System zarządzania dokumentacją jako solidna podstawa pracy w transporcie. Rodzinna firma z siedzibą w Bawarii jest jednym z wiodących dostawców usług transportowych w regionie. Posiada biuro podróży, czartery autobusów i warsztat naprawczy. W swojej działalności coraz częściej stawia na cyfryzację.
Firma turystyczna idzie do przodu również w swojej administracji, dodając system zarządzania dokumentami biurowymi. Od początku 2018 roku rozwiązanie oparte na chmurze zapewnia również większą przejrzystość dokumentów. Wyżej wspomnianym systemem zarządzania jest DocuWare, oferowany również przez polską firmę Sietom
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Problem zdalnego zarządzania dokumentacją przy rosnącej skali
Z oddziałów w Mainburgu, Ingolstadt i Pfaffenhofen pracownicy firmy planują i organizują wycieczki w wielu kierunkach. Motto firmy, by zawsze trzymać “rękę na pulsie”, dotyczy nie tylko jej usług i oferty. W administracji również coraz częściej stawia się na cyfryzację i elektroniczne zarządzanie dokumentami. Przy nawet 200 przychodzących fakturach dziennie, czas i wysiłek potrzebny do sprawdzania informacji ręcznie był ogromny. Firmie brakowało swobodnego dostępu do centralnej puli dokumentów. Ze względu na kilka lokalizacji brak elektronicznego zarządzania dokumentami utrudniał ich obieg.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Dostęp do danych poprzez system zarządzania dokumentacją w każdej placówce firmy
Ówczesne narzędzia nie potrafiły sprostać rosnącym potrzebom w firmie. “Ponieważ mieliśmy już dobre doświadczenia korzystając z takiego oprogramowania wcześniej, zdecydowaliśmy się na rozwiązanie w chmurze” twierdzi Sygnatariusz i administrator DMS.
SKRÓCENIE ŁAŃCUCHA AKCEPTACJI DOKUMENTÓW
Faktury, które zostały wysłane w formie elektronicznej e-mailem od dostawców, musiały być najpierw wydrukowane. Podobnie jak faktury wysyłane pocztą, były one sprawdzane ręcznie przez pracowników. Dopiero w kolejnym kroku listy z dokumentacją były wysłane do centrali w Mainburgu. Następnie zatwierdzane były jeszcze przez kierownictwo. Ten skomplikowany systemowy łańcuch trzeba było zrealizować, zanim faktury zostały zaksięgowane, zapłacone i zarchiwizowane. Proces wyszukiwania informacji był równie czasochłonny, gdy potrzebna była konkretna faktura w jednej z wielu lokalizacji. Brak odpowiedniego narzędzia do zarządzania dokumentami tworzył ten długi i nieefektywny proces obsługi danych.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Umożliwiliśmy sprawne przekazywanie informacji wewnętrznych przez system zarządzania dokumentacją
Przyspieszenie obiegu dokumentów i weryfikacji danych przez jeden system zarządzania dokumentacją
Pierwszym krokiem było stworzenie kanału do sprawdzania przychodzących faktur. W kancelarii faktury są skanowane lub automatycznie pobierane ze skrzynki e-mail. Następnie indeksowane i przekazywane do oprogramowania do zarządzania dokumentami. Przepływ danych zaczyna się od razu. Automatyczne Indeksowanie określa, do którego działu faktura jest wysyłana w celu sprawdzenia. Tam pojawia się na liście zadań do obsługi danego pracownika. Po sprawdzeniu przez tę osobę i dodaniu pieczęci elektronicznej, faktura jest wysyłana do dyrektora zarządzającego. Jest to ustalona ścieżka w celu ostatecznej kontroli, w zależności od dostawcy. Po zatwierdzeniu danych faktura jest przesyłana do działu księgowości. Przepływ pracy kończy się po zaksięgowaniu, opłaceniu i zarchiwizowaniu faktury. Jeśli kierownik jest na urlopie, realizacja procesów ulega zmianie. W tej sytuacji po sprawdzeniu danych przez pracownika faktura trafia do księgowości. Dopiero wtedy jest wysyłana do kierownictwa celem kontroli uzupełniającej.
Nie ma z tym problemu dzięki wykorzystaniu narzędzia do zarządzania dokumentami. W tym wypadku jest to aplikacja DocuWare Mobile! Dziś oprócz księgowości wszystkie działy w grupie pracują z systemem DocuWare.
Cyfrowe akta osobowe i komunikacja wewnętrzna
Dział kadr jest w trakcie wprowadzania akt osobowych dla około 300 pracowników. Jak zapewnia sam dział, dokument automatycznie pojawia się na liście zadań pracownika w określonym terminie. Pracownik może wtedy odpowiednio wcześnie podjąć niezbędne działania. Inny dział zapewnia, że ważne powiadomienia firmowe – takie jak aktualne przepisy COVID-19 dla kierowców autobusów – są bezpiecznie wysyłane do pracowników pocztą elektroniczną. Dzięki temu mogą oni je zobaczyć na swojej liście zadań. Służy to również jako dowód, że pracownicy zostali rzeczywiście poinformowani.
Usprawnienie procesów wewnętrznych
Fakt, że rozwiązanie cyfrowe pozwala zaoszczędzić koszty i miejsce, jest oczywiście dużą korzyścią. Jednak tym, co przynosi firmie największe korzyści, jest usprawnienie wielu procesów wewnętrznych. Dzięki temu można teraz łatwiej korzystać nawet z rabatów gotówkowych.
Administrator systemu najbardziej lubi system DMS za jego elastyczność. “To niesamowite, jakie wiele obszarów możemy objąć w firmie dzięki systemowi zarządzania dokumentami”. System zarządzania umowami jest w trakcie prac, podobnie jak cyfrowy podręcznik dla pracowników. Jako substytut intranetu, każdy może wykorzystać go do zbierania wskazówek i porad dotyczących najlepszej organizacji pracy w swoim obszarze. Przykładem są rezerwacje podróży.
Od 2018 roku system DMS DocuWare zapewnia szybki i przejrzysty obieg dokumentów w firmie. Koniec z koniecznością stosowania dodatkowego sprzętu i zasobów.
