Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej i szkołach jest aktualnie częścią systemu. Papierowe zarządzanie wielkimi bazami danych urzędu lub jednostek szkolnictwa wydaje się w dzisiejszych czasach coraz mniej możliwe.
Dział kadr z pewnej grupy szkół w Wielkiej Brytanii skorzystał z elektronicznego zarządzania dokumentacją i pozbył się dzięki temu całkowicie papieru. Grupa ta ma ponad 20 000 studentów w wieku od 16 do 19 lat.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Fuzja firm i form zarządzania dokumentami
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej zaczyna przechodzić do codzienności. Tak samo jak podobne systemy w szkolnictwie. Papierowe procesy w omawianej grupie uniemożliwiały bycie bardziej eko. Był to jednak czynnik, na którym w ostatnich latach bardzo zależało firmie.
Zespół początkowo dobrze sobie radził, podążając w stronę ekologicznych rozwiązań. Niestety, w lipcu 2017 nastąpiła fuzja z inną uczelnią. Wpłynęło to na sposób zarządzania dokumentacją. Fuzja pokazała różnice w zarządzaniu obu jednostek i zmusiła do działania.
Wprowadzenie systemu DMS, czyli elektronicznego zarzadzania dokumentacją, było początkowo zniechęcające przy rosnącej skali. Grupa uznała jednak, że aby poradzić sobie przy natłoku dokumentów, będzie musiała szybko interweniować. Koniecznym było znaleźć jedno rozwiązanie dla większości procesów. Potrzebny był przede wszystkim sprawny obieg dokumentów i treści w firmie. Ponadto solidne archiwum, szukanie informacji oraz śledzenie i obieg dokumentów i danych wszystkich jednostek kampusów.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Systemu eliminującego papier
“Nasz dyrektor generalny przyjrzał się aktualnym warunkom. Stwierdził, że naszym obowiązkiem jest podjęcie większych wysiłków w celu eliminacji papieru. Zwłaszcza jest to istotne w obliczu kolejnych fuzji uczelni na horyzoncie.”- wyjaśnia koordynator projektów HR w firmie.
Akta pracowników i studentów były wcześniej skanowane i przechowywane w ogromnych szafach na akta. W związku z tym dokumenty były słabo dostępne. Czasochłonne było zarówno ich szukanie jak i przetwarzanie. Ilość druku również negatywnie wpłynęła na zobowiązania szkoły w zakresie ochrony środowiska.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Umożliwiliśmy elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej i szkołach w okresie lockdownu dzięki DMS
W 2018 r. użyto po raz pierwszy systemu DMS w obiegu dokumentów. Zrobiono to aby zmienić niektóre przestarzałe procesy papierowe. Dodatkowo chciano poprawić zgodność, zwiększyć pamięć masową i zachęcić do nowych, bardziej ekologicznych sposobów myślenia. Rozwiązanie zostało wdrożone w dziale HR, aby obsługiwać akta osobowe pracowników. Głównym zadaniem było sprawdzenie, że dane pracowników można równie szybko przeszukiwać, jak i odzyskiwać. „Na wyciągnięcie ręki, tak opisałbym teraz pozyskanie danych. Możliwość zarządzania dokumentacją poprzez przeciąganie i upuszczanie z Outlooka do zasobów to prawdziwa nowość” – stwierdza koordynator. Jest to rewolucja w przechowywaniu danych.
Lepszy przepływ informacji i łatwość dostępu
Analiza procesów opartych na papierze pomogła nam określić problemy w firmie. Dzięki temu mogliśmy na nowo wyobrazić sobie, jak procesy w innych działach mogą być wydajniejsze. Usprawniliśmy dostęp i kwestię obiegu dokumentów wśród pracowników. Wszystko to przy zachowaniu możliwości śledzenia, edytowania i pobierania dokumentów w sposób zgodny z RODO.
„Mieliśmy jeden korytarz, w którym znajdowały się same szafki na akta. Mimo że skanowanie wszystkich tych dokumentów było gigantycznym zadaniem, cieszę się, że ich zawartość jest teraz bezpiecznie przechowywana w chmurze” – przyznała w rozmowie. Początki zawsze są trudne, ale takie narzędzia jak systemy DMS są niezbędne w dzisiejszych czasach w każdej rozwijającej się firmie.
Liczba dokumentów i danych, które są obecnie zarządzane cyfrowo, sięga tysięcy. Uczelnia osiągnęła więc swój cel, jakim było zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko. Poczyniła również ogromne oszczędności na papierze, wkładach do drukarek i innych materiałach. Oszczędza również czas swoich pracowników przy pracy z dokumentacją.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej i szkołach a lockdown
Fuzje z innymi lokalnymi uczelniami oznaczają konieczność regularnej zmiany miejsca przechowywania w firmie. „Obecnie mamy 25 użytkowników we wszystkich kampusach. Prawdziwą nową korzyścią z systemu DMS była możliwość dostępu do tych danych z domu bez korzystania z VPN. Wiele pracy po prostu nie mogło zostać wykonane przez personel w okresie lockdownu. Dzięki temu udało nam się uniknąć naprawdę trudnej sytuacji” – przyznał nasz rozmówca.
Bardzo łatwe w nauce rozwiązanie DMS
Zespół regularnie dzieli się ze sobą wskazówkami oraz opracował obszerny dokument dotyczący najlepszych praktyk. Koordynator dodaje: „W czasie tej podróży wiele się nauczyliśmy i wszystko przebiega sprawniej niż kiedykolwiek”.
Jaka jest przyszłość całego zespołu szkół? Życzymy, aby umacniał się w swojej podróży i czerpał z systemu DMS w obiegu dokumentów w innych działach.
