Piotr Rozalski
Opiekun Dokumentów Elektronicznych
+48 604 486 714
prozalski@sietom.pl
DOKUMENTY ELEKTRONICZNE JAKO EFEKTYWNY SYSTEM ZARZĄDZANIA BAZĄ DANYCH I OBIEG DOKUMENTÓW W FIRMIE
Organizacja, która chce zredukować wydatki i zwiększyć poziom bezpieczeństwa danych i informacji, koniecznie powinna wdrożyć system zarządzania bazą danych i dokumenty elektroniczne do swoich procesów. Prawda jest taka, że część wydrukowanych dokumentów nigdy nie jest wykorzystywanych, albo od razu poddaje się je archiwizacji w specjalnie wygospodarowanych i opłacanych przestrzeniach. W ten sposób przedsiębiorstwa ponoszą zbędne koszty, które w skali roku mogą być naprawdę wysokie. Informacje zawarte na dokumentach są jednak nadal istotne i wymagają wykorzystania.
Jako firma oferująca klientom cyfrowe rozwiązania IT, za każdym razem z satysfakcją uczestniczymy w procesie wdrożenia systemu zarządzania drukiem u nowego klienta. Wiemy, jak systemy zarządzania bazą danych i dokumentami elektronicznymi mogą zmienić oblicze całej firmy! W dzisiejszych czasach liczą się jednak informacja, nie sam dokument, więc poniżej przedstawiamy przykłady zrealizowanych już wdrożeń systemów dokumentów elektronicznych w różnorodnych branżach.
Elektroniczne systemy zarządzania bazami danych to poważne oszczędności dla Twojej firmy!
Zarządzanie dokumentami elektronicznymi stało się obowiązkowym elementem funkcjonowania nowoczesnych przedsiębiorstw. Są to tak zwane systemy EZD, czyli elektronicznego zarządzania dokumentami. Wprowadzenie tych systemów zarządzania danymi i dokumentami elektronicznymi przynosi liczne oszczędności, które wpływają na efektywność i konkurencyjność firmy na rynku.
OSZCZĘDNOŚĆ FINANSOWA
Pierwszą i najważniejszą oszczędnością płynącą z używania dokumentów elektronicznych jest znacząca redukcja kosztów związanych z przechowywaniem i obsługą dokumentów papierowych. Brak konieczności drukowania, przechowywania w archiwach oraz przesłania dokumentów kurierem to konkretne oszczędności w budżecie firmy.
OSZCZĘDNOŚĆ MIEJSCA
Dzięki elektronicznemu przechowywaniu dokumentów przedsiębiorstwo może zredukować powierzchnię biurową potrzebną do przechowywania papierowych archiwów. To natomiast przekłada się na obniżenie kosztów wynajmu biura.
OSZCZĘDNOŚĆ CZASU
Systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi umożliwiają szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji, co znacząco skraca czas poszukiwania danych. Dzięki zaawansowanym funkcjom wyszukiwania i filtrowania pracownicy mogą błyskawicznie znaleźć potrzebne dane. Zwiększa to ich produktywność i pozwala skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.
Bezpieczeństwo dokumentów
oferują zaawansowane metody szyfrowania danych oraz funkcje kontroli dostępu
Spójność obieg dokumentacji
obieg dokumentów oraz informacji jest adekwatny do procesów komunikacji ustalonej w firmie
Spójna archiwizacja w firmie
Wszystkie dokumenty potrzebne do pracy są razem w jednym miejscu z uspójnioną archiwizacją
Szybki dostęp pracowników
Pracownicy mogą łatwo i szybko znaleźć potrzebne informacje, co znacząco przyspiesza obsługę klienta.
Lepsza koordynacja działań firmy
Mogą łatwo współdzielić dokumenty, wprowadzać poprawki i śledzić historię zmian, co prowadzi do większej przejrzystości i lepszej koordynacji działań.
Zrównoważony rozwój
Przejście na dokumenty elektroniczne przyczynia się do redukcji zużycia papieru. Można promować przedsiębiorstwo jako odpowiedzialne społecznie i ekologicznie.