Zarządzanie drukiem
Organizacja, które chce zredukować wydatki, często wdraża systemowe zarządzanie drukiem. Wynika to z tego, że część wydrukowanych dokumentów nigdy nie jest wykorzystywanych albo od razu poddaje się je utylizacji. W ten sposób przedsiębiorstwa ponoszą zbędne koszty, które w skali roku mogą być naprawdę wysokie. Jako firma oferująca klientom cyfrowe rozwiązania IT, za każdym razem z satysfakcją uczestniczymy w procesie implementowania systemu zarządzania drukiem. Co więcej, dostarczamy skuteczne narzędzia w jego zakresie. Zapewniają one pełen nadzór nad pracą urządzeń, w tym analizę wszystkich procesów drukowania, skanowania czy kopiowania. Są nimi np. oprogramowanie Fechmistrz oraz kompleksowa usługa Floret. W jej ramach m.in. zapewniamy sprzęt, przeprowadzamy jego konserwację, dostarczamy materiały eksploatacyjne.
Oferujemy rozmaite technologie służące do zarządzania drukiem. Wśród nich są np. czytniki kart, które monitorują eksploatację drukarek oraz zabezpieczenia wydruków związane z koniecznością zeskanowania karty dostępu do urządzenia. Innymi przykładowymi rozwiązaniami są ustawienia limitów odnośnie liczby stron drukowanych, kopiowanych czy skanowanych. Naszym klientom zapewniamy również możliwość dzierżawy drukarek, które wyróżniają się nowoczesnymi systemami do efektywnego zarządzania drukiem. Są wśród nich urządzenia energooszczędne, które monitorują działanie tonerów oraz sprawiają, że jest bardziej ekonomiczne. Ponadto mają specjalne systemy, które diagnozują stan materiałów eksploatacyjnych oraz przesyłają informacje do serwisanta o konieczności ich wymiany.
Elektroniczny obieg dokumentów sposobem na obniżenie kosztów organizacji
W czasach cyfrowej rewolucji skuteczne zarządzanie dokumentacją uwzględnia elektroniczny obieg dokumentów. Pozwala on zarówno na oszczędność pieniędzy oraz miejsca, jak i na zwiększenie wydajności pracowników i procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Usprawnienie obiegu dokumentów jest jednym z rozwiązań, które służą zmniejszeniu kosztów ponoszonych przez firmy. Jest wiele wariantów takich usprawnień, a ich wybór zależy m.in. od zasobów firm oraz motywacji ich pracowników. Jednym z takich rozwiązań jest elektroniczny system zarządzania dokumentami. Warto zwrócić uwagę na to, że firmy, które na co dzień korzystają z dużej liczby dokumentów papierowych, będą z czasem zmuszone przejść na dokumentację cyfrową.
Wiele organizacji wprowadziło już elektroniczny system zarządzania dokumentami. W celu usprawnienia obiegu dokumentów niektóre firmy korzystają też z systemów automatycznej identyfikacji RFID, np. mobilnych kolektorów danych. Służą one m.in. do ewidencji, monitoringu i zapisu obiegu dokumentów. Celem takich działań jest przede wszystkim utrzymanie jakości zarządzania na wysokim poziomie. Oprócz tego aspektu pamiętajmy oczywiście o aspekcie finansowym. Elektroniczny system zarządzania dokumentami bezapelacyjnie pomaga pracownikom organizacji w efektywnym wykorzystaniu czasu. A jak wiemy – czas to jeden z kluczowych czynników w świecie biznesu. Zwłaszcza w firmach, które mają wiele oddziałów i mierzą się z setkami dokumentów każdego dnia.
Jakie zyski generuje elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia pełną kontrolę nad dokumentacją w organizacji. Likwiduje opóźnienia związane z jej dystrybucją i przekazem. Umożliwia jej szybki obieg oraz monitoring bieżącego statusu. W przeciwieństwie do tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów, nie wymaga wiedzy na temat tego, jaka osoba aktualnie korzysta z poszukiwanej dokumentacji. Pozwala na sprawne uporządkowanie i skatalogowanie wszelkiego rodzaju danych. Co więcej, daje możliwość korzystania z dokumentacji niezależnie od miejsca, w którym znajduje się pracownik.
Tym samym elektroniczny obieg dokumentów usprawnia obsługę klienta oraz poprawia komfort pracowników. Przynosi korzyści każdej organizacji. Dzieje się tak, ponieważ:
- dokumenty są bezpieczne i ograniczone dostępami konkretnych użytkowników;
- obieg dokumentów oraz informacji jest adekwatny do procesów komunikacji ustalonej w firmie;
- wszystkie dokumenty potrzebne do pracy są razem w jednym miejscu;
- pracownicy mogą łatwo i szybko znaleźć potrzebne informacje, co znacząco przyspiesza obsługę klienta.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala także na bardziej skuteczne zabezpieczenie dokumentów. Ponadto pracownicy mają dostęp do ważnych informacji już za jednym kliknięciem! Nasza firma oferuje klientom kilka rozwiązań technologicznych w tym zakresie. Dlatego zachęcamy Cię do zapoznania się z naszą ofertą oprogramowania Umango, DocuWare, a także DocSlide. Z pewnością ułatwi Ci ono pracę oraz skutecznie zaszyfruje wszystkie poufne dane. Przekonaj się, że nowoczesne rozwiązania są w pełni bezpieczne dla Twojej firmowej dokumentacji.