System elektronicznego zarządzania dokumentami – Wejdź w XXI wiek w swojej organizacji non-profit. To, że nasza organizacja jest non-profit, nie oznacza, że nie może dążyć do stylu zarządzania jak w potężnych korporacjach. Nasuwa się pytanie, w jaki sposób archiwizacja w firmie non-profit może wejść na wyższy poziom? Warto zacząć od tak zwanego DMS. Jest to narzędzie do elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Po co? Weźmy jako przykład znaną, amerykańską firmę będąca właśnie przedsiębiorstwem non-profit. Świadczy ona usługi bezpiecznego skanowania dokumentów i obrazów dla firm. Zapewnia lub znajduje zatrudnienie dla osób niepełnosprawnych i mających inne bariery w zatrudnieniu. Rocznie zatrudnia ona od 20 do 40 osób z niepełnosprawnością, jak wynika z informacji w statucie.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Brak możliwości opanowania rosnących wolumenów poprzez System elektronicznego zarządzania dokumentami
Według danych na oficjalnej stronie, współpracując z agencjami stanowymi firma obsługuje około 70 klientów biznesowych. “Nasz zespół zajmuje się przygotowaniem, indeksowaniem, zapewnieniem jakości i zwraca to naszym klientom w bezpiecznym, szyfrowanym formacie” wyjaśnia wiceprezes ds. rozwiązań technologicznych. Od lat 90. w firmie skanuje się 10 do 20 milionów obrazów rocznie. Jest to potężna dawka danych i dokumentów. które wymaga porządnego narzędzia do archiwizacji. Wymaga to ogromnych nakładów finansowych, jak i w przypadku archiwizacji ręcznej – zasobów ludzkich. Indeksowanie polega na zeskanowaniu i opisaniu każdego z dokumentów. Następnie pracownik wprowadza zestaw danych w wewnętrzny system zarządzania dokumentacją.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Niezawodny system elektronicznego zarządzania dokumentami, który nie popełnia błędów
System elektronicznego zarządzania dokumentami zamiast ogromnych zasobów ludzkich
Przytoczymy konkretny projekt w omawianej firmie. Klient zgłosił potrzebę zeskanowania dużej ilości faktur i zindeksowania kilku pól na każdej z nich. Osoba odpowiedzialna za sprawę ma za zadanie wpisywać te same informacje na każdej ze stron. A co jeśli mielibyśmy od tego pomoc systemu, który zrobiłby to za nas? Funkcja auto indeksowania dokumentów brzmi kusząco w zamian za pracę pochłaniającą dużą część dnia. Takich spraw klientów jest na co dzień ogromna ilość. Nie ma natomiast narzędzia, które pomogłoby w sprawnej realizacji procesów. Definitywnie była potrzeba wprowadzenia systemu DMS do automatycznego indeksowania i obiegu dokumentów.
Błądzić jest rzeczą ludzką. System elektronicznego zarządzania dokumentami nie błądzi.
Jak przyznaje wyżej wspomniany wiceprezes, ręczny system zarządzania dokumentacją to nie tylko przepalanie cennego czasu pracowników. Jak wyjaśnia “Podczas wpisywania długiego ciągu znaków trzeba je wszystkie ułożyć w dobrej kolejności, a człowiek może czasami przerzucić dwie liczby lub dwie litery. System DMS nie robi tego, jest bardzo dokładny, co było dla nas ogromną pomocą”. Pracownicy administracji i innych działów nie muszą martwić się już o jakość realizowanych procesów.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Optymalizacja procesów przez autoindeksowanie dokumentów
Firma poznała system DMS DocuWare już nieco wcześniej. Tyczyło się to prośby od firmy “matki” o przeniesienie swoich plików z kadr do wersji cyfrowej. Miało służyć to w lepszym obiegu dokumentów w firmie. “Stworzyliśmy formę szafy danych w DocuWare, a także strukturę w szafie. Odpowiadała ona temu, jak dział kadr przechowywał swoje pliki papierowe, z podrozdziałami”, wyjaśnia wiceprezes ds. rozwiązań technologicznych. System do elektronicznego zarządzania dokumentacją (DMS) sprawdził się w stu procentach do takich spraw. Ten projekt posłużył jako bodziec do rozwoju w firmie, przyciągając nowych klientów. “Pomyślałem, że będzie to dobre rozwiązanie dla klientów, którzy potrzebują projektów skanowania plików historycznych. Myślę też, że może pomóc przyciągnąć więcej klientów komercyjnych i zmniejszyć ryzyko w finansach naszej firmy”.
W jaki sposób archiwizacja dokumentów w firmie non-profit może pomóc w ograniczeniu błędów ludzkich w firmie?
Funkcja inteligentnego indeksowania DocuWare z technologią uczenia maszynowego. Co to znaczy? Osoba wykonująca indeksowanie nie musiała już ciągle wpisywać tych samych informacji do systemu. Wspomniana funkcja nauczyła się, jakie informacje są potrzebne i zaczęła w tym zakresie wprowadzać je sama do narzędzia. Jedynym zadaniem osoby wykonującej to zadanie pozostało zatwierdzenie pracy na ekranie systemu DMS DocuWare.
Obecnie w firmie utrzymuje się około 32 000 plików w elektronicznym obiegu dokumentów. Posiada 15 licencji na system DMS do zarządzania – rozwiązaniu, jakie na polskim rynku możemy uzyskać w firmie Sietom. Praca administracji i innych działów nie była jeszcze tak łatwa a przechowywanie dokumentów tak bezpieczne. Pomogło to również w optymalizacji procesów przetwarzania danych i szybszym rozwiązywaniu spraw.