Założona w 2008 roku południowoafrykańska firma zdecydowała się wykorzystać DMS, czyli z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami. Działalność agencji polega na doradzaniu firmom w zakresie wykorzystania ich budżetów reklamowych i samym tworzeniu reklam. Od 2021 roku oparte na chmurze rozwiązanie do zarządzania dokumentami wspiera agencję medialną. Oprogramowanie zapewnia stabilne i długoterminowe relacje z klientami.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Brak automatyzacji poprzez system zarządzania dokumentacją
Wyżej wspomniana firma działa jako pośrednik w biznesie reklamowym. Z jednej strony agencja sprzedaje klientom miejsca reklamowe, a z drugiej kupuje je od odpowiednich dostawców. Wcześniej zarówno procesy sprzedaży, jak i zakupu generowały ogromne ilości papieru. Klienci musieli wypełniać formularze zamówień na pożądane miejsca, które następnie przetwarzano i przekazywano firmie. Proces zakupu w agencjach medialnych był podobny. Oprócz około dziesięciu stron dokumentów do przetworzenia istniały jeszcze umowy konsultingowe i ogrom faktur. Były one przechowywane w archiwach klientów. Miesięcznie gromadzono w ten sposób od 5 do 10 tysięcy dokumentów.
Duża część pracowników była zajęta sortowaniem i ręcznym archiwizowaniem dokumentów. Marnowało to wiele ich czasu pracy. Jeszcze bardziej męczące było ręczne szukanie ważnych dokumentów. Przykładem są przypadki zapytań ze strony klienta lub dostawcy.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Narzędzia do optymalizacji procesów w firmie
Pracownicy spędzali wiele godzin na zapoznaniu się z aktualną sytuacją, zanim mogli poświęcić się swojemu zadaniu. Przez negatywny wpływ na jakość usług, zarząd zaczął szukać informacji na temat problemów z tonami papieru. Finalnie natrafiono na rozwiązanie, które na polskim rynku proponuje firma Sietom – mowa o oprogramowaniu DocuWare. Jest to DMS, czyli elektroniczny system zarządzania dokumentów w firmie.
Godziny, które wcześniej traciliśmy na papierkową robotę, są teraz wykorzystywane z zyskiem na budowanie silnych i długoterminowych relacji biznesowych z naszymi klientami. To inwestycja, która zwraca się w bardzo krótkim czasie. – twierdzi Dyrektor Zarządzający.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Znaleźliśmy najlepszy system zarządzania dokumentacją na rynku.
Analiza potrzeb i znalezione rozwiązanie przekonało firmę. Zaledwie miesiąc później zdecydowano o koncie DocuWare Cloud. Pozostał on w firmie jako główny system do zarządzania dokumentami.
SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ KLIENTA ZA JEDNYM NACIŚNIĘCIEM PRZYCISKU!
Od kiedy korzystają z tego oprogramowania, wszyscy mają znacznie więcej czasu. Pomogło ono w optymalizacji procesów i ułatwiło kwestię zarządzania dokumentami.
Obecnie w firmie rzadko drukuje się dokumenty papierowe. Zamiast tego wykorzystuje się pliki danych z systemu DMS, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją. Przykładowo w procesie zamówień formularze internetowe udostępniane są poprzez rozwiązanie oparte na chmurze. Elektroniczny obieg dokumentów po angielsku, jak i po polsku otwiera nowe możliwości. System otwiera drzwi na sprawną współpracę z klientami z całego świata. Zarówno klienci, jak i sprzedawcy wpisują informacje do formularzy danych na własnych ekranach. Następnie za pomocą jednego przycisku przekazują informacje do elektronicznego systemu DMS do dokumentów. Stamtąd konsultanci mogą po prostu wywołać grupę danych w razie potrzeby. Faktury klientów są również drukowane bezpośrednio przez system zarządzania. Dzięki temu są natychmiast dostępne w teczce klienta wraz z innymi zbiorami danych.
- LEPSZA OBSŁUGA PROCESÓW DLA WIĘKSZEJ LOJALNOŚCI KLIENTÓW
System zarządzania DMS jakim jest narzędzie DocuWare, pozwolił pracownikom w firmie ponownie skoncentrować się na swoich zadaniach. Żmudne wyszukiwanie i nieefektywny przebieg procesów obsługi dokumentów należy już do przeszłości. Jeśli potrzebny jest dokument, można go wyświetlić na ekranie w ciągu kilku sekund. Jest to możliwe dzięki wyszukiwaniu opartemu na indeksie. Szczególnie prosty interfejs użytkownika systemu przyczynił się w znacznym stopniu do akceptacji ze strony pracowników. Jednocześnie kierownictwo może łatwiej kontrolować procesy i sprawozdania finansowe. W efekcie agencja mogła znacznie poprawić jakość swoich usług i przepływ informacji. Zaowocowało to większą lojalnością klientów i wzrostem sprzedaży. System DMS definitywnie się sprawdził!
- UŁATWIONA OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
W oparciu o dotychczasowe pozytywne doświadczenia zarząd w firmie rozszerzył zastosowanie narzędzia. System DMS jest to definitywnie oprogramowanie wspomagające zarządzanie dokumentami. Narzędzia te ułatwiają przestrzeganie surowych przepisów dotyczących ochrony danych. Pozwala to zmniejszyć kolejne koszty. Pozwala także, aby to system pomagał ludziom, a nie na odwrót.
