Spośród wszystkich firm to właśnie sektor finansowy stoi przed największymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem dokumentacją i bazami danych. Z miesiąca na miesiąc ilość dokumentów rośnie, a archiwum się rozszerza.
Opisana dziś instytucja musiała zmierzyć się z tym wyzwaniem i postanowiła okiełznać ten proces. Celem było unowocześnienie procesów zarządzania dokumentacją i przechowywania danych.
W niniejszym tekście przyjrzymy się bliżej, jak skutecznie zrealizowano ten cel. Czy wdrożenie kompleksowego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją ( EZD ) wyszło na dobre? Jakie wyzwania stanowił dotychczasowy system zarządzania danymi, fakturami i archiwum? Jakie korzyści przyniosło wprowadzenie transformacji cyfrowej? Na te wszystkie pytania mamy dla Was dzisiaj odpowiedź!
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Papierowy system zarządzania bazą danych i archiwizacji dokumentów
Przed wprowadzeniem systemu zarządzania bazami i dokumentami, firma borykała się z czasochłonnymi procesami archiwizacji dokumentów. Niemal wszystkie dokumenty były przechowywane w formie papierowej, mimo dynamicznego rozwoju firmy. To zaczęło tworzyć problemy logistyczne.
Każdy z ponad 80 oddziałów bankowych w rodzinnym kraju miał swoje własne metody archiwizacji i zarządzania dokumentami, co utrudniało szybkie i skuteczne wyszukiwanie potrzebnych danych. Dodatkowo instytucja prowadziła jeszcze centralne archiwum papierowe w siedzibie głównej firmy. Zatrudniała w nim do pięciu pracowników, którzy opiekowali się dokumentacją ze wszystkich oddziałów.
Jak to bywa w branży bankowej, klienci często muszą dostarczać różne dokumenty w celu dokończenia transakcji finansowych. W przeszłości oryginały tych dokumentów pozostawały w oddziale i były wysyłane do centralnego archiwum za pośrednictwem kuriera po zakończeniu transakcji. Ten system był absolutnie niewydolny w przypadku rosnącej ilości umów i dokumentacji klientów. Przy wymianie informacji, nawet w najlepszym przypadku, zanim oddział otrzymał potrzebne informacje, mijało kilka dni, wliczając w to wysyłkę.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Efektywny system zarządzania bazami danych i archiwum
Firma potrzebowała nowoczesnego rozwiązania, które przełamałoby ograniczenia papierowego archiwum. Wyczuwano potrzebę zmian i bardziej efektywnego zarządzanie dokumentacją między oddziałami. Problemem również było coraz większe pochłanianie przestrzeni biurowej przez archiwum dokumentów.
Skupiono się więc na wyzwaniu ograniczenia fizycznej przestrzeni, a także na potrzebie szybkiego dostępu do danych oraz sprawnego wyszukiwania dokumentów. Wszystko to w celu podniesienia obsługi klientów i optymalizacji procesów wewnętrznych.
Konieczne stało się wprowadzenie systemu, który zapewniłby bardziej zautomatyzowane procesy zarządzania bazami danych i archiwum.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Kompleksowe EZD, czyli system elektronicznego zarządzania dokumentacją
Po wstępnej analizie rynkowej DocuWare uzyskał wysoką ocenę pod względem funkcjonalności, możliwości technicznych i kosztów. Postanowiono zainwestować w ten kompleksowy system zarządzania dokumentami. Dzięki temu rozwiązaniu bank mógł skutecznie zarządzać dokumentami klientów i procesami wewnętrznymi, eliminując konieczność przechowywania dokumentów spraw w formie papierowej.
Wdrożenie DocuWare umożliwiło bankowi szybkie i skuteczne archiwizowanie dokumentów. Wykorzystując inteligentne algorytmy indeksowania, DocuWare pozwala pracownikom w ciągu kilku sekund odnaleźć potrzebne dokumenty, co znacząco usprawniło procesy wewnętrzne i obsługę.
System wykorzystano również do wewnętrznego obiegu dokumentów i procesów zatwierdzania administracyjnego. Przykładowo, DocuWare automatycznie przesyła wnioski kredytowe do odpowiednich działów i osób w administracji czy księgowości. Tam dokumenty zostają sprawdzone, zatwierdzone i przekazane do kolejnych działów odpowiedzialnych za realizację.
Najwyższa jakość usług i bezpieczeństwo
Dzięki DocuWare instytucja osiągnęła znaczącą poprawę jakości obsługi klienta. Szybszy dostęp do informacji pozwolił na błyskawiczne podejmowanie decyzji, a także zapewnił większe bezpieczeństwo dokumentacji. Klienci czekający na odpowiedź na wniosek kredytowy nawet tydzień — teraz otrzymują informację zwrotną maksymalnie w ciągu jednego do dwóch dni.
Dodatkowo system umożliwił szybki dostęp do dokumentów historycznych, co było niezwykle istotne dla banku. Nawet dokumenty sprzed wielu lat są optymalnie chronione i można uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Dzięki DocuWare możemy teraz analizować wszystkie procesy w oparciu o dostępne informacje i podejmować lepsze decyzje. Nasi klienci korzystają z szybszej i lepszej obsługi. – przyznaje kierownik ds. relacji biznesowych IT.
Kompleksowy system zarządzania bazami i archiwami zrewolucjonizował procesy biznesowe instytucji. Zapewniono klientom szybką i efektywną obsługę, jednocześnie zachowując najwyższe standardy bezpieczeństwa dokumentacji. W rezultacie, elektroniczne zarządzanie dokumentacją stało się nieodzownym narzędziem dla organizacji. Umożliwiło nie tylko usprawnienie codziennych operacji, ale także poprawę jakości obsługi klienta i zapewnienie zgodności z przepisami prawa.
A Ty? czy również zmagasz się z nieefektywnym systemem administracyjnym w swoim przedsiębiorstwie? Nie wahaj się, im bardziej dynamiczny rozwój firmy, tym bardziej nieuniknione jest wprowadzenie systemu zarządzania bazami spraw, danych i dokumentów. Zainwestuj już dziś w system EZD DocuWare !
