W sektorze kolejowym, gdzie przestrzeganie regulacji jest niezwykle ważne, skuteczne zarządzanie dokumentami elektronicznymi jest niezbędne. Firma działająca w branży produkcji komponentów kolejowych stanęła przed wyzwaniem — jak poprawić organizację i przechowywanie dokumentów, aby spełnić rosnące wymagania prawne. Dzięki wdrożeniu nowoczesnego systemu zarządzania bazą danych oraz cyfrowemu repozytorium dokumentów elektronicznych firma udało się usprawnić zarówno procesy operacyjne, jak i administracyjne. W efekcie osiągnęła większą efektywność i lepszą kontrolę nad swoimi działaniami. Sprawdź, jakie rozwiązania pozwoliły firmie na ten sukces!

Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Chaos w przechowywaniu i brak spójności w dokumentacji elektronicznej
Firma miała ewidentny problem z przechowywaniem i zarządzaniem dokumentami. Tradycyjne rozwiązania, oparte na lokalnej sieci, prowadziły czasami do przypadkowego usunięcia plików, a nawet całych folderów. Uniemożliwiało to znalezienie potrzebnych informacji i utrudniało spełnianie wymagań dotyczących przechowywania dokumentów.
Brak odpowiedniego systemu utrudniał także zarządzanie procesami reklamacyjnymi, gdzie kluczowy jest sprawny obieg dokumentów czy aktualizacja samych dokumentów w archiwum. Te zadania zajmowały naprawdę dużo czasu pracownikom, mimo wprowadzonej już w firmie komunikacji elektronicznej. Przedsiębiorstwo potrzebowało rozwiązania, które uporządkuje dokumenty i ułatwi codzienny przepływ pracy.
Problemem okazało się również usuwanie plików z systemu po ustalonym prawnie okresie przechowywania. Proces ten wymagał manualnego sprawdzania dokumentów i ich usuwanie z bazy danych przez pracowników.

CZEGO POTRZEBUJEMY:
Niezawodność, automatyzacja i szybki dostęp do dokumentów elektronicznych
Firma poszukiwała rozwiązania, które pozwoliłoby na skuteczne i bezpieczne zarządzanie dokumentami elektronicznymi. Kluczowym celem było stworzenie centralnej bazy dokumentów, która umożliwiłaby szybki dostęp do informacji w dowolnym miejscu i o każdej porze. Centralna baza danych musiałaby zapewnić pełne bezpieczeństwo wglądu i zarządzania dokumentami przez osoby uprawnione.
Kolejnym elementem, na którym zależało firmie była także automatyzacja obiegu dokumentów elektronicznych. Tu głównym celem było przyspieszenie codziennej pracy i zredukowanie czasu poświęcanego na rutynowe zadania administracyjne poprzez skuteczną komunikację elektroniczną.
Nowoczesny system zarządzania dokumentacją elektroniczną miałby za zadanie zintegrowanie istniejących procedur z nowym podejściem do zarządzania dokumentami. Nadrzędnym wymogiem było spełnienie regulacji prawnych dotyczących bezpieczeństwa danych i procedur archiwizacji przez wprowadzone rozwiązanie. To był główny priorytet przy poszukiwaniach systemu. Dzięki temu firma mogłaby uporządkować dokumentację operacyjną, materiały szkoleniowe oraz procedury z zachowaniem wszelkich środków bezpieczeństwa.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Wdrożenie nowoczesnego systemu zarządzania bazami danych
Firma zdecydowała się na wdrożenie systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną DocuWare, który spełnił wszystkie postawione wymagania. Skorzystano z doświadczenia i rekomendacji jednego z partnerów biznesowych, u którego rozwiązanie to przyniosło świetne wyniki w zarządzaniu informacją i komunikacji elektronicznej.
Migracja dokumentów do cyfrowej bazy trwała około 10 miesięcy, ale przyniosła bardzo pozytywne efekty:
- Zorganizowana baza dokumentów elektronicznych: Obecnie firma przechowuje ponad 718 000 dokumentów elektronicznych w DocuWare. Dzięki temu każdy dokument jest łatwo dostępny i automatycznie usuwany po upływie prawnego okresu archiwizacji. Oprogramowanie usprawniło zarządzanie zasobami i zapewnia bezpieczeństwo danych.
- Zautomatyzowane przepływy pracy: System obsługuje ponad 40 różnych przepływów pracy, takich jak procesy reklamacyjne czy aktualizacja dokumentacji technicznej. Wszystko działa na formularzach w postaci elektronicznej wprowadzanych do systemu. Inicjują one kolejne kroki w komunikacji elektronicznej i zapewniają odpowiednią sekwencję działań.
- Integracja z istniejącymi procedurami: Rozwiązanie, jakim jest system zarządzania bazami danych, pomógł firmie lepiej organizować dokumenty elektroniczne, zapewnić bezpieczeństwo ich przetwarzania i ułatwił codzienną pracę oraz współpracę z partnerami.
„Mamy ponad stu użytkowników i ponad terabajt miejsca w naszej szafie ds. zgodności, w której mieści się 718 000 dokumentów. Odkąd zainstalowaliśmy DocuWare w 2019 r., musieliśmy trzykrotnie zwiększyć naszą pojemność” – wspomina Globalny Inżynier ds. Zgodności firmy zapytany o efekty wprowadzenia rozwiązania.
Przejrzystość, oszczędność czasu i lepsza organizacja dokumentów elektronicznych
Nowoczesny system zarządzania dokumentami elektronicznymi DocuWare dał firmie pełną kontrolę nad obiegiem informacji. Usprawniło to kluczowe procesy administracyjne. Pracownicy teraz łatwo i szybko uzyskują dostęp do danych, co zwiększyło ich efektywność. System uporządkował dokumentację, przechowując ją w cyfrowych szafach. Są tam instrukcje, procedury, dokumenty szkoleniowe, certyfikaty, formularze i inne materiały operacyjne.
Zarządzanie dokumentami elektronicznymi w systemie DocuWare pozwala firmie przede wszystkim lepiej wykorzystywać swoje zasoby. To oznacza również lepszą dbałość o ich bezpieczeństwo. Automatyzacja procesów oraz lepsze zarządzanie dokumentami elektronicznymi pozwoliły firmie spełnić wymagania regulacji prawnych i odciążyć emocjonalnie pracowników z obowiązku ręcznego usuwania danych.
Firma zyskała solidne podstawy do dalszego rozwoju i cyfryzacji, otwierając nowe możliwości w zmieniającym się otoczeniu biznesowym. A czy Ty dbasz o efektywne zarządzanie dokumentami swojej firmy w postaci elektronicznej? Jeśli nie, zapraszamy — pomożemy dobrać najlepszy system zarządzania dla Twojego przedsiębiorstwa!
