W dzisiejszych czasach firmy wiedzą, że automatyzacja jest kluczowym czynnikiem, który wpływa na efektywność i konkurencyjność na rynku. Branża architektoniczna również dostrzega znaczenie wprowadzenia nowoczesnych narzędzi. Wśród rozwiązań znajdują się systemy elektronicznego zarządzania danymi i dokumentami.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Zbyt duży obrót papierowymi fakturami
Przykładem takiego przedsiębiorstwa jest firma architektoniczna ze Szwajcarii. Wielość dokumentacji, którą muszą zarządzać nowoczesne firmy, w tym dokumentami elektronicznymi, jak i papierowymi, stanowi poważne wyzwanie. Zwłaszcza jeśli chodzi o obrót fakturami i informacjami finansowymi. Zatwierdzanie faktur i dokumentacji w firmie było skomplikowane i czasochłonne. Kierownictwu często trudno było wszystko śledzić. Przetwarzanie i weryfikacja faktur, a także cały proces płatności, generuje mnóstwo “papierowej pracy”. W efekcie prowadzi to do zwiększenia ryzyka błędów i może obciążać biurową przestrzeń zbędną stertą dokumentów.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
System zarządzania dokumentacją gwarantujący przejrzystość pracy administracyjnej
Koniecznością było zatem przejście na bardziej przejrzysty i efektywny sposób obiegu i system zarządzania danymi. Przejrzystość pracy jest kluczowa, ponieważ pozwala na skoncentrowanie się na głównym celu działalności.
Proces obiegu dokumentów był bardzo czasochłonny. Firma otrzymuje około stu faktur tygodniowo, głównie pocztą elektroniczną. Najpierw są one drukowane i przedstawiane wszystkim odpowiedzialnym pracownikom do weryfikacji informacji. Następnie otrzymuje je kierownictwo do zatwierdzenia. Ostatnim etapem jest opłacenie ich przez dział księgowości.
Pracownicy często są w terenie, pracując u klienta lub w innych lokalizacjach. Przez charakter ich pracy nie byli w stanie podpisywać faktur na bieżąco. Zostawały wiele dni na biurkach, zanim kierownicy mogli sprawdzić dane i informacje i przekazać do działu księgowości. Zdano sobie sprawę z tego, że nie są w stanie śledzić i zarządzać wszystkimi dokumentami na czas. Trzeba było znaleźć lepsze rozwiązanie i system, który na to pozwoli. System, który obejmie wprowadzenie danych w formie elektronicznych dokumentów.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Kompleksowy, elektroniczny system zarządzania dokumentacją i danymi
Mówimy tu o doświadczeniach firmy specjalizującej się w tworzeniu elementów zewnętrznych budynków. Przedsiębiorstwo podjęło kroki w kierunku modernizacji swoich procesów zarządzania dokumentami. Wybór padł na system oparty na działaniu w chmurze — DocuWare. Wprowadzenie systemu zarządzania umożliwiło uporządkowanie dokumentów elektronicznych i danych firmy. Przepływ informacji, obieg dokumentów i ich archiwizacja stały się prostsze i bezpieczne jak nigdy.
System pozwolił na automatyzację procesów weryfikacji faktur. Zarządzanie dokumentami i danymi zamówień zostało uproszczone. Pracownicy odpowiedzialni za weryfikację mogą skanować i indeksować faktury, a następnie przekazywać dokumenty elektroniczne dalej do zatwierdzenia. To umożliwia płynny obieg dokumentów, eliminując problem pozostawiania faktur na biurkach. Zapewnia to również terminową weryfikację danych i opłacanie faktur.
Wszystkie przychodzące faktury są archiwizowane w centralnej puli dokumentów elektronicznych — obejmuje to 95% dokumentów, które są już dostarczane cyfrowo, podczas gdy pozostałe są skanowane, indeksowane i przechowywane w systemie. “Dzięki DocuWare praca w sposób zdecentralizowany jest łatwa i wydajna. Dzięki systemowi możemy zapewnić, że płacimy faktury na czas, nawet w czasach kryzysu, takiego jak pandemia koronawirusa.” – przyznał Dyrektor Zarządzający.
Wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami to kluczowy krok dla nowoczesnych firm architektonicznych, które pragną zwiększyć efektywność, przejrzystość i kontrolę nad procesami administracyjnymi.
Efektywny system zarządzania dokumentacją pozwolił skupić się na tym, co ważne również w dziale HR
Dział HR jest również zaangażowany we wdrożenie systemu dokumentów elektronicznych DocuWare. Tutaj przepływ pracy zapewnia szybkie rozliczanie wydatków. Zarządzanie flotą pojazdów firmowych zostało ostatnio również skonfigurowane z systemem. “Teraz mam dokładny przegląd tego, co dzieje się z poszczególnymi pojazdami i kiedy muszę zainwestować w nowe” – mówi Dyrektor Zarządzający.
Systemy takie jak DocuWare pozwalają na przekształcenie tradycyjnych procesów w bardziej efektywne i zautomatyzowane. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na pracy zamiast na podpisywaniu ogromu dokumentacji. Jednocześnie nie koliduje to z optymalizacją procesowania dokumentów elektronicznych i z przepływem informacji.
Warto pamiętać również o aspekcie bezpieczeństwa przechowywania danych. Systemy zarządzania danymi i dokumentacją pomagają w utrzymaniu bezpieczeństwa dokumentów elektronicznych poprzez szyfrowanie. Dzięki ograniczonym i określonym dostępom, codzienne zarządzanie dokumentami jest zarówno szybsze, ale i bezpieczniejsze. Współczesne rozwiązania cyfrowe stają się więc nieodłącznym elementem nowoczesnych firm.
“Teraz gdy znamy już system, chętnie zautomatyzujemy wiele innych procesów.” – przyznał Dyrektor Zarządzający firmy. Dotyczy to również centralnego systemu zamówień i wszystkich danych w firmie. Pozostawia to otwarte drzwi dla rozwinięcia systemu i możliwości, jakie daje przedsiębiorstwu. System dokumentów elektronicznych sprawdza się w wielu branżach — jeśli jeszcze go nie masz, postaw na sprawdzony produkt DocuWare.