Zarządzanie dokumentacją produkcyjną a system “papierowej” firmy. Dziś przedstawimy jak jedna z najstarszych firm produkujących pudełka na zachód od Missisipi z łatwością przeskoczyła w XXI wiek, zmieniając ręczny system WMS i księgowy na zarządzanie magazynem w systemie informatycznym. Jest to firma rodzinna z długą tradycją, założona w 1882 roku. Zatrudnia ona około 215 pracowników i produkuje rocznie setki kilogramów towaru.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Ścinasz drzewa – świeć przykładem, nie trzymaj dokumentacji papierowej
Firma z siedzibą w Kansas firma produkuje różnorodne pudełka i opakowania. Usługi obejmują zakres od prostych brązowych pudełek po elementy mieszczące nawet części do samochodów. Firma ma bardzo indywidualne podejście do klienta, chociaż obsługuje ich około 2 000. W zeszłym roku wyprodukowała tyle towaru z rodzaju tektury falistej, że wystarczyłoby na okrążenie globu. Taka ilość pracy wymaga precyzyjnego rejestru, który tworzy dużo papieru. “Istniejemy od tak dawna, że od 30 do 40 lat robimy rzeczy w ten sam sposób” – mówi I.T. Specialist & Special Projects Manager. Brakowało w tym wszystkim powiewu świeżości w kwestii systemu zarządzania dokumentacją.
“Chociaż nasze barwy firmowe to czerwony i niebieski, dusza Lawrence Paper Company zawsze była zielona”. Tak głosi hasło na stronie firmy. Jest to oczywiście nawiązanie do ekologicznych rozwiązań stosowanych w firmie. “Kierujemy się również wpływem, jaki nasza działalność wywiera na nasze środowisko”. Jest to ważny aspekt, który skłania do zmiany sposobu przechowywania plików jak towaru w przestrzeniach magazynowych na rzecz dokumentacji w wersji elektronicznej. Wykorzystanie rozwiązań takich jak system WMS może przynieść wiele nieoczekiwanych benefitów. Firma promująca zrównoważone wykorzystanie papieru bez systemu archiwizacji dokumentów mogłaby nie być zbyt wiarygodna.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Zarządzanie dokumentacją produkcyjną dla zwolnienia miejsca w magazynach
DocuWare zwalnia miejsce i zmniejsza zużycie papieru przy archiwizacji dokumentów
Było dużo starć papierowych między różnymi działami. Chcieliśmy być bardziej wydajni – stwierdza specjalista. Firma produkcyjna miała siostrzaną firmę, która już korzystała z systemu DocuWare, który w Polsce oferuje firma Sietom. Nasza firma podjęła decyzję o przejściu również na system elektronicznego zarządzania dokumentami. Do tej pory firma zarządzała dokumentacją w wersji papierowej na ścianie szafek biurowych i w osobnym magazynie poza firmą. Zarządzanie magazynem w systemie informatycznym usprawniłoby pracę większości działów. Zmniejszyło zużycie przestrzeni magazynowych, a także zaoszczędziło czas pracowników.
Oszczędność czasu dla firmy i klienta
“Uznaliśmy, że będzie to dobry pomysł z punktu widzenia wydajności – zamiast szukać kartek papieru upchniętych w szafach”. Przy skali produkcji materiałów w firmie szukanie zleceń konkretnego klienta w magazynie z papierami mijał się z celem. Zarządcy postanowili przejść na system WMS, czyli zarządzanie magazynem w systemie informatycznym. Pomysł ten zaczerpnęli od swojej siostrzanej firmy. System zarządzania dokumentacją klienta sprawdził się od razu.
Wiarygodność towaru, jak i systemu wewnętrznej archiwizacji dokumentacji
Firma działa w myśl równowagi ekologicznej. Bez systemu elektronicznego zarządzania dokumentami może być to ciężkie. Wiarygodność firmy, jej pracowników i systemu pracy może zostać zachwiana. Firma promująca pewne standardy i posiadająca certyfikat SFI® powinna pomyśleć nie tylko o równowadze w systemie produkcji towaru. Ważnym aspektem okazuje sie w tej kwestii również polityka wewnętrzna, w tym system archiwizacji dokumentacji firmowej.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją produkcyjną ku swobodzie ruchu
Zwolnienie przestrzeni magazynowych i biurowych
Firma zainstalowała DocuWare około trzy lata temu, zaczynając od działu księgowości. Natychmiast przyniosło to korzyści. “Mieliśmy ścianę szafek na dokumenty i magazyn poza siedzibą firmy, gdzie ten papier trafiał po przetworzeniu” – mówi nasz specjalista. “Kiedy zainstalowaliśmy system elektronicznego zarządzania dokumentami urządziliśmy dużą imprezę z niszczeniem, pozbyliśmy się szafek na akta i zwolniliśmy przestrzeń biurową i miejsc magazynowych”.
W ramach corocznego procesu musieliśmy przetestować przeniesienie dokumentów papierowych poza siedzibę firmy. Było to ćwiczenie, które trwało dwa do trzech dni. Nie musimy już tego robić. Pozbyliśmy się szafek na akta i zwolniliśmy miejsce. – Kierownik ds. projektowania, technologii informacyjnej i projektów specjalnych. Zarządzanie magazynem w systemie informatycznym (WMS) jest dużo łatwiejsze.
Usprawnienie przepływu pracy dzięki ulubionym funkcjom poprzez elektroniczne zarządzanie dokumentacją produkcyjną
DocuWare usprawnił również przepływ pracy i sprawił, że operacje stały się bardziej wydajne. Przed wprowadzeniem DocuWare, kiedy pracownik dokonywał zakupu, inicjował ścieżkę papierową dokumentów. Papierowe zamówienie zakupu krążyło pomiędzy siedmioma różnymi osobami, a następnie było przechowywane w szafce na akta. Proces elektronicznego zarządzania dokumentacją sprawił, że uzgodnienie w systemie i usprawnienie pracy zespołów stało się znacznie bardziej efektywne czasowo i łatwiejsze. “Przeszliśmy od przetwarzania 15 faktur dziennie do 100 faktur dziennie” – potwierdza I.T. Specialist & Special Projects Manager. Firma zgromadziła ponad 150 000 dokumentów od momentu instalacji. Pracownikom szczególnie podoba się funkcja Inteligentnego Indeksowania, która pozwala im na automatyczne składanie dokumentów z wewnętrznego raportu. Przyspiesza to znacznie ich pracę.
Dzięki tej inspiracji w dziale księgowym, trwają prace nad wprowadzeniem DocuWare do innych działów. Wkrótce rozszerzamy go na dział Payroll, a inne działy są na mapie drogowej – mówi specjalista. Już nie będzie potrzeby przetrzymywania dokumentów w przestrzeniach magazynowych fizycznie. System WMS uwalnia pracowników od żmudnego wertowania dokumentacji, jak też optymalizuje ich czas pracy.
Eko na co dzień, nie tylko na pokaz
Celem projektu była przede wszystkim optymalizacja czasu pracy pracowników i zwolnienie wielu ton papierowych plików z przestrzeni magazynowych. Dodatkowym atutem było jednak zyskanie szacunku w oczach klientów. Firma produkująca papier na co dzień i tak jest pod ostrzałem ze względu na skalę wycinania drzew. Dodatkowy brak ograniczenia użycia papieru wewnątrz może dać dodatkowy argument przeciwko działalności. Wprowadzenie takiego systemu dokumentacji udowadnia, że firma nie potrzebuje ani dodatkowego zużycia papieru, ani przestrzeni magazynowych.
