Dbanie o zdrowie i formę jest coraz bardziej popularne. Ludzie zyskują coraz większą świadomość wpływu ruchu i diety na swoją sprawność fizyczną i samopoczucie. W związku z tym na popularności zyskują obiekty takie jak siłownie, spa i gabinety dietetyczne. Dziś opowiemy, jak digitalizacja dokumentów zmienia oblicze obiektów promujących aktywność, które zyskują coraz większą rzeszę klientów.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Potrzeba usprawnienia komunikacji z klientami
Właściciel 12 obiektów sportowych typu fitness&SPA miał już doświadczenie z oprogramowaniem do digitalizacji dokumentów. Digitalizację, czyli proces zamiany formy papierowej dokumentów na cyfrową, z sukcesem wprowadzono wcześniej poprzez oprogramowanie DocuWare.
Technologia została zastosowana do przetwarzania archiwum i dokumentów działu kadr. System digitalizacji dokumentów zadziałał tak dobrze, że firma postanowiła wykorzystać system zarządzania do dalszej optymalizacji obiegu dokumentów w firmie.
Zatrudniając prawie 200 pracowników, firma obsługiwała ponad 57 000 członków. Każda z tych osób regularnie składa najróżniejsze wnioski. Należą do nich modyfikacje danych, przedłużenie karnetu czy inne, specyficzne zmiany. Każda edycja danych wymagała osobistego stawienia się w siłowni i podpisania osobiście aneksu lub nawet kilku formularzy.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Digitalizacji dokumentów i formularzy, a także sprawnego systemu zarządzania bazą danych klientów
Wraz z rozwojem firmy pojawiła się potrzeba usprawnienia tych procesów i ułatwienia wprowadzania takich zmian na kontach klientów. Okazało się, że używany już przez kadry system zarządzania danymi DocuWare posiada funkcje elektronicznych formularzy.
Była to idealna opcja dla firmy, aby jednocześnie wyeliminować zużycie papieru i ułatwić komunikację z klientem. Dzięki temu klient mógł mieć łatwiejszy dostęp do swoich danych w systemie i ułatwiłoby to proces edycji i zarządzania danymi. Digitalizacja dokumentów, czyli cyfryzacja papierowych dokumentów i stworzenie systemu dla klientów ułatwiłoby również obieg dokumentów w całej firmie.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Digitalizacja dokumentów i elektroniczny system zarządzania bazą danych
Postawiono na digitalizację dokumentów, czyli wyżej wspomnianą cyfryzację papierowej dokumentacji. Wszystkie formularze, jakie klient mógł wypełnić osobiście, wprowadzono do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Dzięki temu klient mógł wprowadzać zmiany nawet przez swój telefon, ponieważ formularze otrzymywał zarówno poprzez SMS, jak i e-mail. Funkcja elektronicznych formularzy DocuWare sprawdziła się tutaj znakomicie.
Kiedy klienci zmieniają lub uzupełniają dane na swoim koncie na dedykowanym portalu, formularze są automatycznie przekierowywane do odpowiedniego działu obsługi. Tam przetwarzaniem dokumentów zajmują się już wyszkoleni pracownicy.
Jak przyznaje sam Dyrektor ds. świadczeń korporacyjnych “Wdrożenie funkcji formularzy było dla nas naturalnym krokiem. To było bardzo proste.”, po czym dodaje “Digitalizacja naszych wewnętrznych dokumentów HR działała dobrze, więc zaczęliśmy szukać innych sposobów wykorzystania DocuWare. Wdrożenie funkcji formularzy było naturalnym ruchem. Chcieliśmy poprawić obsługę klienta i udało nam się.”
Nowy proces realnie zmniejszył ilość papierowych dokumentów, co było dodatkowym działaniem proekologicznym. Technologia poszerzyła dotychczasową bazę danych i ułatwiła wykonywanie swoich obowiązków pracownikom. Obieg dokumentów w firmie przyspieszył i zarządzanie danymi stało się dużo prostsze i sprawniejsze. Digitalizacja systemu zarządzania dokumentacją umożliwia również dostęp do śledzenia na bieżąco postępów wniosków przez koordynatora.
To, co wydaje się jednak najważniejszym dla firmy w procesie cyfryzacji formularzy, to znaczna poprawa obsługi klienta. “Chcieliśmy stworzyć lepszą obsługę klienta i zrobiliśmy to dzięki DocuWare” – przyznaje Dyrektor. “To teraz część naszej codziennej działalności”.
