Firma, która funkcjonuje na rynku jako Zarządca Nieruchomości od ponad 60 lat, zaczęła tonąć w “papierowym chaosie”. W związku z dynamicznym rozwojem zdecydowano się na wprowadzenie do firmy dokumentów elektronicznych.
To ważne posunięcie pomogło pracować lepiej i bardziej wydajnie. Zapewniło to bezpieczną przyszłość firmy. Nasz dzisiejszy przykład pokazuje, jak elektroniczne dokumenty pomagają w optymalizacji różnorodnych procesów wewnętrznych. Skupimy się zwłaszcza na obszarze księgowym i zarządzania pracownikami.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Brak systemów zarządzania bazami danych do scentralizowanej opieki nad danymi
Przed wdrożeniem dokumentów elektronicznych, przedsiębiorstwo z ponad 7000 pracownikami, borykało się z decentralizacją. Dokumenty i archiwa były rozproszone w formie papierowej w dwunastu różnych lokalizacjach. Utrudniało to pracę, zwłaszcza w dziale księgowym i dziale HR. Pracowników przybywało, a co za tym idzie — zaczęły piętrzyć się teczki z danymi osobowymi.
Firma nie miała jednego systemu do porządkowania dokumentów, co utrudniało codzienne obowiązki. Zwłaszcza że wśród klientów firmy znajdowały się również duże korporacje z wyjątkowymi wymaganiami i pakietami usług. Z drugiej strony specjalizacją firmy były również domy spokojnej starości i szpitale. Wprowadzenie nowego systemu zarządzania bazą dokumentów miało na celu uporządkowanie wszystkich usług.
“Nie jesteśmy najtańszym dostawcą, ale zawsze udowadniamy naszą wartość dzięki wysokiej jakości i dobrze przemyślanym koncepcjom” – mówi szef działu rozwoju cyfrowego firmy.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Spójności w dokumentach kadrowych i usług
Firma przetwarzała mnóstwo dokumentacji związanej z pracownikami i świadczonymi usługami. W związku z charakterem tych dokumentów potrzebowała oprogramowania, które pozwoli na bezpieczne zarządzanie bazami danych.
W celu usprawnienia tego procesu zdecydowano się na wprowadzenie dokumentów elektronicznych. Pozwoliłoby to stworzyć spójne środowisko pracy. Szukano partnera, który byłby w stanie przede wszystkim zrozumieć procesy wewnętrzne. Firmie nie zależało jedynie na szybkim wprowadzeniu systemu, co przyznał szef działu rozwoju cyfrowego.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Dokumenty elektroniczne w kompleksowym systemie zarządzania danymi
Przedsiębiorstwo wybrało DocuWare , ponieważ to sprawdzony, dojrzały system z silnym silnikiem przepływu pracy, oferujący także doświadczenie autoryzowanego partnera. Wszystkie warunki do instalacji na miejscu, w tym sprzęt i serwer SQL, zostały spełnione.
Po wdrożeniu systemu DocuWare firma zauważyła znaczne przyspieszenie obiegu faktur. Szczególnie zauważono szybszy obieg plików, które muszą być sprawdzane i zatwierdzane przez pracowników z różnych lokalizacji. Było to możliwe dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego. System przetwarzania dokumentów elektronicznych pozwolił na dużą automatyzację w tym zakresie.
Faktury, które przychodziły pocztą, otrzymują teraz kody QR. Po nadaniu kodu są skanowane do formy elektronicznych dokumentów. Następnie trafiają do systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi DocuWare .
Firma ogłosiła również swoim dostawcom faktur, aby każdy kolejny dokument był przez nich wysyłany w postaci elektronicznej. Przyczyniło się to do redukcji faktur papierowych otrzymywanych przez dostawców do zaledwie 10 procent!
Pliki i dokumenty elektroniczne zbawieniem dla działu HR w czasach pandemii
DocuWare ciągle poszerza swoje zastosowanie w firmie. Jednym z kluczowych obszarów rozwoju jest kompleksowe zarządzanie danymi pracowników. Intensywnie wykorzystywana kartoteka HR stanowi nieodzowny element tego oprogramowania do zarządzania bazami danych. Każdy pracownik ma przechowywane dane w postaci elektronicznej w zabezpieczonym systemie. Było to ogromne wsparcie zwłaszcza w czasach pandemii, kiedy kontakt fizyczny i papierowa forma umów musiała zostać zamieniona na dokumenty elektroniczne.
Wyrafinowany sposób autoryzacji dostępu do danych zrobił wrażenie na zarządzie i pracownikach. Przykładem tego jest dostęp do informacji i plików z danymi pracowników przedszkoli i szkół. Elektroniczny rejestr szczepień, który jest skrupulatnie prowadzony wraz z aktami personalnymi, musi być chroniony zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Dla firmy, której codzienne wyzwania związane są z dużą rotacją personelu, system zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej stał się nieodzownym narzędziem pracy. Wprowadzenie elektronicznych dokumentów i systemu zarządzania danymi DocuWare okazało się przełomowe dla centralizacji środowiska pracy.
Elektroniczne dokumenty poprawiły kondycję operacyjną firmy, zapewniając spójność danych i zabezpieczając przyszłość przedsiębiorstwa.
