Nowoczesna logistyka wymaga sprawnych i precyzyjnych procesów zarządzania dokumentacją. Jednym z kluczowych elementów tej transformacji są dokumenty elektroniczne, które nie tylko usprawniają codzienne operacje, ale też radykalnie zmniejszają ryzyko błędów i podwójnych płatności.
Właśnie taką drogę obrała firma specjalizująca się w usługach logistycznych i magazynowych dla sektora żywności, która w 2023 roku rozpoczęła wdrażanie kompleksowego systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi. Na pierwszy ogień poszła obsługa zobowiązań – obszar, w którym skuteczność i czas reakcji są kluczowe.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Kłopoty i wymagania dotyczące lepszej komunikacji między działami
Przed wdrożeniem elektronicznych dokumentów, firma borykała się z szeregiem problemów wynikających z ręcznej obsługi papierowej dokumentacji. Zarządzanie fakturami i innymi dokumentami operacyjnymi było czasochłonne i podatne na błędy. Zwłaszcza przy 130 pracownikach sprawiało to coraz większe trudności. Fizyczne przekazywanie dokumentów między pracownikami utrudniało śledzenie ich statusu. Ponadto konieczność drukowania i archiwizacji powodowała opóźnienia w płatnościach oraz zwiększała ryzyko powstawania duplikatów.
Takie wyzwania przekładały się na realne straty finansowe i spowalniały pracę działu księgowości. Jednocześnie obieg dokumentów w formie papierowej wpływał na obniżenie jakości obsługi klienta. Dostęp do potrzebnych informacji i danych był utrudniony, a komunikacja pomiędzy magazynem, działem transportu i logistyką – niewystarczająco płynna. Firma musiała znaleźć rozwiązanie, które zintegruje zarządzanie dokumentami elektronicznymi na wszystkich etapach operacji.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Programu do zarządzania i obiegu dokumentacją w formie elektronicznej
Kluczowym celem było wdrożenie systemu umożliwiającego automatyczne przetwarzanie i zarządzanie dokumentami elektronicznymi. System miał zapewnić pełną przejrzystość w komunikacji poprzez przepływ faktur i innych informacji w formie elektronicznej. Konieczną funkcją był natychmiastowy dostęp do informacji o ich statusie przez osoby uprawnione. Firmie zależało również na skutecznym wyeliminowaniu ryzyka podwójnych zatwierdzeń i płatności dzięki automatycznej detekcji duplikatów.
Dodatkowo ważne było usprawnienie koordynacji między działami – księgowością, magazynem, transportem i obsługą klienta. Wszystko miało przebiegać tak, aby elektroniczne dokumenty mogły płynnie wspierać wszystkie procesy operacyjne, nie tylko finansowe. Wdrożenie systemu miało otworzyć drogę do dalszej cyfryzacji i automatyzacji, zwiększając efektywność i redukując koszty związane z obiegiem tradycyjnych dokumentów na rzecz dokumentacji w formie elektronicznej.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Kompleksowy system zarządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych
Projekt rozpoczęliśmy od digitalizacji procesu obsługi zobowiązań, czyli w dziale księgowości dzięki systemowi DocuWare. Dotychczas faktury drukowano i przekazywano fizycznie, co komplikowało ich zatwierdzanie przez osoby odpowiedzialne i utrudniało kontrolę. Dzięki systemowi DocuWare każda faktura w formie elektronicznej trafia bezpośrednio do dedykowanej skrzynki e-mail, skąd jest automatycznie indeksowana i kierowana do odpowiedniej osoby. Dzięki możliwości wykonania podpisu elektronicznego proces zatwierdzenia dokumentu w systemie jest bajecznie prosty.
System pozwala na śledzenie statusu dokumentów w czasie rzeczywistym. Przypomina również o konieczności podjęcia działań osobie odpowiedzialnej i automatycznie wykrywa duplikaty faktur. Ta ostatnia funkcja systemu bezbłędnie zapobiega podwójnym płatnościom. Dzięki temu proces przetwarzania dokumentacji elektronicznych znacząco przyspieszył, a ryzyko błędów zostało ograniczone do minimum.
Następnym etapem była implementacja elektronicznych dokumentów w dziale obsługi klienta. Ten obszar operacji dotychczas w dużej mierze opierał się na ręcznej, papierowej dokumentacji. Utrudniało to koordynację zamówień, monitorowanie przepływu towarów i szybkie reagowanie na potrzeby klientów. Wdrożenie systemu DocuWare pozwoliło na automatyczne przypisywanie dokumentów elektronicznych do zamówień i płynny przepływ informacji między magazynem, transportem a logistyką.
Dzięki temu klienci zyskali możliwość natychmiastowego dostępu do aktualnych danych w postaci elektronicznej. Skróciło to czas realizacji zamówień i wyeliminowało opóźnienia. Zautomatyzowane procesy zwiększyły również efektywność pracy, uwalniając czas na działania wymagające bardziej indywidualnego podejścia przez osoby zatrudnione.
Efekty wdrożenia dokumentów elektronicznych w firmie zajmującej się logistyką spożywczą
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w formie elektronicznej DocuWare przyniosło firmie szereg wymiernych korzyści, wśród których warto wyróżnić:
Pełna kontrola nad przepływem faktur i innych dokumentów elektronicznych — usprawniło zarządzanie finansami oraz planowanie budżetu, eliminując chaos i niepewność.
Automatyczne wykrywanie duplikatów dokumentów w postaci elektronicznej — to nie tylko oszczędność, ale przede wszystkim redukcja ryzyka błędnych płatności i związanych z tym konsekwencji finansowych.
Monitorowanie statusu każdego dokumentu elektronicznego w czasie rzeczywistym — znacząco poprawiło przejrzystość procesów oraz umożliwiło szybką reakcję na pojawiające się wyzwania.
Płynniejszy i bardziej transparentny proces realizacji zamówień — pracownicy mogą skupić się na rozwiązywaniu rzeczywistych problemów.
- Lepsza komunikacja między działami dzięki wdrożeniu elektronicznych dokumentów — przekłada się na wyższą jakość usług i większą satysfakcję Klientów.
Przejście na elektroniczne dokumenty to nie tylko modernizacja kluczowych procesów. Jest to przede wszystkim solidny fundament pod dalszą cyfryzację i rozwój firmy. Ta transformacja oznacza realne oszczędności czasu i zasobów. Otwiera także drogę do bardziej elastycznego i efektywnego zarządzania nie tylko dokumentami, ale wieloma danymi w postaci elektronicznej w przyszłości.
