Przejście na dokumenty elektroniczne to nie tylko wygoda w codziennej pracy, ale także sposób na ochronę środowiska i lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej. Dziś przyjrzymy się, jak jeden z producentów opakowań foliowych usprawnił swoje procesy dzięki cyfrowemu systemowi zarządzania dokumentami. Dzięki temu rozwiązaniu firma działa szybciej, efektywniej i przyczynia się do ochrony środowiska.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Potrzeba proekologicznego i oszczędnego systemu zarządzania dokumentacją
Producent opakowań foliowych, obsługujący szeroką gamę branż, zmagał się z rosnącą ilością dokumentów papierowych. Wraz z rozwojem firmy i wzrastającą potrzebą szybkiego dostępu do dokumentów, pojawił się problem związany z efektywnym i oszczędnym zarządzaniem informacjami. Papierowe archiwum stwarzało trudności w organizacji pracy, spowalniając procesy operacyjne i generując coraz większe koszty. Poszukiwanie oszczędności firma skierowała również na materiały wysyłkowe i drukarskie jak codzienne faktury dla klientów.
Równocześnie, firma była świadoma rosnącej potrzeby implementacji rozwiązań bardziej proekologicznych. Pozwalałyby one zmniejszyć zużycie papieru i zwiększyć efektywność działania. W związku z tym potrzeba cyfryzacji i przejścia na dokumenty elektroniczne stała się kluczowa w dążeniu do usprawnienia procesów biznesowych.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Digitalizacja procesów wewnętrznych i lepszy obieg dokumentacji
Aby poprawić zarządzanie dokumentacją i sprostać wymaganiom dynamicznego rozwoju, firma potrzebowała nowoczesnego systemu dokumentacji w formie elektronicznej. Jego głównym zadaniem byłaby cyfryzacja dokumentów. Dodatkowo system ten uprościłby procesy związane z obiegiem i archiwizowaniem danych, a także umożliwiłby do nich szybki dostęp. Wymogiem było również usprawnienie obiegu dokumentów między działami w firmie, co podniosłoby efektywność.
Ważnym celem było także zmniejszenie zależności od papierowych zasobów i oszczędności związane z kosztami przechowywania dokumentów w fizycznej formie. Firma poszukiwała systemu, który umożliwiłby zarówno automatyzację procesów, jak i szybkie wyszukiwanie wymaganych informacji. Najlepszą opcją do spełnienia tych warunków byłaby funkcja inteligentnego indeksowania dokumentów elektronicznych.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
System dokumentów elektronicznych
Aby sprostać tym wyzwaniom, firma zdecydowała się na wdrożenie systemu zarządzania dokumentami DocuWare. Umożliwił on pełną cyfryzację dokumentów oraz ich bezpieczne przechowywanie w formie elektronicznej. Dzięki zastosowaniu tego nowoczesnego oprogramowania do dokumentów elektronicznych firma mogła zautomatyzować wiele procesów Zredukowano w dużej mierze zależność od papieru i zyskano łatwiejszy dostęp do danych.
Cyfryzacja pozwoliła firmie na zminimalizowanie kosztów związanych z wysyłką papierowych dokumentów, eliminując m.in. kosztowne nocne przesyłki pomiędzy oddziałami w firmie. Dodatkowo zautomatyzowane procesy przetwarzania faktur pozwoliły na łatwiejsze płatności i uzyskiwanie rabatów dla dostawców. Działania te przyniosły oszczędności w budżecie sięgające już 10 000 dolarów w gotówce i 60 000 dolarów w rabatach u jednego z dostawców.
Dokumenty elektroniczne a oszczędność przestrzeni firmy
Przejście na dokumenty elektroniczne przyniosło również korzyści związane z przestrzenią. Zamiast przechowywać dokumenty w łącznie 40 szafkach i teczkach, firma mogła je bezpiecznie archiwizować w systemie, minimalizując potrzebną przestrzeń archiwum danych do 2 szafek. Pracownicy szybko docenili funkcję inteligentnego indeksowania. Umożliwiała szybkie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów bez konieczności ręcznego przeszukiwania stosów papierowych akt. Zarządzanie dokumentami i danymi w firmie stało się szybkie, a przede wszystkim przejrzyste. Przełożyło się to oczywiście na usprawnienie obsługi klienta i sprawniejszy obieg danych w postaci dokumentów elektronicznych we wszystkich oddziałach w firmie.
Dzięki wdrożeniu systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną DocuWare firma zyskała na efektywności, zminimalizowała czas potrzebny do przetwarzania dokumentów i zyskała oszczędności związane z fizycznym archiwizowaniem materiałów. Co więcej, zmniejszenie zużycia papieru i optymalizacja przestrzeni w zakładach produkcyjnych stały się ważną częścią proekologicznych inicjatyw firmy. Przejście na dokumenty w formie elektronicznej okazało się więc kluczowym krokiem w kierunku przyszłości. Dzięki systemowi zarządzania dokumentacją elektroniczną firma nie tylko zoptymalizowała swoje procesy. Zastosowanie dokumentów elektronicznych DocuWare poprawiło również efektywność operacyjną, jednocześnie realizując cele zrównoważonego rozwoju.
