Dziś omówimy kwestię zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej w firmie zajmującej się sprzedażą i dystrybucją artykułów spożywczych w Polsce. Klientem jest firma z 7 oddziałami w Polsce, która posiada ponad 60 pojazdów w tym m.in. samochody osobowe, ciężarowe, wózki widłowe. Tak duża flota wymaga od zespołu administracji ciągłego monitoringu terminów dokumentacji, takiej jak: badania pracownicze, uprawnienia, ubezpieczenia i przeglądy pojazdów, ewidencja napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych i umowy użytkowania pojazdów służbowych. Jak sobie z tym poradzili? Jakie rozwiązanie okazało się najlepsze? Na to wszystko mamy dla Was dzisiaj odpowiedź!
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Rosnąca ilość dokumentów i powiększająca się baza danych
W początkowym okresie działania firmy obsługa administracyjna kilkunastu pojazdów nie sprawiała problemu. Jednak z czasem flota znacznie urosła, pojawiło się w niej kilka marek i różnych modeli pojazdów. Oto kilka głównych wyzwań, w obliczu jakich stanęła firma:
- Różnorodność dokumentów i zadań: firma musiała śledzić terminy związane z różnymi typami dokumentów i zadań, takimi jak badania pracownicze, uprawnienia, ubezpieczenia, przeglądy pojazdów, ewidencja napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych, oraz umowy użytkowania pojazdów służbowych. Każdy z tych typów dokumentów ma inne wymagania i cykle czasowe.
- Duża liczba pojazdów i oddziałów: Zarządzanie terminami dla floty ponad 60 pojazdów rozlokowanych w 7 oddziałach jest komplikowane i czasochłonne. Konieczne jest skuteczne koordynowanie terminów i działań między różnymi lokalizacjami.
- Różnorodność floty: Flota składająca się z różnych typów pojazdów, takich jak m.in. samochody osobowe, ciężarowe i wózki widłowe. Są to pojazdy różnych producentów.
- Złożoność harmonogramów: Każdy pojazd ma różne harmonogramy serwisowania, napraw i przeglądów, co wymaga precyzyjnego zarządzania i planowania.
- Zarządzanie dokumentacją: Oprócz monitorowania terminów, istotne jest również skuteczne zarządzanie dokumentacją związaną z każdym pojazdem. Kluczowe jest, aby mieć łatwy dostęp do historii serwisowej, gwarancji, ubezpieczeń itp.
- Zapewnienie zgodności: Konieczne jest zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi i wymogami dotyczącymi eksploatacji, przeglądów technicznych, ubezpieczeń i innych dokumentów.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Bardziej efektywny system zarządzania bazą danych
Rozwiązania tych wyzwań szukaliśmy w systemach zarządzania flotą oferowanych przez dostawców pojazdów. Jednak każdy z tych systemów był dedykowany tylko do jednej marki. W praktyce oznaczało pracę na kilku równoległych systemach. Szukając rozwiązania, firma nie chciała jednak tak dezorganizować pracy zespołu administracji.
Poszukiwania skutecznego rozwiązania znacznie przyspieszyły, gdy okazało się, że w konkurencyjnej firmie doszło do pozornie mało istotnej sytuacji. Kierowca samochodu ciężarowego jadąc z dostawą drogich alkoholi do klienta, spowodował kolizję. Nikt nie ucierpiał, jednak w efekcie kierowca ciężarówki zjechał do przydrożnego rowu, co spowodowało przewrócenie się pojazdu i zniszczenie znacznej części towaru. Okazało się podczas czynności prowadzonych przez policję, że prawo jazdy kierowcy ciężarówki straciło ważność kilka dni wcześniej.
Następstwem tej sytuacji było pociągnięcie do odpowiedzialności kierowcy, pracodawcy i odpowiedzialność cywilnoprawna tej konkurencyjnej firmy. Dodatkowo wymagana była naprawa pojazdów (zarówno sprawcy, jak i poszkodowanego), wypłata odszkodowania po obu stronach, a także wystąpiła możliwość obarczenia mandatami i karami finansowymi za prowadzenie pojazdu ciężarowego bez prawa jazdy. W rezultacie ta sytuacja miała skutkować znacznymi kosztami finansowymi dla firmy oraz konsekwencjami prawno-karnymi dla kierowcy i pracodawcy.
W związku z powyższą sytuacją nasza omawiana firma postanowiła usystematyzować obieg dokumentów i informacji w bazach danych w trybie natychmiastowym. Z powodu chaotycznie zarządzanej dokumentacji o podobne przeoczenie nie było trudno. Idealnym rozwiązaniem, jakiego szukano, było zastosowanie systemu do monitorowania terminów i dokumentów, a także skutecznego koordynowania działań między różnymi działami i lokalizacjami. Idealnym więc wydało się poszukiwanie systemu zarządzania bazą w formie elektronicznej i wprowadzenia dokumentów elektronicznych.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Wprowadzenie dokumentów elektronicznych i list zadań
Finalnie, dzięki doradztwu Sietom i po przeprowadzeniu audytu potrzeb klienta, wybrano oprogramowanie DocuWare. W systemie zarządzania bazą w formie elektronicznej i dokumentami elektronicznymi DocuWare można zautomatyzować zarządzanie rutynowymi zadaniami. Ponadto, dzięki automatycznemu obiegowi informacji i danych nie trzeba tracić czasu na ich śledzenie.
Dzięki funkcji list zadań można wygodnie łączyć czynności dotyczące pojazdu i kilku obszarów związanych z jego użytkowaniem. Dokumenty elektroniczne, które nie spełniają już kryteriów, są archiwizowane. Zanim to jednak nastąpi DocuWare dopilnuje zawsze, by każda decyzja była podjęta na czas dzięki zaprogramowanym regułom.
Listy zadań a sprawny łańcuch obiegu dokumentów elektronicznych w systemie
Łańcuch obiegu dokumentów elektronicznych w firmie stał się dużo prostszy. Gdy nadchodzi termin wykonania zadania, (np. zlecenie wykonania przeglądu, termin ważności prawa jazdy) powiadomienie o tym zostaje wysłane automatycznie drogą mailową do odpowiedniej osoby, która procesuje sprawę dalej. Zadania i dokumenty elektroniczne są przesyłane w formie listy zadań odpowiedzialnym za nie pracownikom do wglądu i zatwierdzenia.
Gdy tylko dokumentacja elektroniczna jest w porządku, jest ona zatwierdzana, a powiadomienie wraz z danymi sprawy są przekierowywane w systemie do kolejnych pracowników. Po zrealizowaniu zadania, na dokumentach elektronicznych danej sprawy należy potwierdzić wykonanie poprzez podpis elektroniczny w systemie i załączenie dokumentacji.
Listy zadań w DocuWare znacznie upraszczają i przyspieszają wykonywanie zadań dzięki automatycznym powiadomieniom. Pozwalają one skompletować bieżące informacje i niezbędne dokumenty elektroniczne. Dzięki temu pracownicy na bieżąco monitorują terminy dokumentów elektronicznych, jak i efektywnie zarządzają całą bazą danych pojazdów.
Doświadczenia firmy udowodniły, że DocuWare jest wielofunkcyjnym narzędziem, które umożliwia kompleksową automatyzację wielu procesów. Dzięki możliwości indywidualnej konfiguracji systemu zarządzania bazą system zaspokoił kompleksowe potrzeby firmy.
Wprowadzenie systemu DocuWare pomogło w efektywnym zarządzaniu dokumentami, jak i umożliwiło panowanie nad terminami i informacjami dotyczącymi firmowej floty. Nie jesteś nadal pewien, czy potrzebujesz tego rozwiązania? Napisz do nas! Pomożemy dobrać najlepsze oprogramowanie zarządzania bazami danych i dokumentów elektronicznych dla Twojej firmy!
