Branża holownicza jest niezwykle wymagająca, nie tylko pod względem operacyjnym, ale także administracyjnym. Ogromna liczba dokumentów, takich jak faktury, umowy czy zlecenia, wymaga sprawnego zarządzania, a tradycyjne metody opierające się na papierze często zawodzą. W obliczu rosnących wyzwań firma z branży holowniczej postanowiła wdrożyć system zarządzania dokumentacją elektroniczną (system DMS), co okazało się krokiem milowym w optymalizacji procesów.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Brak szybkiego dostępu do dokumentów i ograniczenie pojemności serwerów
Firma zmagała się z licznymi trudnościami związanymi z zarządzaniem dokumentacją. Dokumenty elektroniczne nie były jeszcze standardem, a papierowa forma dominowała w obiegu dokumentów takich jak faktury, umowy czy zlecenia. Wyszukiwanie potrzebnych informacji zajmowało dużo czasu, a ogromna ilość dokumentacji fizycznej pochłaniała przestrzeń w biurach.
Przed wdrożeniem systemu DMS firma musiała zmagać się z szeregiem problemów. Dokumenty były przechowywane w formie papierowej, co prowadziło do trudności w szybkim dostępie do informacji. Dodatkowym wyzwaniem była rosnąca liczba dokumentów generowanych przez różnorodne obszary działalności firmy – od pomocy drogowej i holowania po wynajem samochodów i obsługę klientów. Brak centralnego systemu zarządzania dokumentami sprawiał, że administracja była nie tylko czasochłonna, ale także podatna na błędy.
Firma napotkała również ograniczenia techniczne. Własne serwery osiągnęły limit pojemności, a brak wewnętrznego administratora IT utrudniał modernizację infrastruktury. W obliczu tych wyzwań stało się jasne, że potrzebne jest kompleksowe rozwiązanie, które zrewolucjonizuje sposób zarządzania dokumentami.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Uproszczenia procesów i dostęp do dokumentów elektronicznych
Aby usprawnić codzienne operacje, firma zdecydowała się na wdrożenie systemu DMS, czyli systemu do zarządzania dokumentami elektronicznymi. Zautomatyzowałby obieg dokumentów i pozwolił na szybkie wyszukiwanie informacji. Priorytetem było przekształcenie papierowego obiegu dokumentów w dokumenty elektroniczne, które mogłyby być przechowywane i przetwarzane centralnie.
System do zarządzania (system DMS) musiał również zintegrować się z istniejącymi strukturami IT, platformą branżową i portalem partnerskim. Było to istotne, aby dokumenty z różnych źródeł mogły być przechowywane w jednym miejscu. Nowe rozwiązanie musiało umożliwiać szybki dostęp do informacji dzięki intuicyjnym metodom wyszukiwania, np. na podstawie numeru rejestracyjnego pojazdu. Dla firmy ważne było także, aby system DMS umożliwiał stopniowe włączanie kolejnych działów i procesów, dzięki czemu firma mogłaby sukcesywnie rozwijać swoją cyfrową infrastrukturę.
W 2015 roku firma podjęła decyzję o wprowadzeniu dokumentów elektronicznych. Postanowiono skorzystać z nowoczesnych narzędzi i wybór padł na kompleksowy system DMS DocuWare, w tym DocuWare Cloud.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Wdrożenie systemu DMS jako efektywne narzędzie do zarządzania dokumentacją i informacją
Wdrożenie systemu DMS odbyło się w kilku etapach, a pierwsze efekty były widoczne już po kilku miesiącach. Proces wdrożenia systemu do zarządzania dokumentami elektronicznymi rozpoczął się od digitalizacji kluczowych danych, takich jak faktury, umowy i zlecenia. W pierwszej fazie wszystkie dokumenty elektroniczne trafiły do centralnego repozytorium, gdzie można je było łatwo katalogować i wyszukiwać. System zintegrowano z platformą ERP i branżowymi aplikacjami, co umożliwiło automatyczne przesyłanie dokumentów do centralnego archiwum.
Dzięki systemowi DMS i dokumentom elektronicznym administracja stała się bardziej przejrzysta. Teraz każdy dokument można szybko odnaleźć, sprawdzić, kto nad nim pracuje, oraz na jakim etapie przetwarzania się znajduje. Pracownicy, zamiast tracić czas na ręczne wyszukiwanie i archiwizację, mogą skupić się na swoich kluczowych obowiązkach.
Dział księgowości również odczuł korzyści płynące z centralizacji dokumentów. Zamiast dostarczać papierowe dokumenty do biura rachunkowego raz w miesiącu, wszystkie potrzebne dane są teraz dostępne w systemie od ręki. Dokumenty elektroniczne umożliwiają nie tylko szybszą współpracę, ale także spełnianie wymogów prawnych, takich jak udostępnianie danych podczas kontroli i pełne zabezpieczenie przed osobami niepowołanymi
Cyfrowy obieg dokumentów znacznie przyspieszył procesy administracyjne. Dzięki automatyzacji obiegu dokumentów elektronicznych i systemowi DMS czasochłonne zadania, takie jak ręczne wyszukiwanie czy archiwizacja, stały się przeszłością.
Efekty wdrożenia systemu DMS DocuWare i plany na przyszłość z elektronicznymi dokumentami
Wdrożenie obiegu dokumentów elektronicznych i systemu DMS DocuWare przyniosło firmie znaczące korzyści. Administracja stała się bardziej efektywna, a zarządzanie dokumentami elektronicznymi pozwoliło zaoszczędzić czas i przestrzeń. Zaledwie w ciągu pierwszego roku liczba dokumentów w systemie wzrosła już do 25 000, a kolejne obszary działalności są sukcesywnie wdrażane w elektroniczny obieg dokumentów.
Plany na przyszłość obejmują dalszą cyfryzację dokumentacji, w tym akt osobowych i umów o pracę, oraz stworzenie cyfrowej bazy umów z partnerami i dostawcami. Dzięki temu firma chce osiągnąć jeszcze wyższy poziom organizacji i wydajności. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i systemu DMS w firmie z sektora holowniczego to przykład, jak dobre zarządzanie dokumentacją może zrewolucjonizować procesy administracyjne nawet w mniej oczywistych branżach. Dzięki nowoczesnym narzędziom firma nie tylko usprawniła swoje procesy, ale także otworzyła się na dalszy rozwój. To właśnie system DMS DocuWare stał się fundamentem cyfrowej transformacji, przynosząc korzyści zarówno pracownikom, jak i klientom.
