Wyobraź sobie firmę, która porzuca papierowe dokumenty, by całkowicie zanurzyć się w cyfrowym świecie. Zamiast niekończących się stert papierów, wszystko staje się dostępne na wyciągnięcie ręki — dokładnie wtedy, kiedy jest potrzebne. Oto przykład jak jeden z liderów w branży whisky przełamał tradycyjne schematy i wkroczył w świat pełen nowych możliwości, zmieniając swoje podejście do zarządzania dokumentacją i procesami zakupowymi. Sprawdź, jak nowy system, który pozwolił na zarządzanie dokumentami, zmienił pracę w całej firmie!
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Nieefektywny i żmudny proces zakupowy
W branży produkującej whisky tradycja odgrywa ogromną rolę. Jednak w świecie finansów i zakupów, poleganie na tradycyjnych, manualnych procesach okazało się poważnym wyzwaniem. Firma zajmująca się produkcją whisky, prowadząca sieć sklepów specjalistycznych, musiała codziennie zmagać się z ręcznym przetwarzaniem setek faktur. W szczytowych momentach, gdy liczba zamówień gwałtownie rosła, proces ten stawał się wręcz niemożliwy do skutecznego zarządzania. Każde zamówienie wymagało papierowego potwierdzenia, ręcznego weryfikowania faktur z notami towarowymi, a potem żmudnego wprowadzania danych do systemu księgowego. Taki tradycyjny, oparty na papierze system dokumentów, prowadził do licznych opóźnień i błędów, które obciążały zespół księgowy i negatywnie wpływały na całokształt działalności.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Nowoczesne rozwiązanie oparte na dokumentach elektronicznych
Firma potrzebowała rozwiązania, które zrewolucjonizuje procesy zakupowe, eliminując papier i wprowadzając dokumenty elektroniczne. Kluczowym wymogiem było wdrożenie systemu, który umożliwiłby cyfryzację wszystkich dokumentów, automatyzację fakturowania oraz zdalny dostęp do danych. System dokumentów elektronicznych miał również zredukować koszty związane z drukiem i magazynowaniem, jednocześnie zwiększając efektywność pracy zespołu finansowego.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Dopasowany system zarządzania dokumentami
Przełomem w działalności firmy stało się wdrożenie nowoczesnego systemu do efektywnego zarządzania dokumentami, opartego na dokumentach elektronicznych DocuWare. Papierowe zamówienia zostały zastąpione przez dokumenty w postaci elektronicznej, które są teraz przechowywane w centralnym, cyfrowym archiwum.
Dzięki temu wszystkie noty towarowe oraz faktury zostały przekształcone w dokumenty elektroniczne, dostępne z dowolnego miejsca i o każdej porze. Było to znaczącym ułatwieniem, zwłaszcza w czasach COVID-19.
System DocuWare automatycznie przetwarza dokumenty elektroniczne, dopasowując faktury do odpowiednich not towarowych. Eliminuje to potrzebę ręcznego sprawdzania dokumentów. Proces zatwierdzania odbywa się teraz w pełni cyfrowo, bez konieczności drukowania czy skanowania. Co więcej, pełna integracja z oprogramowaniem księgowym pozwala na automatyczny import dokumentów elektronicznych, co znacząco skraca czas potrzebny na przetwarzanie faktur.
Dokumenty elektroniczne to nie tylko zwiększona efektywność, ale i oszczędność
Wprowadzenie systemu dokumentów elektronicznych w DocuWare przyniosło firmie znaczące oszczędności w zakresie druku. Dzięki eliminacji papieru i ręcznego przetwarzania dokumentów firma odnotowała znaczne zmniejszenie kosztów operacyjnych i zwiększenie efektywności pracy zespołu finansowego. Pracownicy szybko oswoili się z intuicyjnym oprogramowaniem. System zarządzania dokumentami elektronicznymi nie tylko usprawnił procesy zakupowe, ale również umożliwił zdalny dostęp do wszystkich danych, co okazało się kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy i w obliczu pandemii.
W rezultacie firma zyskała nowoczesne narzędzie, które pozwala na pełną cyfryzację procesów zakupowych. Dokumenty elektroniczne stały się podstawą nowego systemu zarządzania dokumentacją, umożliwiając dalszą optymalizację i rozwój firmy w tym kierunku. Dzięki wprowadzeniu dokumentów w postaci elektronicznej firma otworzyła drzwi do przyszłości, stawiając na innowacyjność i efektywność w każdym aspekcie swojej działalności. A czy Twoje firma pracuje już na dokumentach w wersji cyfrowej? Jeśli ominęła Cię digitalizacja dokumentów — zgłoś się do nas! Pokażemy Ci, jak wyjątkowy system zarządzania dokumentami DocuWare odmieni również Twoją firmę!
