Zarządzanie tradycyjną dokumentacją w formie papierowej staje się coraz mniej efektywne, generując dodatkowe koszty oraz spowalniając procesy biznesowe. Właśnie dlatego wiele organizacji decyduje się na wdrożenie nowoczesnego rozwiązania, jakim jest system DMS. Jest to elastyczne, skalowalne narzędzie, które porządkuje, integruje i przyspiesza pracę z dokumentami elektronicznymi.
Jedna z firm działająca od 1972 roku i specjalizująca się w usługach podatkowych, biznesowych, zarządzaniu aktywami oraz nieruchomościami, postanowiła dołączyć do cyfrowej rewolucji. Wdrożenie systemu DMS pozwoliło firmie przejść na zarządzanie dokumentami elektronicznymi w sposób kompleksowy. Finalnie korzyści z tego czerpią zarówno procesy wewnętrzne, jak i podniosła się jakość obsługi ponad 2500 klientów.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Nadmiar dokumentów, ręczne procesy i rosnące koszty
Największym wyzwaniem było zarządzanie potwierdzeniami bankowymi. Ponad 50 000 dokumentów rocznie trafiało do archiwów, które z czasem rosły do niebotycznych rozmiarów. Ręczne przetwarzanie dokumentów w formie papierowej zajmowało czas, generowało koszty i niosło ryzyko błędów. Współpraca z klientami i audytorami była czasochłonna — każda kopia, każde potwierdzenie musiało być przetwarzane osobno. Brak systemu DMS był odczuwalny coraz bardziej. Dodatkowo po upływie okresu przechowywania dokumentów konieczne było ich profesjonalne i kosztowne niszczenie.
System nie nadążał za potrzebami zespołu, który obsługiwał tysiące klientów. Potrzeba zmiany była oczywista: dokumenty elektroniczne i system DMS miały stać się fundamentem nowej organizacji pracy.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Systemu DMS, który udźwignie ciężar tysięcy dokumentów rocznie
Aby organizacja mogła sprawnie działać w erze cyfrowej i nadążać za oczekiwaniami klientów oraz zmianami w otoczeniu prawnym i biznesowym, konieczne było wdrożenie nowoczesnego systemu DMS. Tylko takie kompleksowe rozwiązanie pozwala na pełną cyfryzację dokumentów i ich trwałą archiwizację jako dokumentów elektronicznych.
Celem było stworzenie środowiska, w którym każdy dokument – od momentu wpłynięcia do firmy aż po archiwizację – funkcjonuje wyłącznie w wersji cyfrowej. Musiał być dostępny w każdej chwili dla uprawnionych pracowników i zgodny z wymogami formalno-prawnymi.
Firma potrzebowała systemu DMS, który automatycznie rozpoznaje, indeksuje i klasyfikuje dokumenty elektroniczne, przypisując je do odpowiednich procesów biznesowych. Kluczowa była możliwość błyskawicznego wyszukiwania.
System DMS musiał w pełni integrować się z istniejącą infrastrukturą IT – w tym z oprogramowaniem księgowym, systemami do zarządzania aktywami i platformami obsługującymi nieruchomości.
Bardzo istotne było także bezpieczne przechowywanie dokumentów elektronicznych zgodnie z przepisami prawa – z zachowaniem poufności i trwałości danych. Poszukiwana była również funkcja zdalnego dostępu – zarówno dla pracowników, którzy pracują hybrydowo lub w terenie, jak i dla klientów oczekujących szybkiej, cyfrowej i przejrzystej obsługi.
Wdrożenie systemu DMS, czyli zarządzania dokumentami elektronicznymi, miało także na celu usprawnienie komunikacji wewnętrznej i uproszczenie współpracy z klientami. Podobnie jak firma, również oni dążyli do rezygnacji z papierowych dokumentów na rzecz sprawnych, cyfrowych procesów i wymiany informacji i danych.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Kompleksowym systemem zarządzania dokumentami elektronicznymi
Początkowo system DMS DocuWare został wdrożony w dziale zarządzania aktywami – z myślą o cyfryzacji ponad 50 000 potwierdzeń bankowych rocznie. W kolejnych latach objął także doradztwo podatkowe i biznesowe oraz zarządzanie nieruchomościami. Dzięki wysokiej elastyczności rozwiązania, możliwe było szybkie dostosowanie systemu do różnorodnych i rosnących potrzeb bez konieczności jego ponownej instalacji.
Obecnie z systemu DMS DocuWare korzysta codziennie blisko połowa zespołu. Część klientów została zintegrowana z cyfrowym obiegiem dokumentów – mogą oni samodzielnie skanować dokumenty elektroniczne i przesyłać je do firmy. Dane z dokumentów w formie elektronicznej są automatycznie odczytywane, indeksowane i przekazywane do powiązanych systemów IT, m.in. do oprogramowania księgowego oraz systemów zarządzania nieruchomościami i portfelem inwestycyjnym. System DMS pełni więc nie tylko funkcję archiwum, ale staje się katalizatorem automatyzacji kolejnych etapów pracy.
Elektroniczne dokumenty byłyby niekompletne bez opcji podpisu elektronicznego, czyli system DMS w pełnej krasie
Cyfrowe pieczątki – czyli forma podpisu elektronicznego – znacząco ułatwiają obsługę dokumentów elektronicznych. Umożliwiają zatwierdzanie, księgowanie i śledzenie całej historii dokumentu, także przez osoby spoza danego działu. Dzięki pełnej integracji z oprogramowaniem firmowym dokumenty w formie elektronicznej można wywołać bezpośrednio z systemów branżowych – jednym kliknięciem.
Korzyści z implementacji systemu DMS DocuWare:
-
Znaczące skrócenie czasu przetwarzania dokumentów elektronicznych,
-
Eliminacja fizycznych archiwów – redukcja kosztów przechowywania i niszczenia papieru,
-
Automatyczne przesyłanie danych w postaci elektronicznej do systemów księgowych i branżowych,
-
Dwukierunkowa wymiana informacji między systemami IT,
-
Zdalny dostęp do dokumentacji i danych przez pracowników i klientów,
-
Intuicyjne oznaczanie statusu dokumentów elektronicznych dzięki cyfrowym pieczątkom,
-
Poprawa jakości obsługi klienta dzięki uproszczeniu i przyspieszeniu procesów,
-
Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i zgodności z wymogami retencji danych.
Dzięki wdrożeniu systemu DMS DocuWare firma nie tylko zautomatyzowała i usprawniła codzienną pracę z dokumentami elektronicznymi, ale także znacząco poprawiła jakość usług i przygotowała się na dalszy rozwój. Dokumenty elektroniczne stały się trzonem komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, a system DMS – kluczowym narzędziem w realizacji cyfrowej strategii biznesowej.
To przykład, jak konsekwentne wykorzystanie technologii może przełożyć się na wymierne oszczędności, zwiększoną przejrzystość działań i silniejszą pozycję firmy na rynku doradztwa. Sprawdź już dziś, jak dokumenty w postaci elektronicznej mogą poprawić wymianę danych i informacji oraz usprawnić wiele procesów Twojej firmy. Sprawdź DocuWare.
