W obliczu pandemii Covid-19, firma zajmująca się produkcją przyczep samochodowych stanęła przed koniecznością radykalnych zmian w zarządzaniu dokumentacją. Było to niezbędne, aby utrzymać ciągłość operacyjną. W ramach tego wyzwania zdecydowano się na migrację do nowoczesnego systemu. Szukano takiego, który umożliwi obsługę dokumentów elektronicznych w sposób zdalny i zautomatyzowany. Dzięki temu rozwiązaniu wszystkie procesy związane z przetwarzaniem dokumentów elektronicznych stały się bardziej efektywne. Kluczowym aspektem wdrożenia było przekształcenie tradycyjnych dokumentów do postaci elektronicznej. Wprowadzenie ich było niezbędne, aby sprostać wymaganiom pracy zdalnej i zachować ciągłość działania. Nowy system miał również zastąpić dotychczasowe rozwiązania, które opierały się na fizycznym przesyłaniu dokumentów między lokalizacjami firmy. Odbywało się to często w kopertach i skutkowało sporym opóźnieniem. Zamiast tego postawiono na cyfrowy obieg dokumentów, który umożliwił natychmiastowe ładowanie plików poprzez e-mail i ich inteligentne indeksowanie.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Brak spójnego obiegu informacji i trudności z podpisem dokumentacji
Tradycyjne podejście do zarządzania dokumentacją wiązało się z ręcznym przetwarzaniem papierowych dokumentów, co znacząco wydłużało czas realizacji procesów. Niezbędna była transformacja do dokumentów elektronicznych, aby usprawnić obieg informacji i zachować ciągłość biznesową. Firma borykała się z problemami wynikającymi z konieczności przesyłania fizycznych dokumentów. Wprowadzanie dokumentów wymagało nie tylko skanowania, ale i integracji z systemami IT, aby zapewnić spójność i dostępność danych. Wprowadzenie standardu dokumentów elektronicznych stało się kluczowym elementem strategii, który pozwoli na szybką weryfikację i zatwierdzanie dokumentów przez wszystkie osoby zatrudnione. Każdy etap, od generowania po archiwizację, wymagał zamiany tradycyjnych dokumentów na dokumenty elektroniczne.
Jednym z najważniejszych wyzwań było zapewnienie, by wszystkie dokumenty – od faktur, przez zlecenia produkcyjne, aż po rysunki techniczne – były dostępne w sposób szybki i zdalny. Wcześniej ich kompletowanie i wysyłka potrafiły opóźniać działania operacyjne o kilka dni. Nowe rozwiązanie miało pozwolić zautomatyzować ten proces i znacząco skrócić czas realizacji. Miało to szczególne znaczenie w warunkach rozproszonej pracy zespołów podczas pandemii.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Dokumentów w formie elektronicznej dla zachowania dystansu społecznego w czasie pandemii
Przekształcenie dokumentacji w dokumenty elektroniczne miało na celu całkowitą automatyzację przepływu pracy. Oczekiwano, że wdrożenie systemu do zarządzania dokumentem elektronicznym umożliwi szybkie zatwierdzanie faktur oraz zamówień. Miałoby to być możliwe dzięki opcji inteligentnego indeksowania dokumentów elektronicznych. Kluczowym aspektem stało się również zdalne zarządzanie, co umożliwiło pracownikom pracę bez względu na lokalizację w ciężkich czasach pandemii. Wdrożenie rozwiązań zapewniających łatwy dostęp do dokumentów elektronicznych miało zredukować czas oczekiwania na zatwierdzenia. Oczekiwano również, że zmiana na elektroniczne dokumentu przełoży się na zwiększenie efektywności operacyjnej. Dodatkowo integracja z systemem ERP miała umożliwić jeszcze lepsze wykorzystanie dokumentów elektronicznych w codziennej pracy.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
System do kompleksowego zarządzania dokumentem elektronicznym
Wybór padł na oprogramowanie DocuWare. Proces transformacji rozpoczął się od skanowania istniejących dokumentów i konwersji ich na dokumenty elektroniczne. Na starcie było to 50 000 numerów części i skanowanie do postaci elektronicznej zajęło około tygodnia. Wdrożony system DocuWare automatycznie indeksował nowe dokumenty elektroniczne, ułatwiając szybkie wyszukiwanie i zatwierdzanie danych. Cały proces wdrożenia, obejmujący migrację tradycyjnych dokumentów do formatu dokumenty elektroniczne, przeprowadzono z minimalnym udziałem zewnętrznych specjalistów.
„W rzeczywistości wdrożyłem go z mojej piwnicy w domu, ponieważ w tym czasie nie mogliśmy być blisko siebie” – mówi kierownik operacyjny firmy. Dzięki temu proces akceptacji faktur i zamówień oparty był na w pełni zautomatyzowanym przepływie dokumentów elektronicznych. Znacząco skróciło to czas obsługi.
Dokumenty elektroniczne to dostępność wszystkich rodzajów danych i treści w formie dokumentu
Dodatkowo wdrożenie umożliwiło integrację z systemem ERP. To natomiast pozwoliło na automatyczne grupowanie i przetwarzanie dokumentów elektronicznych w ramach większych pakietów dokumentacyjnych. W obszarze produkcji, każde zlecenie pracy generowało automatycznie odpowiednie zestawy rysunków części. Dzięki temu zespoły produkcyjne mogły szybciej reagować, a pakiety były przygotowane precyzyjnie według potrzeb konkretnych działów, jak i pod wymagania konkretnej osoby.
Dzięki danym w formie dokumentów elektronicznych zredukowano opóźnienia w obiegu informacji. Ostatecznie, nowoczesny system DocuWare umożliwił firmie nie tylko przyspieszenie procesów, ale również poprawę dokładności i efektywności operacyjnej. Stało się to możliwe na podstawie niezawodnego formatu dokumentów w postaci elektronicznej. Co więcej, zespół sprzedaży części – wcześniej zmagający się z ręcznym wyszukiwaniem informacji – zyskał natychmiastowy dostęp do rysunków, informacji i danych technicznych poprzez dokumenty elektroniczne. Wpłynęło to na wyższą skuteczność obsługi klienta i lepszą precyzję w doborze komponentów przez osoby odpowiedzialne.
Finalnie przy około 30 użytkownikach DocuWare, firma niedawno przekroczyła 1 milion dokumentów, wciąż dodając około 400 000 rocznie. Jest to dowód na to, że system dokumentów elektronicznych realnie zmienia funkcjonowanie całej firmy. Poprawia obieg informacji w przedsiębiorstwie, zwiększa efektywność i przyspiesza procesy wewnętrzne.
