Parzenie kawy to sztuka, która wymaga precyzji – tak samo, jak zarządzanie dokumentami w firmie. Gdy liczba papierów rośnie, a każde opóźnienie może kosztować cenny czas i zasoby, technologia staje się nieocenionym sprzymierzeńcem. Dziś opowiemy o tym, jak nowoczesny system zarządzania dokumentami elektronicznymi stał się kluczowym elementem sukcesu u producenta ekspresów do kawy. Pokażemy, jak można wyeliminować chaos i otworzyć drzwi do wydajniejszego zarządzania operacjami.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
System 50/50 — dokumenty elektroniczne i papierowe na raz
Producent automatycznych ekspresów do kawy stanął przed wyzwaniem związanym z rosnącą ilością dokumentów. Najdotkliwiej odczuł to w obszarze serwisu i obsługi klienta. Firma może się poszczycić klientami w 49 krajach na całym świecie, w tym w samej Wielkiej Brytanii firma współpracuje z 38 000 klientów! Każdego roku firma obsługuje w ten sposób około 5000 maszyn w Wielkiej Brytanii. W związku z tak ogromną ilością urządzeń pod opieką każdego tygodnia archiwizowano około 600 dokumentów serwisowych, często kilkustronicowych. Prowadziło to do problemów z organizacją i wyszukiwaniem informacji. Dokumenty były rozproszone w różnych lokalizacjach, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej na serwerach firmy. Skutkowało to czasochłonnymi poszukiwaniami oraz ryzykiem zagubienia istotnych informacji. Czasami pracownicy nie mogli znaleźć dokumentów ani w formie elektronicznej, ani papierowej. Miało to negatywny wpływ na efektywność serwisantów oraz jakość obsługi klienta.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Ujednolicenia zarządzania dokumentami elektronicznymi
Firma potrzebowała zaawansowanego systemu zarządzania bazami danych i dokumentami elektronicznymi. Poszukiwany był system, który pozwoliłby na centralizację wszystkich dokumentów i umożliwił szybki dostęp dla zespołu. Ważna była także możliwość pełnej integracji z istniejącym systemem ERP. Umożliwiłoby to pracownikom firmy szybkie odnajdywanie i przetwarzanie dokumentów bez konieczności opuszczania stanowiska pracy. Istotne było również, aby system był prosty w obsłudze i pozwalał na samodzielną konfigurację.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Wprowadzenie w pełni elektronicznego systemu zarządzania bazami danych
W odpowiedzi na te potrzeby wdrożono nowoczesny system zarządzania dokumentami elektronicznymi DocuWare. Na początek zintegrowaliśmy go z działem księgowości, a następnie stopniowo rozszerzyliśmy na wszystkie inne działy firmy. Dzięki temu pracownicy firmy uzyskali codzienny dostęp do jednolitej bazy danych dokumentów elektronicznych, co znacznie usprawniło codzienne operacje.
Dokumenty elektroniczne, takie jak faktury i raporty serwisowe, są teraz automatycznie skanowane, indeksowane i przekazywane do systemu. Eliminuje to potrzebę ręcznego przetwarzania każdego dokumentu osobno przez pracownika firmy. System DocuWare automatycznie rozpoznaje nowe dokumenty i umożliwia natychmiastowy dostęp do nich z poziomu systemu. Dzięki temu pracownicy mogą teraz szybciej i sprawniej obsługiwać zapytania klientów, mając wszystkie potrzebne dokumenty elektroniczne na wyciągnięcie ręki.
Co więcej, system zarządzania dokumentami elektronicznymi DocuWare przyczynił się do znacznych oszczędności. Prostota systemu nie tylko doprowadziła do szybkiej akceptacji przez pracowników, ale także znacznie obniżyła całkowite koszty projektu poprzez samodzielne szkolenia wewnętrzne. W planach firmy jest również rozszerzenie funkcjonalności o rozwiązania mobilne. Będą mogły one umożliwić technikom dostęp do dokumentów elektronicznych z dowolnego miejsca poprzez tablet lub smartfona. Mieliby oni również dostęp do poprzednich zgłoszeń i usterek. Jesteśmy pewni, że jeszcze bardziej zwiększy to efektywność operacyjną firmy!
Wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi stało się kluczowym elementem w transformacji firmy, umożliwiając jej nie tylko lepsze zarządzanie dokumentami, ale także otwierając drogę do dalszych innowacji i poprawy wydajności operacyjnej.
