Niezależnie od skali działalności, duża ilość przechowywanych danych i dokumentów a formie papierowej może stać się istotnym ograniczeniem w efektywności firmy. Właśnie z takimi problemami borykała się firma zajmująca się doradztwem inwestycyjnym, która poszukiwała rozwiązania usprawniającego codzienne procesy operacyjne. Kluczowym celem stało się wdrożenie nowoczesnego systemu DMS, który pozwoliłby na zarządzanie dokumentami elektronicznymi, eliminując potrzebę korzystania z tradycyjnego archiwum w formie papierowej.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Brak systemu DMS i “zatkane” archiwum
W przeszłości firma wykorzystywała tradycyjne archiwum papierowe, w którym przechowywała setki dokumentów klientów. Z czasem, biorąc pod uwagę rosnące potrzeby biznesowe i techniczne, firma zdecydowała się na poszukiwanie bardziej zaawansowanego systemu do zarządzania dokumentacją. Poszukiwano rozwiązania, które pozwoliłoby na wygodne i szybkie przechowywanie oraz przetwarzanie dokumentów elektronicznych bez konieczności korzystania z tradycyjnego archiwum papierowego. Przez długi czas firma próbowała wdrożyć gotowe rozwiązania, jak również budować własny system DMS, ale projekt napotykał liczne trudności.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Efektywnego, zgodnego z prawem zarządzania dokumentami i zawartą w nich informacją
Firma potrzebowała rozwiązania umożliwiającego pełne przejście na dokumenty elektroniczne, co miało wyeliminować papierowe archiwa i usprawnić dostęp do dokumentacji. Kluczowe było wdrożenie systemu DMS, który automatycznie indeksowałby dokumenty, umożliwiał szybkie ich wyszukiwanie i przetwarzanie, a także zapewniał zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi przechowywania danych. „Zasadniczo szukaliśmy elektronicznej szafki na dokumenty” – mówił dyrektor operacyjny i partner zarządzający.
W czasach pandemii szczególnie istotne stało się zapewnienie zdalnego dostępu do dokumentów elektronicznych, co wymagało bezpiecznego i intuicyjnego systemu obsługi. Firma chciała również zautomatyzować procesy związane z otwieraniem nowych kont, przesyłaniem funduszy i zatwierdzaniem dokumentacji, aby zwiększyć efektywność i skrócić czas realizacji zadań. Głównym poszukiwanym był w tej sytuacji kompleksowy system DMS z obsługą dokumentów elektronicznych i pracą w środowisku chmurowym.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Pełnie przejście na dokumenty elektroniczne przez kompleksowy system DMS
Po wielu próbach wdrożenia własnych rozwiązań firma zdecydowała się na system DMS DocuWare, który spełnił jej wymagania. Dzięki temu wszystkie procesy mogły zostać przeniesione na platformę obsługującą dokumenty elektroniczne, eliminując konieczność korzystania z fizycznych archiwów.
W ciągu roku firma przeniosła całą dotychczasową dokumentację do systemu DMS, indeksując każdy dokument. Obecnie w bazie znajduje się 50 000 dokumentów elektronicznych, a codziennie przetwarzanych jest od 50 do 100 nowych danych w postaci elektronicznej. Dokumenty wpływające w formie pakietów dokumentacji są automatycznie indeksowane i przypisywane do odpowiednich procesów. Automatyzacja tego etapu pozwoliła na szybkie tworzenie pełnych akt klienta, znacznie przyspieszając procesy otwierania nowych kont i transferów środków. Obieg dokumentów w postaci elektronicznej sprawdził się nieporównywalnie lepiej niż zarządzanie informacjami w formie papierowej.
System DMS oferuje również funkcje, które znacząco usprawniły działalność firmy:
- Elektroniczne podpisywanie dokumentów, które do tej pory były wysyłane w formie papierowej lub przez e-mail,
- Zdalny dostęp do dokumentów elektronicznych umożliwił pracę z dowolnej lokalizacji,
- Automatyczne indeksowanie w systemie DMS sprawiło, że dokumenty są automatycznie przypisywane do odpowiednich procesów i uzupełniane.
Dyrektor Operacyjny i Partner Zarządzający firmy zauważył: „Dzięki systemowi DMS firma zaoszczędziła mnóstwo czasu, a praca stała się bardziej efektywna i bezpieczna”.
Korzyści z wprowadzenia systemu DMS i dokumentów elektronicznych
Wdrożenie systemu DMS przyniosło firmie doradztwa inwestycyjnego wiele korzyści:
- Automatyzacja procesów i obiegu dokumentów przyspieszyła realizację zadań i usprawniła współpracę z klientami.
- Bezpieczne przechowywanie danych oraz zabezpieczenie dokumentów elektronicznych i informacji zapewniły zgodność z wymogami prawnymi.
- Eliminacja papierowych archiwów i przeniesienie ich do postaci elektronicznej przełożyła się na oszczędność miejsca i zmniejszenie kosztów operacyjnych.
- Zdalny dostęp do dokumentów w systemie DMS zwiększył elastyczność pracy zespołu, co było kluczowe szczególnie podczas pandemii.
- Szybsze przetwarzanie dokumentów elektronicznych pozwoliło firmie na efektywniejsze zarządzanie procesami.
Przejście na dokumenty elektroniczne DocuWare umożliwiło uproszczenie codziennych operacji oraz wzmocniło pozycję firmy jako innowacyjnego lidera w branży doradztwa inwestycyjnego. Dzięki cyfryzacji firma nie tylko usprawniła swoje działania, ale także zyskała nowoczesne narzędzie w postaci systemu DMS. Pozwala ono na pełną automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją. Wdrożenie dokumentów elektronicznych przyczyniło się do większej efektywności, oszczędności czasu oraz zwiększenia bezpieczeństwa operacji. Dało to solidne podstawy do dalszego rozwoju w tym specyficznie zmieniającym się środowisku biznesowym. Opierając swoje działania na nowoczesnych technologiach, firma może teraz nie tylko lepiej odpowiadać na potrzeby klientów, ale także skuteczniej dostosowywać się do przyszłych wyzwań rynkowych.
Też chcesz wprowadzić swoją firmę w świat cyfryzacji? Nie czekaj, zadzwoń i sprawdź, jak system DMS i dokumenty w postaci elektronicznej mogą wspomóc procesy Twojej firmy!
