System RFID ma zastosowanie w wielu branżach. Teraz przyszedł czas na urzędy, czyli jednostki publiczne. Właśnie o jednej z tych ostatnich dzisiaj chcielibyśmy napisać. Instytucje pożytku publicznego i urzędy kojarzą nam się z bardzo mocno obłożonymi instytucjami, w których organizacja nie poszła za bardzo do przodu od czasów, w których powstały. Czy rzeczywiście tak jest? System RFID może mieć szerokie zastosowanie w urzędach administracji publicznej i zaczyna być narzędziem ich codziennej pracy. Dziś mamy przykład tego, jak technologia RFID odmieniła system inwentaryzacji środków trwałych w jednym z urzędów państwowych. RFID — jak działa, w czym pomaga w urzędach i jak zastosowano je w praktyce? Przekonaj się na poniższym przykładzie!
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Duże braki i nadwyżki w dokumentach i sprzętach po inwentaryzacji
Zgłosiła się do nas jakiś czas temu instytucja użytku publicznego. Po przeprowadzeniu cyklicznej inwentaryzacji zauważyła ogromne braki i nadwyżki w swoim spisie środków trwałych. Jest to instytucja na tyle poważna, że braki wykazano nie tylko w sprzętach pokroju krzeseł biurowych. Braki odnotowano w znacznie poważniejszej materii, jaką są dokumenty w archiwum. Straty w postaci braków dokumentów odnotowano w ilości 1200 sztuk, natomiast znaleziono nadprogramowo 800 sztuk innych towarów i dokumentacji. Utracenie danych, które do tej pory były przechowywane w jednym miejscu, zmusiło urząd do zmiany systemu inwentaryzacji.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Systemu, który pomoże w inwentaryzacji środków trwałych firmy
Powyższy problem wyniknął z tego, że wszelkie inwentaryzacje środków trwałych robiono w sposób ręczny. Mimo upływu lat i powiększaniu zasobów biur i archiwów nie wprowadzono automatyzacji w procesie tak zwanego spisu z natury. Zgłoszono się do firmy SIETOM z prośbą o pomoc w kwestii sprawnego systemu do procesu inwentaryzacji środków trwałych. Postawiliśmy na technologię RFID i narzędzie SIETOM INVENTORY, które mogłyby pomóc nie tylko w inwentaryzacji środków trwałych, ale również przy archiwizacji i w późniejszym z nich korzystaniu konkretnych teczek do potrzebnych spraw.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Czytniki i tagi do identyfikacji w systemie RFID
Technologia RFID polega na wykorzystaniu fal radiowych do identyfikacji środków trwałych. Wykonujemy to poprzez specjalne znaczniki z zawartością numeru identyfikacyjnego, który wiążemy z danymi obiektu (tagi RFID) umieszczone na środkach trwałych — mebli, sprzętu biurowego, a nawet samochodów służbowych. Tagi RFID składają się z mikroprocesora oraz anteny, które umożliwiają komunikację z czytnikiem RFID. Czytnik wysyła fale radiowe, a tag je odbiera i przekazuje informacje zapisane w jego pamięci do systemu.
Narzędzia w technologii RFID przyspieszają pracę urzędów, nawet jeśli tego nie widzimy.
Zaproponowaliśmy rozwiązanie w postaci dostarczenia narzędzi klientowi. Znaczniki, czyli tagi RFID umieszczone zostały na wszystkich środkach trwałych, w tym na dokumentacji i sprzętach. Dołączyliśmy do nich oczywiście czytniki RFID do identyfikacji i odczytu danych z tagów.
Czy wiedzieliście, że czytniki z systemem RFID są zdolne do odczytu danych z tagów RFID nawet do kilku metrów? Dzięki temu, jak duży zasięg mają czytniki RFID, pracownicy urzędu nie muszą już podczas inwentaryzacji środków trwałych wyciągać każdej teczki osobno i skanować jej bezpośrednio dotykając kodów. Od tej pory wystarczy, że osoba wykonująca spis z natury wejdzie do pokoju z czytnikiem kodów. Następnie, celem identyfikacji wszystkich środków trwałych, skieruje czytnik RFID w kierunku szaf z aktami i innych obszarów z dokumentacją. Po nakierowaniu czytnika na obszar z dokumentami technologia RFID sama wykonuje odczyt danych ze wszystkich rzeczy w szafkach i na półkach, które mają przyklejone tagi RFID.
Poza przyspieszeniem samej inwentaryzacji środków trwałych technologia RFID ograniczyła niezgodności w raportach po realizacji spisu z natury. Dzięki zmianie z ręcznego systemu na automatyczną technologię RFID cały proces jest dokumentowany przez system.
Inwentaryzacja środków trwałych może być efektywniejsza i skuteczniejsza. Wykorzystując technologię RFID, możemy zaoszczędzić czas, jaki potrzebujemy na przeprowadzenie spisu z natury, jak i możemy ograniczyć pomyłki podczas ręcznego liczenia. Dodatkowym atutem jest też definitywnie oszczędność papieru przy drukowaniu list kontrolnych.
Zastanawiasz się nad automatycznym systemem inwentaryzacji? Zajrzyj już dziś na stronę SIETOM INVENTORY i sprawdź, jakie możliwości daje Twojej firmie.
