Operator telewizji kablowej i dostawca Internetu doświadczył nagłego wzrostu. Z małej, rodzinnej firmy elektrycznej przekształcił się w dużego dostawce usług telewizyjnych i internetu. W obliczu tego wyzwania firma zdecydowała się na zapanowanie nad powstającym chaosem wśród dokumentów papierowych. Postanowiono sięgnąć po cyfrowe zarządzanie umowami, przy użyciu systemu DMS do dokumentów elektronicznych.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Dynamiczny rozwój firmy i nienadążające procesy obsługi dokumentów
W kontekście dynamicznego wzrostu dostawca musiał stawić czoła trzem głównym wyzwaniom. Od marca 2020 do maja 2021 roku firma zwiększyła swoją liczbę pracowników z 28 do prawie setki, co stanowiło imponujący przyrost kadry.
W tym samym czasie zauważalny jest wyraźny skok w ilości podpisywanych umów. Firma notuje obecnie około dziesięciokrotnie więcej umów tygodniowo niż w analogicznym okresie poprzedniego roku. To istotne wyzwanie dla zarządzających procesami.
Szybki wzrost wymagał od firmy wprowadzenia prostych i przejrzystych procesów, które umożliwiałyby efektywne wprowadzenie nowych członków do zespołu. Ilość papierowych dokumentów nie poprawiała również efektywności obsługi już istniejących klientów.
Konieczność poprawy zarządzania dokumentami stała się nieodłącznym elementem skutecznego funkcjonowania firmy w obliczu tak dynamicznego rozwoju. Wdrożenie nowych praktyk i narzędzi, takich jak cyfrowe zarządzanie umowami wykorzystując system DMS, było kluczowe. Przede wszystkim ważyło na utrzymaniu tempa wzrostu i skutecznego funkcjonowania firmy na rozwijającym się rynku usług.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Niezawodnego systemu obsługującego dokumenty elektroniczne
Aby sprostać tym wyzwaniom, dostawca identyfikował konkretne potrzeby. Zdefiniowano trzy kluczowe obszary, które muszą zostać zaspokojone w kontekście dynamicznego wzrostu i nowoczesnego zarządzania.
W pierwszym z obszarów postawiono na wdrożenie systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi, zwanego systemem DMS. Potrzebne było wprowadzenie narzędzia, które nie tylko umożliwiałoby przechowywanie umów jako dokumenty elektroniczne. System do przetwarzania danych i dokumentów elektronicznych musiał współgrać również z wewnętrznymi procesami. Miało to umożliwić weryfikacje wszystkich danych abonenta wraz z jego umowami w jednym miejscu. Była to ważna kwestia dla zapewnienia efektywnego zbierania i obiegu dokumentów klientów. W tamtym czasie wydawało się to niezbędne w związku z intensywnie rosnącą liczbą umów.
Kolejnym priorytetem była elastyczność oraz nowoczesny wygląd rozwiązania. Firma poszukiwała systemu, który jednocześnie byłby elastyczny, nowoczesny i prosty w użyciu. Miało to ułatwić integrację nowych rozwiązań w firmie. Jednocześnie ułatwiłoby to pracownikom korzystanie z nowych technologii.
Ostatnim, lecz równie kluczowym obszarem, była potrzeba szybkiej implementacji. Zważywszy na dynamiczny wzrost, firma potrzebowała rozwiązania, które można było wdrożyć szybko i efektywnie. Było to priorytetowe dla utrzymania tempa rozwoju, umożliwiając dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i operacyjnych.
Rozważano rozszerzenia używanych już modułów w obiegu dokumentów kadrowych, a także system zarządzania projektami. Rozwiązania te finalnie nie spełniły oczekiwań zdefiniowanych w powyższych punktach. Zaczęto szukać rozwiązania nieco dalej.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Kompleksowy system DMS w postaci DocuWare
Tak oto trafiono na system DMS w postaci oprogramowania do zarządzania dokumentami elektronicznymi DocuWare. Głównym zadaniem było wprowadzenie DocuWare jako głównego systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi. Rozwiązanie to umożliwia cyfrowe rejestrowanie, zatwierdzanie i przetwarzanie umów.
Pierwszym działem, który odczuł realne wsparcie po wprowadzeniu systemu DMS, był dział księgowości. System podpisów elektronicznych umożliwił rejestrowanie przychodzących faktur, w formie dokumentu elektronicznego. Ponadto możliwe było ich cyfrowe zatwierdzanie i przetwarzanie za pośrednictwem skrzynki odbiorczej DocuWare.
Kolejnym krokiem było zintegrowanie systemu DMS z istniejącym oprogramowaniem. Dotyczyło to oprogramowania stosowanego do dostarczania usług internetowych klientom. Umowa z klientem zarządzana w DocuWare jest powiązana z procesami operacyjnymi w tym właśnie systemie. Oznacza to pełną synchronizację i dostęp do danych i dokumentów klienta. Dzięki temu systemy współdziałają bardzo płynnie, co przyczyniło się do zwiększenia efektywności operacyjnej.
Firma zdecydowała się także na digitalizację istniejących umów, czyli zamianę papierowych wersji na dokumenty elektroniczne. Operacja objęła około 4000 starych dokumentów. Dzięki temu możliwe stało się szybkie wyszukiwanie i lepsza dostępność danych starych klientów. Przyczyniło się to do znacznego usprawnienia w zarządzaniu archiwum. Skróciło to również czas potrzebny na odnalezienie konkretnych informacji i przyspieszyło pracę na dokumentach.
Jak widać, wprowadzenie systemu DMS przyniosło firmie efektywne narzędzie, integrujące różne aspekty obsługi i obiegu dokumentów. Dzięki temu usprawniono cały proces operacyjny i zamieniono formę papierową na dokumenty elektronicznie.
“DocuWare to centralny ośrodek w naszej firmie, dzięki któremu wszystkie procesy i obieg związany z umowami z klientami są kontrolowane cyfrowo. Bez nowoczesnego zarządzania dokumentami szybkie tempo wzrostu w dostarczaniu kilku tysiącom gospodarstw domowych Internetu nie byłoby możliwe.” – przyznaje kierownik procesu.
Dokumenty elektroniczne a zwiększenie sprzedaży
Oprócz wsparcia operacyjnego, system DMS DocuWare udzielił również, jak się okazało, wsparcia bezpośredniego w dziale sprzedaży. Obecnie dział sprzedaży wprowadza nowe umowy internetowe za pomocą tabletu i formularza internetowego, który jest następnie archiwizowany elektronicznie. Oznacza to możliwość zawarcia umowy podpisem elektronicznym od ręki przez internet. Pomaga to również w zawieraniu umów w domu klienta. Podpisując umowę na tablecie podpisem elektronicznym, nie ma potrzeby procesowania umowy z formy papierowej na elektroniczną po powrocie handlowca do biura. DMS stał się więc nie tylko narzędziem operacyjnym, ale także strategicznym elementem wspierającym wzrost sprzedaży.
DocuWare okazał się narzędziem, które bardzo mocno wsparło silną dynamikę sprzedaży i szybki wzrost firmy. System DMS nie tylko wprowadził porządek w archiwizacji danych poprzez wprowadzenie dokumentów elektronicznych. Okazał się nieocenionym wsparciem w obiegu danych i dokumentacji w dziale kadr, przyspieszeniem w zawieraniu umów z handlowcami, a także w działaniu operacyjnym całej firmy. Chcesz sprawdzić, jak dokumenty elektroniczne mogą zmienić funkcjonowanie Twojej firmy? Zgłoś się do nas! Pokażemy Ci, jak obieg dokumentów może zwiększyć Twoje obroty.
