System zarządzania danymi w organizacji podstawą sukcesu w branży HR. Omawiana dzisiaj niemiecka firma świadcząca od 2014 roku usługi HRowe, trzyma wszystkie rekordy danych osobowych w chmurze od 2015 roku. Podpisy cyfrowe poprzez elektroniczne zarządzanie danymi w organizacji w 2020 roku to kolejny ważny sposób na optymalizację zarządzania umowami.
Cyfrowe zarządzanie bazą danych jest głównym celem dostawcy usług HR. Dzięki doświadczeniu, starają się stworzyć agencję pracy tymczasowej na miarę przyszłości.
Natłok powiększającej się bazy danych w rozwijającej się firmie
Współpraca ok. 140 pracowników z krajów Europy Środkowo-Wschodniej układa się znakomicie. Agencja koncentruje się na konkretnych krajach w UE: Polska, Rumunia, Węgry, Słowenia, Chorwacja i Bułgaria. Oferuje kandydatom „kompleksowy pakiet beztroski”. Są to umowy o pracę na czas nieokreślony, kontrakty w języku ojczystym, zakwaterowanie i samochody służbowe. Firmy mogą liczyć na zapewnienie wykwalifikowanych pracowników.
Skupiają się na różnych sektorach przemysłu i produkcji, takich jak przemysł spożywczy, budownictwo, czy logistyka. Ich koncentracja zaowocowała bardzo udanymi siedmioma latami od założenia firmy. Pomogło im to utrzymać się na rynku nawet w pandemii. W tym samym czasie, kiedy wielu konkurentów uginało się pod presją. Do takich działań było jednak potrzebne porządne zarządzanie bazą danych. Najważniejszy aspekt na jakim się skupiono to przetwarzanie dokumentów elektronicznych. Ze względu na usługi międzynarodowe efektywne zarządzanie danymi osobowymi było priorytetem.
Efektywnego zarządania danymi o organizacji przez system zarządzania danymi (DMS)
Usprawniamy nasze procesy poprzez cyfryzację. System DMS, czyli elektroniczne zarządzanie danymi, odgrywa w tym kluczową rolę. “Podpisy zintegrowane z systemem DMS poprzez system DocuWare zwiększają szybkość i sprawność. Widać to zwłaszcza podczas zarządzania umowami o pracę w różnych krajach. Bez systemu DMS bez wątpienia potrzebowalibyśmy więcej personelu administracyjnego.” – twierdzi Dyrektor Zarządzający.
Firma zawdzięcza swój sukces również sprawnej administracji. W branży usług HR tworzone są liczne dokumentacje. Obecnie firma przechowuje około 80 000 plików w systemie zarządzania danymi. Taka ilość dokumentacji bez systemu DMS wymagałaby dodatkowych magazynów.
Są to głównie informacje kadrowe. Od umów o pracę i referencji po zaświadczenia, wnioski urlopowe i paski płac. Agencja od samego początku zarządza wszystkimi dokumentami przez dedykowany system zarzadzania danymi (DMS). Początkowo robiono to we własnym systemie plików. Zarządzano całą dokumentacją osobową przez wewnętrzny system. Chęć szybkiego dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca skłoniła zarząd do podjęcia ważnej decyzji. W 2015 roku zaczęto poszukiwania opartego na chmurze systemu zarządzania dokumentami w organizacji.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Podpisy poprzez elektroniczneNE zarządzanie dokumnetacją
Dzięki zarządzaniu danymi przez system dokumentów elektronicznych, firma określiła na nowo przepływ pracy. Przykładem jest system obsługi umów samochodowych lub wniosków urlopowych. Są one zarządzane w pełni za pomocą oprogramowania z formularzami internetowymi. Zarządzanie danymi i umowami o pracę to centralny proces w agencji. Firma rekrutuje swoich pracowników głównie z zagranicy. Kandydaci chcą mieć więc podpisaną umowę o pracę przed wyjazdem. W związku z powyższym proces podpisu cyfrowego jest niezbędny. Od 2020 roku może być obsługiwany bezpośrednio z bazy danych i oprogramowania usługi podpisów. Jest ono w pełni zintegrowane z systemem DocuWare – oprogramowaniu oferowanym przez firmę Sietom.
system ZARZĄDZANIA DANYMI W ORGANIZACJI I PODPISU
Proces rozpoczyna się od przechowywania umowy o pracę w części systemu ich centralnej bazy danych. Po przesłaniu dokumentu do aplikacji, link zostanie wysłany e-mailem. Po uzyskaniu dostępu do bazy danych, dokument pojawia się w przeglądarce. Można go podpisać bezpośrednio z pozycji systemu na wyświetlaczu telefonu komórkowego lub na laptopie. Proces podpisywania dokumentów elektronicznych kończy się wpisaniem kodu SMS wysłanego w tym samym czasie. Nowy pracownik otrzymuje e-mailem wypełnioną umowę, która jest automatycznie archiwizowana w bazie zarządzania danymi. Proces podpisywania dokumentów elektronicznych jest również wykorzystywany w przypadku innych pism, takich jak wypowiedzenia czy cesje. Wprowadzenie oprogramowania do podpisu dokumentów elektronicznych ułatwiło pozyskanie pracowników z całej Europy, a nawet świata.
Ugruntowanie pozycji na rynku poprzez system zarządzania danymi
Zarządzanie dokumentami jest częścią DNA firmy. Oprócz ukierunkowania na branżę, procesy wewnętrzne są szczególną siłą usługodawcy. Dzięki uporządkowaniu bazy danych firma ugruntowała swoją pozycję. Teraz jest postrzegana jako silna agencja średniej wielkości na rynku kilku tysięcy dostawców. Na równi może bez problemu konkurować z głównymi graczami międzynarodowymi. Dzięki systemowi DMS bazy danych osobowych są bezpieczne. Oprogramowanie pozwalające na przetwarzanie danych i podpis dokumentów elektronicznych wyniósł firmę na wyższy poziom!
