Współczesne organizacje, zwłaszcza te o rozproszonej strukturze, coraz częściej stawiają na dokumenty elektroniczne jako fundament nowoczesnego zarządzania informacją. Redukcja czasochłonnych procesów, eliminacja błędów oraz większa kontrola nad obiegiem danych to tylko niektóre z korzyści płynących z digitalizacji.
Przykładem udanej transformacji cyfrowej jest niemiecka firma, która zarządza siecią 24 placówek opieki stacjonarnej i ambulatoryjnej. Organizacja wdrożyła system zarządzania dokumentami elektronicznymi (DMS) oparty na sztucznej inteligencji, rozpoczynając tym samym kompleksową cyfryzację procesów administracyjnych. Projekt ten nie tylko usprawnił obieg dokumentów elektronicznych w całej strukturze firmy, ale też znacząco zmniejszył koszty operacyjne i obciążenie pracowników.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Rozproszenie dokumentów w formie papierowej
Zanim przedsiębiorstwo przeszło na dokumenty elektroniczne, organizacja zmagała się z szeregiem problemów typowych dla instytucji opartych na papierowym obiegu. Codziennością były:
Rozproszone przetwarzanie dokumentów w różnych lokalizacjach – każda placówka obsługiwała własną pocztę i faktury, które następnie były fizycznie przesyłane do centrali.
Wysokie zużycie papieru, duplikowanie faktur oraz błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych.
Czasochłonne sortowanie, kopiowanie i archiwizowanie dokumentów papierowych.
Sytuację komplikował fakt, że dokumenty obsługiwane były przez ponad 3600 pracowników, w tym personel medyczny o różnym poziomie umiejętności obsługi procesów cyfrowych. Potrzebne było rozwiązanie intuicyjne, skalowalne i elastyczne. Takie, które nie tylko uprości codzienną pracę, ale też nie zaburzy aktualnego funkcjonowania placówek.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Systemu do obsługi dokumentów w formie elektronicznej
Głównym celem wdrożenia było usprawnienie zarządzania dokumentami elektronicznymi w skali całej organizacji – zarówno w centrali, jak i w każdej z 24 placówek. Firma dążyła do tego, by wszystkie dokumenty były dostępne w formie elektronicznej natychmiastowo i z każdego miejsca. Chciano wyeliminować potrzebę fizycznego przesyłania danych w formie dokumentu papierowego lub ich ręcznego wprowadzania do systemów na rzecz dokumentów elektronicznych. Priorytetem stało się wyeliminowanie zbędnych czynności administracyjnych. Można było to zrobić poprzez automatyzację procesów związanych z dokumentami elektronicznymi – zwłaszcza fakturami.
Organizacja potrzebowała intuicyjnego systemu, który przetwarza dane w formie dokumentów elektronicznych, a także samodzielnie rozpoznaje treści z tych dokumentów. Ważnym aspektem było to, aby system sam potrafił je klasyfikować, a następnie skierować do odpowiedniego procesu. System z dokumentami w postaci elektronicznej powinien być łatwy i intuicyjny do obsługi przez personel. Kluczowe było również zapewnienie pełnej integracji z już funkcjonującym oprogramowaniem finansowym. Należało zintegrować je tak, by cyfrowy obieg dokumentów elektronicznych stanowił logiczne przedłużenie dotychczasowego modelu pracy.
Z uwagi na dużą skalę działalności, sieć postawiła na rozwiązanie, które umożliwia etapowe wdrażanie dokumentów elektronicznych. Obyło się dzięki temu bez konieczności wprowadzenia rewolucji w całym systemie w jednym momencie. Takie podejście pozwalało na łagodną adaptację, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępności i bezpieczeństwa dokumentów elektronicznych. Firma od początku zakładała, że cyfryzacja nie zakończy się na fakturach. Docelowo dokumenty elektroniczne mają stać się standardem we wszystkich obszarach administracyjnych i operacyjnych.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Dokumenty elektroniczne obsługiwane przez sztuczną inteligencję
W maju 2023 r. firma rozpoczęła wdrożenie systemu DocuWare – zaawansowanego rozwiązania DMS działającego w chmurze. Projekt rozpoczął się od mapowania procesów biznesowych oraz identyfikacji obszarów najbardziej narażonych na błędy i straty czasu.
W pierwszej kolejności przeprowadzono cyfryzację procesu obsługi faktur. Dokumenty elektroniczne są teraz skanowane lokalnie, a następnie informacje w formie dokumentu elektronicznego przechodzą przez sztuczną inteligencję. Ta natomiast samodzielnie odczytuje dane z faktury dzięki modułowi IDP. W następnej kolejności porównuje je z bazą danych, weryfikuje poprawność i kieruje do odpowiedniego workflow.
Po zatwierdzeniu przez odpowiednie osoby dokumenty elektroniczne są automatycznie przesyłane do systemu księgowego. Cały proces nie wymaga żadnej ręcznej interwencji – od momentu wpłynięcia faktury do jej księgowania mija zaledwie kilka minut. Ręczne korekty treści są raczej rzadkie ze względu na wysoki wskaźnik rozpoznawania wynoszący ponad 94%.
Wdrożenie systemu przetwarzania dokumentów w postaci elektronicznej DocuWare przyniosło zauważalne korzyści w bardzo krótkim czasie. Przede wszystkim pracownicy zyskali szybki i łatwy dostęp do danych. Tak, dane w postaci dokumentu elektronicznego są dostępne wszędzie – bez względu na lokalizację, w której aktualnie się znajdują. To szczególnie istotne w organizacji z rozproszonymi placówkami, gdzie dotychczasowa praca z dokumentami w formie papierowej była czasochłonna i obarczona ryzykiem opóźnień.
Dzięki automatyzacji procesu odczytu i obiegu treści.w formie elektronicznej:
Faktury trafiają bezpośrednio do odpowiednich działów i osób, zgodnie z ustalonymi ścieżkami akceptacji,
Ograniczono liczbę błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych,
Zminimalizowano ryzyko zagubienia lub opóźnienia w obiegu dokumentów,
Przyspieszono procesy zatwierdzania i archiwizacji danych w formie dokumentu elektronicznego.
System DocuWare umożliwił także pełną transparentność – w każdej chwili można sprawdzić, na jakim etapie znajduje się konkretny dokument w postaci elektronicznej. Zarząd podkreśla, że cyfrowe zarządzanie dokumentami wpłynęło pozytywnie nie tylko na efektywność pracy, ale również na jakość komunikacji między placówkami.
Przyszłość w pełni „w rękach” dokumentów elektronicznych
Firma nie zamierza poprzestać na cyfryzacji faktur. Kolejnym krokiem będzie rozszerzenie wykorzystania informacji w formie elektronicznej na inne obszary administracyjne. Już teraz w planach jest zmiana treści w formie papierowej na elektroniczne w zakresie umów, wniosków pracowniczych oraz dokumentacji medycznej.
W najbliższych miesiącach organizacja planuje:
Wdrożenie kolejnych rodzajów dokumentów w postaci elektronicznej do centralnego systemu DMS,
Rozwój narzędzi analitycznych opartych na danych pochodzących z dokumentów elektronicznych,
Szkolenia dla pracowników, które ułatwią codzienną pracę z dokumentacją w postaci cyfrowej.
Celem nadrzędnym firmy pozostaje stworzenie środowiska pracy, w którym dokumenty elektroniczne będą nie tylko nośnikiem ważnych treści i informacji, ale też aktywnym narzędziem wspierającym decyzje, zwiększającym bezpieczeństwo i umożliwiającym szybką reakcję na zmiany. Transformacja cyfrowa – rozpoczęta od danych w formie dokumentów elektronicznych – ma stać się trwałym fundamentem nowoczesnego zarządzania w całej organizacji.
Jeśli masz wątpliwości lub pytania w tej sprawie — zadzwoń i skonsultuj sytuację swojej firmy z naszym specjalistą. System z dokumentami w postaci elektronicznej DocuWare naprawdę może zdziałać cuda w każdym przedsiębiorstwie!
