Dzisiaj przychodzimy z ciekawym przypadkiem firmy z Chile, która specjalizuje się w świadczeniu opieki medycznej zarówno dla pacjentów prywatnych, jak i publicznie ubezpieczonych. Zatrudnia ponad 330 pracowników i jest jednym z większych graczy w chilijskim sektorze opieki zdrowotne
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
brak systemu archiwizacji elektronicznej
Każde leczenie tworzyło ogromną liczbę dokumentów, które były rozproszone po różnych działach. Przed wprowadzeniem elektronicznego zarządzania dokumentacją wszystko archiwizowane było w oryginalnym formacie. Pacjenci przynosili skierowania i dokumenty papierowe, a badania i zdjęcia rentgenowskie były w formie elektronicznej. Nawet raporty końcowe były przechowywane jako pliki audio lub tekstowe. Brak ujednoliconego, elektronicznego obiegu dokumentów utrudniał pracę placówek.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Elektroniczne zarządzanie dokumentami
Aby rozwiązać problemy związane z równoległym korzystaniem z dokumentacji papierowej i cyfrowej, firma potrzebowała rozwiązania centralnego. Ówczesny brak sprawnego obiegu danych powodował opóźnienia w przepływie pacjentów i pracy klinik. Działo się tak, ponieważ wymagał od nich dostarczania dokumentów związanych z leczeniem do różnych oddziałów. Jednocześnie wyszukiwanie przez obsługę raportów z przeszłości było praktycznie niemożliwe. Nawet w przypadku dokumentacji cyfrowej brak odpowiedniej struktury zabezpieczeń dla zdalnego dostępu utrudniał efektywny obieg danych między oddziałami. Klient potrzebował zatem kompleksowego rozwiązania, które zapewni centralne archiwizowanie dokumentów. Nowy system miał zoptymalizować pracę jednostki i obieg spraw między różnymi działami i placówkami.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
W pełni scentralizowany system zarządzania dokumentacją
Po przeprowadzeniu oceny różnych rozwiązań firma wybrała system elektronicznego zarządzania dokumentacją DocuWare. System okazał się zwycięzcą we wszystkich wymaganych funkcjach.
W trakcie wdrożenia rozwiązania klient przeprowadził kompleksową modernizację swojej infrastruktury IT. Zrezygnowano z lokalnych serwerów na rzecz chmury, która spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa. Dodatkowo system DocuWare zapewnia szyfrowanie dokumentów, eliminując tym ryzyko dostępu osób trzecich. Stopniowo wdrożono system obsługi, rozszerzając go na kolejne ośrodki medyczne.
Dzięki DocuWare udało się wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów we wszystkich oddziałach. Jednocześnie opracowano niezależny system archiwizacji i komunikacji dla obrazowania medycznego (RIS-PACS/VNA) w bardzo dobrej cenie. To ostatnie otwiera przed nami ogromne możliwości — powiedział Dyrektor ds. transformacji cyfrowej.
Obecnie elektroniczne zarządzanie dokumentacja poprzez system DocuWare jest wykorzystywane przez ponad 250 pracowników firmy. Rozwiązanie to bezproblemowo obsługuje różne formaty dokumentów, od zeskanowanych skierowań po obrazy DICOM i raporty medyczne audio.
Każdy zarchiwizowany dokument jest przypisany do identyfikatora pacjenta i transakcji dla danego leczenia. DocuWare pobiera również dodatkowe dane z systemu informatycznego, indeksuje i przechowuje dokumenty, a następnie przesyła informacje o dostępności z powrotem do systemu. Gdy wyniki badań są dostępne, pacjenci są automatycznie powiadamiani.
Łatwość zarządzania poprzez elektroniczny obieg dokumentów
Dzięki pełnej integracji z wewnętrznym systemem informatycznym, pracownicy praktycznie nie zauważają przejścia między znanym systemem a DocuWare. Mają bezpośredni dostęp do pełnej dokumentacji pacjenta za pomocą jednego przycisku. Jest to niezależne od placówki leczenia pacjenta. Mogą również łatwo przesyłać elektronicznie dokumenty pacjentom.
Dzięki DocuWare klient osiągnął wiele korzyści na różnych poziomach. Zamiast borykać się z papierową dokumentacją, personel szpitala teraz ma uporządkowany i łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. Elektroniczna baza dokumentów automatycznie dostarcza istotne dane z systemu dotyczące leczenia. Dzięki temu firma znacząco poprawiła jakość usług dla pacjentów, jednocześnie będąc w pełnej zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych.
System DocuWare okazał się rozwiązaniem, które spełniło wszystkie potrzeby i przyniosło realne korzyści w codziennej pracy. Dzięki temu firma może skoncentrować się na zapewnianiu najlepszej możliwej opieki medycznej pacjentom, w pełni wykorzystując zaawansowane technologie.
