W świecie handlu samochodami dynamika rynku i procesy sprzedażowe wymagają szybkości i skuteczności. W takim środowisku wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami staje się kluczowym elementem zarządzania. Sprzedawcy samochodów muszą radzić sobie z wieloma dokumentami. Zaczynając od faktur i umów, po zgłoszenia i dokumentację pojazdów. Aby sprostać tym wyzwaniom, branża moto coraz częściej decyduje się na wdrożenie rozwiązań do zarządzania dokumentacją i danymi. A możliwości jest wiele.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Skomplikowany system przetwarzania faktur
Jedną z firm chcących zmian była grupa dealerów zajmujących się handlem pojazdami w kilku krajach, między innymi w Belgii. Firma zatrudnia ponad 2500 pracowników w wielu placówkach. Archiwum dokumentów i wartość samych transakcji sięga sufitu. Jest to niesamowity sukces w zakresie zarządzania. Jest to również wiele wyzwań dla działów administracji, w obiegu dokumentów i danych.
W branży sprzedaży samochodów przetwarzanie faktur to niezwykle istotny proces. Jest często także procesem skomplikowanym. W przypadku naszego omawianego klienta każdy oddział firmy miał swoje własne procedury zatwierdzania faktur. Przykładowo niektórzy dealerzy zatwierdzali faktury, po prostu wysyłając je do działu księgowości. W innych oddziałach każda z nich była podpisywana ręcznie w procesie opartym na dokumentach papierowych. W każdym przypadku niezależnie od sprawy, osoby zaangażowane w proces musiały najpierw poczekać na fizyczne pokwitowania. Nadmiar administracyjnych wymogów prowadził do spowolnienia obiegu dokumentów.
Efekt? Długo domykane sprawy sprzedażowe i żmudna papierologia administracyjna. System wymiany informacji po prostu nie działał tak, jak należy.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Ujednolicenie obrotu faktur we wszystkich oddziałach firmy
Koniecznie należało znaleźć możliwości ujednolicenia tych procedur. Celem było skrócenie czasu przetwarzania danych i dokumentów, aby sprzedawcy mogli skupić się na swojej pracy, czyli obsłudze klientów i rozwijaniu biznesu.
Idealnym rozwiązaniem dla firmy było stworzenie jednolitego i zautomatyzowanego systemu zarządzania fakturami i dokumentami. Przejście z wersji papierowych na dokumenty elektroniczne. Celem było wprowadzenie takiego systemu zarządzania we wszystkich oddziałach. Umożliwiłoby to płynny przepływ pracy i obieg dokumentów. To natomiast wyeliminowałoby opóźnienia i błędy wynikające z różnic w procedurach. Ujednolicenie pozwala na efektywną kontrolę nad procesami finansowymi, a także na szybką weryfikację i opłacanie faktur. Ma to istotne znaczenie dla płynności działania firmy i obiegu dokumentów i informacji wewnętrznych.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Wprowadzenie w działach księgowości elektronicznego rozwiązania jak system zarządzania dokumentacją elektroniczną
Decydującymi czynnikami w wyborze oprogramowania były elastyczność i prostota systemu. Dodatkowo ważną rolę odegrała jego zdolność do spełnienia wszystkich wymagań oraz możliwość wykorzystania w innych krajach. W końcu celem nie było samo przejście z papierowych wersji na dokumenty elektroniczne. Zdecydowano się na system zarządzania DocuWare.
Dzięki wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami firma zwiększyła kontrolę nad procesami finansowymi. DocuWare pomógł również w przepływie pracy administracyjnej. Automatyzacja przetwarzania faktur, ich archiwizacja i dostępność danych spraw z dowolnego miejsca przyspieszyła procesy i usprawniła zarządzanie dokumentami.
“Dzięki automatyzacji i optymalizacji obiegu dokumentów pracujemy teraz szybciej i oszczędniej. Na przykład dzięki cyfrowym procesom zatwierdzania odkryliśmy, że niektóre pozycje kosztów, które wcześniej były zatwierdzane na ślepo, nie muszą już być wykonywane w ten sposób.” Przyznali w rozmowie dyrektor ds. finansów i administracji i kierownik projektu.
Scentralizowany system zarządzania danymi i dokumentacją
Zarząd najbardziej chwali sobie scentralizowanie dostępów do danych. Przykładem jest możliwość zatwierdzania dokumentów elektronicznych i faktur przez pracowników w systemie przez smartfona. Oczywiście wszystkie informacje są szyfrowane i zabezpieczone. Dlatego dostęp do konkretnych spraw i ich danych mają tylko wybrani pracownicy firmy. Są one zabezpieczone hasłami.
Wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania danymi to kluczowy krok dla firm działających w branży motoryzacyjnej. Dokumenty elektroniczne umożliwiają redukcję czasu przetwarzania informacji i spraw.
System pozwala również ujednolicić procedury oraz zapewnić płynny przepływ pracy w oddziałach firmy. Automatyzacja procesów finansowych, takich jak zatwierdzanie faktur, pozwala na oszczędność czasu i eliminację błędów.
Po przetestowaniu DocuWare w działach księgowych i administracji firma wysnuła same pozytywne wnioski. System się sprawdził, więc w kolejnym kroku postanowiono wykorzystać oprogramowanie w działach HR. Szczególnie skupiając się na procesach wdrażania nowych pracowników. Bezpieczeństwo informacji i danych osobowych w dokumentach elektronicznych daje szerokie pole do popisu systemu przy sprawach HR-owych.
Współczesne rozwiązania dostarczają narzędzia, które pomagają w sprawach administracyjnych wielu branż zachować porządek. A w przypadku sprzedawców samochodów — skupić się na tym, co ważne, czyli obsłudze klientów.
Nie bójmy się wejść z procesami administracyjnymi w świat dokumentów elektronicznych. Nowoczesne systemy optymalizują procesy wewnętrzne i przynoszą realne zyski firmom. Wahasz się? Zadzwoń do nas — odpowiemy na wszelkie wątpliwości dotyczące systemów zarządzania danymi i dokumentami elektronicznymi jak DocuWare.
