Branża lotnicza, jak wiele innych dziedzin gospodarki, stanęła w obliczu wyzwań spowodowanych pandemią COVID-19. Lotnictwo, które zawsze było związane z dużą ilością danych i dokumentów, musiało znaleźć sposób na utrzymanie działalności w okresie lockdownu. Jednak wyjątkowa sytuacja wcale nie zatrzymała zamówień w firmach lotniczych.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Wciąż rosnące zamówienia w czasie lockdownu
W wielu przypadkach firmy doświadczyły wręcz wzrostu zamówień, co również wydarzyło się u jednego z klientów — firmie działającej w branży frachtu lotniczego i logistyki. Pandemia zwiększyła liczbę zamówień. To natomiast wymusiło przemyślenie bardziej efektywnego zarządzania i obiegu danymi i dokumentacją związaną z zamówieniami. Duży wzrost ilości spraw i nowych danych spowodowały, że dotychczasowy system przetwarzania informacji nie był już wystarczający.
Dla każdego zlecenia tworzona jest dokumentacja zawierająca dokumenty transportowe. Są to dane takie jak lotnicze listy przewozowe, listy załadunkowe, czy deklaracje wywozowe dla organów celnych. Ponadto wszystkie faktury wychodzące i przychodzące muszą być archiwizowane, a dane dobrze zabezpieczone. Aby przechowywać taką ilość dokumentów, w przeszłości konieczne było nawet wynajęcie dodatkowej powierzchni biurowej. Pozwoliło to utrzymać wystarczającą przestrzeń do pracy.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Większej automatyzacji administracji w czasach pandemii
W kwietniu 2019 roku firma rozpoczęła planowanie wdrożenia systemu elektronicznych dokumentów. Pierwotnym celem wprowadzenia systemu zarządzanie dokumentacją było utworzenie elektronicznej szafki. Jej celem miała być archiwizacja dokumentów elektronicznych w obsłudze zamówień i faktur. Mniejsza zależność od papieru była głównym celem jeszcze przed okresem pandemii.
Jednak w tym trudnym czasie firma stanęła dodatkowo przed nowym wyzwaniem. Należało znaleźć rozwiązanie, które umożliwiłoby jej kontynuowanie działalności w pandemii. Jednocześnie przedsiębiorstwo musiało zapewnić bezpieczne zarządzanie dokumentacją i ich obieg w firmie.
Współpracująca z przodującymi liniami lotniczymi na całym świecie firma, musiała stawić czoła rosnącej liczbie dokumentów z zamówień. Postawiła na wykorzystanie technologii w celu zwiększenia automatyzacji procesów w księgowości i administracji. W firmie zdecydowano się na efektywny system, który poprawi obieg informacji w trakcie pracy i zabezpieczy dane kontrahentów.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Wprowadziliśmy zarządzanie dokumentacją w postaci elektronicznej
W lutym 2020 roku firma wprowadziła DocuWare, co okazało się kluczowym krokiem dla kontynuacji działalności firmy w trudnym czasie.
“Początkowo chcieliśmy tylko elektronicznego archiwum, które odzwierciedlałoby nasze archiwum papierowe. Jednak wkrótce po rozpoczęciu działalności, pandemia COVID-19 “zmusiła” nas do jeszcze lepszego wykorzystania systemu i digitalizacji naszych procesów. Ten kryzys faktycznie pomógł firmie zrobić duży krok naprzód w automatyzacji procesów i przejściu na brak papieru w bardzo krótkim czasie.” – Stwierdził Dyrektor Zarządzający przedsiębiorstwa.
Dzięki temu rozwiązaniu, pracownicy administracji i księgowości firmy mogli kontynuować pracę w warunkach pracy zdalnej. Cała dokumentacja była dostępna w formie dokumentów elektronicznych. System ten nie tylko pomógł firmie w zachowaniu ciągłości pracy. Pozwolił również na bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją i danymi oraz automatyzację procesów administracyjnych.
Dzięki wdrożeniu DocuWare firma była w stanie zredukować zależność od dokumentacji papierowej. System skrócił czas wyszukiwania i udostępniania dokumentów i spraw. Procesy weryfikacji faktur zostały usprawnione, co miało pozytywny wpływ na działalność firmy i jej zarządzanie. Dodatkowo stopniowo zaczęto pozbywać się szaf z archiwami i zaoszczędzono przestrzeń biurową. Wszystkie oddziały firmy mogą teraz uzyskać dostęp do dokumentów z puli dokumentów elektronicznych w każdym momencie. Przesyłanie przez administrację dokumentów spraw faksem lub pocztą elektroniczną między lokalizacjami przeszło do historii. Dokumenty elektroniczne zrewolucjonizowały cały system pracy!
Efektywne zarządzanie dokumentacją w czasach pandemii
Mimo pracy zdalnej firma nadal była w stanie zachować swój system akceptacji faktur na większe kwoty. Obieg danych w firmie się nie zmienił, jedynie zmianie uległa forma przekazywania informacji i spraw administracyjnych. Elektroniczne dokumenty i dane trafiają do akceptacji administracyjnej przez poszczególne szczeble, zanim trafią do księgowości.
Przykład tego przedsiębiorstwa ukazuje, jak w obliczu trudnych warunków dokumenty elektroniczne i systemy zarządzania informacjami mogą być kluczowym narzędziem pracy. System ten może pozwolić na kontynuację działalności i efektywne zarządzanie dokumentacją i danymi. Wdrożenie DocuWare umożliwiło firmie z branży lotniczej przetrwać lockdown. To wszystko poprzez efektywną obsługę spraw oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych i archiwizację dokumentów elektronicznych.
To kolejny dowód na to, że innowacyjne technologie są w stanie dostarczyć rozwiązań w trudnych sytuacjach, wspierając firmy w utrzymaniu działalności. A Wy? Czy korzystacie z systemów elektronicznej dokumentacji? Jeśli nie — warto zacząć od sprawdzenia DocuWare.
