W kontekście coraz większych oczekiwań w zakresie szybkości, precyzji i jakości usług, elektroniczne zarządzanie dokumentacją staje się nieodłącznym elementem funkcjonowania organizacji. Zwłaszcza widoczne jest to w organizacjach non-profit o charakterze medycznym.
Dziś przedstawiamy jeden z inspirujących przykładów wykorzystania nowoczesnych technologii w placówkach medycznych.
Mowa o wdrożeniu systemu EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentami) przez placówkę medyczną non-profit. Ich historia ilustruje, jakie wyzwania można pokonać dzięki cyfrowej transformacji oraz jakie korzyści mogą płynąć z elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Opóźnienia i niska efektywność przetwarzania faktur
Wprowadzenie technologii EZD w organizacji miało na celu rozwiązanie problemów związanych z opóźnieniami i niską efektywnością przetwarzania faktur i wyników badań. Przekładało się to również na jakość usług i opieki nad pacjentami. Laboratorium analizuje ponad 1800 próbek dziennie od pacjentów z 17 szpitali i 300 placówek i przynosi ono główny dochód roczny dla całej sieci.
Przed wprowadzeniem dokumentów elektronicznych pracownicy zszywali dokumentację papierową spraw, musieli wpisać manualnie numer konta i ręcznie indeksowali raporty laboratoryjne na każdy dzień. Gdy wszystkie dokumentacje były już uporządkowane, zszywki były usuwane, aby można je było zeskanować. Aby znaleźć takie pliki i informacje, pracownicy musieli przejrzeć archiwum z całego dnia, co sięgało nawet do ponad 5000 stron dokumentów i danych. Te papierowe wersje były następnie ponownie zszywane i dopiero po tym wszystkim wysyłane do działu rozliczeń.
Właśnie dlatego wprowadzenie dokumentów elektronicznych i pełna cyfryzacja danych były kluczowe dla całej organizacji. Przed wdrożeniem systemu, procesy oparte na dokumentach papierowych utrudniały szybkie i skuteczne zarządzanie dokumentacją oraz przepływem pracy.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Dokumenty elektroniczne, czyli elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji organizacji non-profit
Wyzwaniem było stworzenie efektywnego systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną.
Potrzebne było rozwiązanie, które umożliwi szybsze rozliczenie każdej próbki laboratoryjnej i dawałoby pracownikom łatwy dostęp do tych danych i spraw. Wykluczyłoby to obsługę papierowych danych, a co za tym idzie — zmniejszyłoby ryzyko błędów jednostki ludzkiej.
Cele były więc dosyć ambitne, w skrócie można je określić jako:
- Automatyzację procesów,
- Skrócenie czasu wystawiania rachunków,
- Usprawnienie udostępniania dokumentów pracownikom zajmującym się pacjentami, badaniami i rozliczeniami,
- Poprawienie standardów jakości obsługi i opieki nad pacjentami.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Kompleksowy system EZD, czyli zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej
Wdrożenie znanego systemu EZD o nazwie DocuWare stanowiło kluczowe i kompleksowe rozwiązanie, jakiego szukano. Dokumenty elektroniczne rozwiązały problemy związane z chaotycznym i powolnym przetwarzaniem dokumentacji w organizacji. System umożliwił skanowanie, indeksowanie i przechowywanie dokumentów elektronicznych eliminując potrzebę obsługi dokumentów papierowych.
Poprzez transformację na dokumenty elektroniczne zlecenia laboratoryjne zaczęły być skanowane i archiwizowane przy użyciu etykiet z kodami kreskowymi. To znacząco przyspieszyło proces indeksowania dokumentów. Dzięki integracji DocuWare z istniejącymi systemami, elektroniczną dokumentacją medyczną i oprogramowaniem laboratoryjnym personel miał łatwy dostęp do kluczowych informacji i danych pacjentów.
Ważnym aspektem dokumentów elektronicznych były też dostępy poza siedzibą firmy. System EZD był dostępny dla pracowników przy użyciu połączenia internetowego. Dzięki indywidualnym danym logowania z odpowiednim zabezpieczeniem proces był w pełni bezpieczny. Obecnie dokumenty laboratoryjne są współdzielone z wewnętrznym systemem i stanowią część karty pacjenta.
Dokumenty elektroniczne to nie tylko przyspieszenie procesów operacyjnych!
Wdrożenie systemu EZD miało znaczący wpływ nie tylko na przyspieszenie procesów przetwarzania dokumentów i danych faktur i próbek, ale także na poprawę obsługi klienta i opieki nad pacjentami. Decydującymi czynnikami sukcesu była nie tylko wysoka funkcjonalność systemu DocuWare, ale także wsparcie 24/7 i łatwa konfiguracja systemu.
Dzięki dokumentom elektronicznym pracownicy zyskali łatwy dostęp do informacji. Umożliwiło im to skuteczniejsze zarządzanie danymi i lepszą obsługę klientów. Eliminacja papierowych dokumentów przyczyniła się do zmniejszenia ryzyka błędów w danych.
Finałowy efekt? Cyfrowa transformacja dokumentów elektronicznych w laboratorium klinicznym nie tylko poprawiła jego efektywność operacyjną. W sposób bezpośredni przyczyniła się do podniesienia wyników finansowych, co jest wynikiem zwiększenia jego zdolności rozliczeniowej i skrócenia czasu wystawiania rachunków. Bardzo znacząco wpłynęło to również na podniesienie standardów opieki nad pacjentami i obsługi klienta. Poprawiono czas przetwarzania i realizacji faktur, przepływy pieniężne i obsługę klienta. – stwierdził Kierownik laboratorium zewnętrznego.
System dokumentów elektronicznych DocuWare na stałe zagościł w każdej jednostce przedsiębiorstwa, a nawet został rozszerzony o zarządzanie przyszłymi i stałymi zleceniami, które są teraz odpowiednio indeksowane w systemie.
