System DMS to klucz do usprawnienia zarządzania dokumentami w nowoczesnych organizacjach, również takich jak kluby sportowe. Wraz z rosnącą popularnością i sukcesami pierwszoligowego klubu piłkarskiego, organizacja stanęła przed wyzwaniem skutecznego zarządzania coraz większą liczbą dokumentów. Tradycyjne metody przechowywania i obiegu dokumentów przestały wystarczać, co sprawiło, że wdrożenie systemu DMS stało się koniecznością.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Chaos wkradający się w narastającą ilość dokumentów
W miarę rozwoju klubu piłkarskiego organizacja zaczęła borykać się z problemem efektywnego zarządzania rosnącą liczbą dokumentów. Archiwa papierowe przechowywane w różnych lokalizacjach takich jak centrum sportowe i biura stadionu zaczęły zapełniać przestrzeń. Definitywnie nie nadążały za zwiększającym się wolumenem faktur i innych dokumentów. Proces obiegu faktur opierający się na drukowaniu cyfrowych rachunków i ich ręcznym przekazywaniu między działami stał się coraz bardziej czasochłonny i podatny na błędy. Niektóre działy muszą mieć stały dostęp do konkretnych dokumentów i informacji. Jest to potrzebne, aby wykazać, na co wydano pieniądze z dotacji i subwencji na zajęcia sportowe. Dla księgowości to dodatkowa praca: trzeba znaleźć faktury, zeskanować je i wysłać. Generowało to dodatkowe koszty i wymagało ręcznego przeszukiwania archiwów.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Efektywny system zarządzania bazami danych
Zarząd klubu zdał sobie sprawę, że konieczne jest wdrożenie rozszerzenia systemu DMS. Zależało im na nowoczesnym narzędziu do zarządzania dokumentami, które pozwoliłoby na pełną digitalizację procesów związanych z archiwizowaniem i obiegiem faktur. System DMS musiał być w pełni zintegrowany z wewnętrznymi procesami i zapewniać bezpieczny, szybki dostęp do dokumentów. Kompleksowy system zarządzania bazą danych miał umożliwić sprawne zarządzanie informacjami, poprawić efektywność i zmniejszyć ryzyko błędów w procesach księgowych. Klub liczył również na większą przejrzystość i lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Kompleksowy system DMS z dopasowanymi funkcjami do potrzeb firmy
W 2012 roku klub wdrożył system DMS DocuWare w celu archiwizacji. W 2023 roku podjęto decyzję o rozszerzeniu systemu DMS o system chmurowy, który całkowicie zrewolucjonizował sposób zarządzania dokumentami i informacją. Ze względu na koncepcję pracy w sieci, obsługa oprogramowania DocuWare jest porównywalna z obsługą strony internetowej.
Tygodniowo około 100 faktur, zarówno papierowych, jak i cyfrowych, trafia do systemu w chmurze. Tam są automatycznie skanowane, indeksowane i przypisywane do odpowiednich działów. Dzięki integracji systemu DMS z Outlookiem dokumenty są szybko i bezpiecznie przekazywane do właściwych osób. Zarząd sam decyduje o tym, kto otrzymuje dostęp do konkretnych danych i informacji. Elektroniczne zatwierdzanie faktur z użyciem cyfrowych pieczęci oraz automatyczne przypomnienia pozwoliły skrócić czas obiegu dokumentów i wyeliminować opóźnienia. Dodatkowo w razie potrzeby system DMS przesyła przypomnienia e-mail do konkretnych pracowników. Dzięki temu nic nie umknie w trakcie pracy i z linku e-mail można bezpośrednio rozpocząć proces zatwierdzania danych.
Po zatwierdzeniu faktury przez wymagane działy, dział księgowości otrzymuje powiadomienie i może natychmiast wprowadzić dokument do systemu finansowego. System DMS pozwala śledzić każdy etap procesu obiegu dokumentów – od otrzymania faktury aż po jej księgowanie. Zapewnia to pełną przejrzystość i kontrolę procesów. Wdrożony system umożliwił szybkie wyszukiwanie dokumentów, eliminując konieczność przeszukiwania papierowych archiwów czy złożonych struktur folderów.
Poprawa zabezpieczeń obiegu dokumentów i nowy sposób fakturowania biletów dzięki systemowi DMS
Chmurowy system DMS pozwolił klubowi precyzyjnie określić uprawnienia dostępu do wrażliwych dokumentów, takich jak kontrakty zawodników czy opłaty agencyjne. Wdrożone rozwiązanie DocuWare Cloud zapewnia bezpieczne przechowywanie danych i dostęp wyłącznie dla uprawnionych osób. Ponadto firma wykorzystuje system DMS DocuWare do fakturowania biletów wstępu i biletów okresowych.
Po udanym wdrożeniu systemu DMS w zakresie fakturowania klub planuje rozszerzenie jego zastosowania na inne obszary działalności. W kolejce oczekuje między innymi zarządzanie kontraktami zawodników, rejestrami kadrowymi czy dokumentami związanymi z działalnością społeczną i charytatywną. Klub dąży do integracji systemu zarządzania bazą danych z platformą obsługującą działająca pobocznie fundacje. Pozwoli to na jeszcze sprawniejsze i bardziej efektywne zarządzanie procesami.
Zaimplementowany system DMS DocuWare okazał się kluczowym elementem cyfrowej transformacji klubu, zapewniając lepszą kontrolę, oszczędność czasu, sprawny obieg i bezpieczeństwo danych. Dzięki nim klub może z sukcesem sprostać wyzwaniom nowoczesnej organizacji sportowej.
Nie czekaj, sprawdź i zamów system DocuWare w swojej firmie, ponieważ to coś więcej niż system DMS — to zwiększenie efektywności i optymalizacja pracy w Twojej firmie.
