JAK SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI WPŁYWA NA WYNIKI ORGANIZACJI?

Skuteczne zarządzanie dokumentami znacznie wykracza poza aspekt oszczędności w organizacji. Pozwala ono zarówno na oszczędność pieniędzy, miejsca, jak i zwiększenie wydajności procesów i pracowników.

Szukając opcji zmniejszenia kosztów firmy należy dążyć do usprawnienia przebiegu dokumentów. Wariantów usprawnień jest wiele i zależą one od możliwości oraz chęci danej firmy. Chodzi tu m. In. o wykorzystanie możliwości, jakie daje elektroniczny system zarządzania dokumentami. Firmy, które na co dzień procesują dużą ilość dokumentów papierowych, będą zmuszone z czasem przejść na dokumentacje cyfrową.

Wiele organizacji już wprowadziło elektroniczny system zarządzania dokumentami w swoich procesach. Celem tego działania jest utrzymanie jakość zarządzania na wysokim poziomie. Oprócz aspektu jakościowego oczywiście pamiętajmy o aspekcie finansowym. Elektroniczny system zarządzania dokumentami bezapelacyjnie pomoże nam w efektywnym wykorzystaniu czasu. A jak wiemy – czas to pieniądz!

Co zyskujemy dzięki efektywnemu zarządzaniu dokumentami w firmie?

Należy pamiętać, iż efektywne zarządzanie dokumentami podnosi jakość procesów. Dodatkowo w widoczny sposób usprawnia obsługę klienta oraz poprawia komfort pracowników na ich roboczym stanowisku. Dzieje się tak ponieważ:

Dokumenty są bezpieczne i ograniczone dostępami konkretnych użytkowników,
Obieg dokumentów i informacji jest adekwatny do procesów ustalonej komunikacji,
Wszystkie potrzebne do pracy dokumenty są razem w jednym miejscu,
system gwarantuje łatwy dostęp użytkownika bez względu na miejsce,
Łatwo i szybko można znaleźć potrzebne informacje co przyspiesza obsługę.

Pomyśl, jakie korzyści może przynieść Twojej organizacji system zarządzania dokumentami.

Jest to oszczędność czasu pracowników a także lepsze zabezpieczenie ważnych dokumentów. Dzięki systemowi zarządzania dokumentami mamy większą kontrolę nad dostępami do plików w firmie. Możemy również przyspieszyć obsługę dokumentów z kartoteki. Pracownicy mają dostęp do ważnych informacii za jednym kliknięciem!

Jako firma Sietom proponujemy w swojej ofercie kilka rozwiązań technologicznych w tym zakresie. Chcielibyśmy zachęcić Państwa do zapoznania się z nasza ofertą w postaci oprogramowania Umango, DocuWare, a także DocSlide:

Bądź spokojny z aplikacją DocSlide. Umożliwia ona bezpieczne skanowanie plików z automatycznym szyfrowaniem dokumentów do poczty elektronicznej.

Program DocSlide gwarantuje zabezpieczenie danych na każdym etapie skanowania dokumentu.

Oprogramowanie umożliwiające inteligentne skanowanie dokumentów.

Pozwala na przetworzenie zeskanowanego dokumentu, a dzięki wykorzystaniu technologii OC, ułatwia pracę nad dokumentami tekstowym.

Wszechstronne rozwiązanie Docuware to nowoczesna platforma do sprawnej wymiany informacji i plików w firmie. Elektroniczny obieg dokumentów służyć może m.in. do umów, korespondencji, faktur kosztowych. Dzięki naszemu systemowi dokumentacja Twojej firmy cały czas dostępna jest lokalnie lub w chmurze.