W dzisiejszym dynamicznym świecie skuteczne zarządzanie dokumentacją stanowi kluczowy element sukcesu. Przedstawiamy historię transformacji jednego z producentów blachy. Firma ta postanowiła podjąć się modernizacji systemów wewnętrznych. Wszystko po to, by sprostać problemom związanym z przestarzałymi rozwiązaniami oraz brakiem spójności w funkcjonowaniu rozproszonych lokalizacji. Dziś przekonacie się, jak udało się to osiągnąć.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Stare systemy i brak spójności w działaniu rozproszonych lokalizacji
Firma postawiła sobie ambitny cel. Było to zoptymalizowanie procesów administracyjnych i stworzenie przejrzystego, zabezpieczonego i spójnego środowiska pracy. Firma specjalizująca się w produkcji złożonych części blaszanych szybko wdrapuje się na pozycję lidera. To wszystko dzięki dostarczaniu produktów o wysokich wymaganiach technicznych. Aż około 75 procent działalności przedsiębiorstwa koncentruje się na sektorze motoryzacyjnym.
Rok 2018 okazał się strategiczny dla firmy. W tym właśnie czasie zespół zarządzający, przewidując nadchodzącą pandemię, podjął decyzję o gruntownej modernizacji procesów administracyjnych. Jednym z głównych celów było skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów i zwiększenie ich przejrzystości. Równie ważnym aspektem było wsparcie pracowników pracujących zdalnie w dwóch oddalonych o 500 kilometrów lokalizacjach.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Sabezpieczenie dokumentów i przejrzystość pracy
Przed wprowadzeniem zarządzania bazami danych, firma określiła kluczowe potrzeby. Pierwszą, najbardziej oczywistą, było skuteczne zarządzanie dokumentacją. W miarę rozwoju działalności korzystanie z papierowych dokumentów stało się niemożliwe. Wręcz utrudniały one pracownikom szybki dostęp do istotnych danych. Wprowadzenie systemu zarządzania miało zatem na celu usprawnienie tego procesu, eliminując manualne przetwarzanie dokumentów. Miało się to również przyczynić do skrócenia czasu potrzebnego na realizację zadań.
Drugim kluczowym elementem było zabezpieczenie procesów i danych. Cyberzagrożenia stają się coraz bardziej wyrafinowane. Z tego też powodu firma zdawała sobie sprawę z konieczności zdobycia narzędzia do ochrony poufnych danych i procesów.
Ostatnią, lecz nie mniej istotną potrzebą było osiągnięcie przejrzystości w pracy. Szybkie podejmowanie decyzji i efektywne koordynowanie działań są kluczowe w tej branży. Firma dążyła więc do stworzenia środowiska pracy, w którym wszyscy pracownicy w firmie mieli natychmiastowy dostęp do zarządzania bazami danych. Szukano systemu, który nie tylko ułatwiłby dostęp do informacji, ale także umożliwił bieżące monitorowanie postępów w różnych procesach.
Przedsiębiorstwo postawiło sobie więc za cel usprawnienie procesów poprzez usunięcie papieru, ale i stworzenie efektywnego środowiska pracy przy pełnej ochronie danych.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
System do kompleksowego zarządzania bazą danych
Po krótkich poszukiwaniach i przetestowaniu kilku systemów zarządzania danymi zdecydowano się na rozwiązanie DocuWare. Wdrożenie systemu rozpoczęto od początku 2020 roku, skupiając się na dziale zakupów. Nastąpiła rewolucja. Narzędzie do zarządzania bazami danych skutecznie zabezpieczyło pliki i dane firmy. Zwłaszcza dokumenty zakupowe. Usprawniło to zarówno procesy zamawiania materiałów biurowych, jak i części do maszyn przemysłowych. Nowy system wyeliminował problemy związane z szukaniem dokumentów papierowych i przesyłaniem ich pomiędzy lokalizacjami.
Integracja z systemem ERP była bardzo ważnym aspektem wprowadzenia zarządzania bazami danych. Wymagało to stworzenia połączenia między wewnętrznym systemem ERP a DocuWare. Automatyczne archiwum dokumentów generowanych przez ERP zwiększyło wydajność i bezpieczeństwo danych w firmie.
Dodatkowo integracja z programem pocztowym umożliwiła archiwizację wiadomości e-mail związanych z procesem w jednym miejscu.
Wisienką na torcie było samodzielnie opracowane rozwiązanie dla działu sprzedaży, które zostało zintegrowane z DocuWare.
Cyfrowe akta osobowe dla zabezpieczenia dostępu do systemu zarządzania danymi
Rok 2020 był świetnym momentem na pozbycie się papieru ze względu na nadciągającą pandemię. Zastosowanie zabezpieczenia w postaci systemu zarządzania danymi umożliwiło płynne przejście na pracę zdalną. Wprowadzono cyfrowe akta osobowe, przyspieszając tym samym procesy kadrowe. DocuWare pomógł pozbyć się papieru, importując wszystkie dokumenty do systemu. Umożliwiło to pełną digitalizację procesów. System zarządzania dostarczył nie tylko efektywne narzędzie do zarządzania dokumentami, ale również zapewnił wysoki poziom ochrony. Zabezpieczył dane poprzez kontrolę dostępu do kluczowych informacji w firmie.
Jak więc widać, wprowadzenie oprogramowania DocuWare przyniosło znaczące korzyści dla producenta blachy. System zarządzania dokumentami wyeliminował problemy związane ze starymi narzędziami. Pomógł również poradzić sobie z brakiem spójności w działaniu rozproszonych lokalizacji.
Pracownicy regularnie korzystają z nowego systemu w firmie zamiast z papierowych odpowiedników. Doceniają jego niezawodność i kompleksowe wsparcie w codziennych zadaniach. Finalnie system przyspieszył ich codzienną pracę i działania na danych. Mogą szybko pozyskać dane osobowe czy informacje zakupowe bez potrzeby kontaktu telefonicznego z pracownikami innych lokalizacji.
Według przedsiębiorstwa szybkie wyszukiwanie, zwiększona wydajność i przejrzystość przepływu pracy to znaczące usprawnienia wprowadzone przez oprogramowanie zarządzania bazami danych. Firma nawet korzysta regularnie z rabatów za wcześniejsze płatności. A dzięki zastosowaniu systemu zarządzania dokumentami, zdaniem pracowników, nic nie może zostać przeoczone lub zapomniane.
