymalizacji zarządzania drukiem firma Sietom udostępniła swoje oprogramowanie Fechmistrz. Służyło ono do automatycznego zamawiania materiałów eksploatacyjnych i usług serwisowych. Za pomocą tego narzędzia pracownicy firmy nie musieli ręcznie kontrolować stanu zasobów i robić zamówień. Robi to za nich automatyczny system zarządzania drukiem. W sytuacji, kiedy kończy się na przykład toner w drukarce – zostaje przez system wysłane automatyczne zamówienie do dystrybutora.
Floret – rozwiązania serwisowe drukarek od ręki
Dopełniającą opcją systemu zarządzania drukiem jest usługa Floret. Oprócz dostarczenia wyżej wymienionych urządzeń usługa gwarantuje kompleksową opiekę nad nimi. Poza dostarczaniem materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących czy utylizacją zużytych tonerów i innych materiałów gwarantuje również opiekę techniczną. W przypadku awarii lub problemów technicznych – nasz zespół serwisowy zaopiekuje się urządzeniami.
Od teraz firma nie musi martwić się o planowanie dostaw materiałów do drukarek. Innowacyjny system zarządzania drukiem robi to za nią!
Wisienką na torcie jest wprowadzenie miesięcznego raportowania ilości wydruków. W raportach możemy zobaczyć podział na poszczególnych użytkowników, zakres i tempo zużycia w firmie. Pozwoli to na analizę i ograniczenie kosztów wydruków w firmie.
Rozwiązania z zakresu kontroli wydruków to nie tylko większe ograniczenie kosztów. Jest to, jak widać, również ogromna oszczędność cennego czasu pracy, który był potrzebny na opiekę nad urządzeniami. Nie sposób też zapomnieć o zwiększeniu poziomu bezpieczeństwa danych w firmie poprzez kontrolę nad użytkownikami drukarek.
