Dokumenty elektroniczne a branża lotnicza – czy jedno może istnieć bez drugiego? Branża lotnicza to jeden z najbardziej wymagających sektorów, jeśli chodzi o regulacje dotyczące procesów wewnętrznych, audytów i kontroli. Dokumentacja musi być przechowywana przez co najmniej 10 lat, a każde niedopatrzenie może mieć poważne konsekwencje. W tak skomplikowanych warunkach firma operująca flotą około 100 samolotów i zatrudniająca ponad 1600 pracowników stanęła przed poważnymi wyzwaniami. Były one związane ściśle z zarządzaniem dokumentami elektronicznymi i zarządzaniem informacją.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Granice archiwum papierowego i efektywnego wyszukiwania informacji
Dotychczasowe procesy opierały się na połączeniu dokumentacji papierowej i cyfrowych narzędzi, takich jak listy danych w Excel. Były one przesyłane e-mailami pomiędzy działami i audytorami zewnętrznymi. Taki model pracy był czasochłonny, podatny na błędy i brakowało mu transparentności. Fizyczne archiwum osiągnęło granice swojej pojemności, a wyszukiwanie dokumentów i jakichkolwiek informacji stało się zbyt wolne, co wpływało na efektywność codziennych działań. Z konieczności firma zaczęła szukać sposobu na zorganizowanie i bezpieczne przechowywanie dokumentów elektronicznych w bardziej zaawansowany sposób.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Elektroniczne archiwum dokumentów z dobrym zabezpieczeniem dokumentów
Potrzebne było kompleksowe rozwiązanie, które pozwoliłoby na pełną cyfryzację i przejście na dokumenty elektroniczne. Dodatkowo potrzebne było usprawnienie przepływu informacji między działami i zewnętrznymi partnerami. Wymagania firmy obejmowały:
- Zapewnienie zgodności z restrykcyjnymi normami branżowymi,
- Uproszczenie procesów związanych z audytami wewnętrznymi i zewnętrznymi,
- Szybki i prosty dostęp do danych i dokumentów elektronicznych,
- Możliwość pracy w czasie rzeczywistym z audytorami, niezależnie od stref czasowych,
- Zabezpieczenie informacji i danych przed utratą i nieautoryzowanym dostępem.
Analiza potrzeb firmy wykazała, że jedynie profesjonalny system zarządzania dokumentami elektronicznymi może sprostać tym wymaganiom i pozwolić na pełne przejście do archiwum dokumentów elektronicznych.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
dokumenty elektroniczne w systemie DocuWare wraz z elektronicznym archiwum dokumentów
Firma zdecydowała się na wdrożenie zaawansowanego systemu dokumentów elektronicznych DocuWare, który oferował bogaty zestaw funkcji w przystępnej formie chmurowej. Rozwiązanie to pozwoliło na pełną cyfryzację procesów związanych z obsługą dokumentów elektronicznych i ich archiwizacją.
Jednym z kluczowych obszarów, w którym system DocuWare, przyniósł największe korzyści, była obsługa konserwacji samolotów. Inżynierowie tworzą elektroniczne zlecenia serwisowe, które po wykonaniu są weryfikowane przez wewnętrzny zespół certyfikacyjny. Następnie proces trafia do audytorów zewnętrznych, którzy korzystają z udostępnionych cyfrowo dokumentów elektronicznych celem wystawienia raportu końcowego. Zamiast przesyłania skanów e-mailami, wszystkie pliki są teraz dostępne w formie elektronicznych folderów. Dzięki temu audytorzy otrzymują automatyczne powiadomienia o gotowości dokumentów do przeglądu wraz z listą kontrolną do każdego z nich.
Zabezpieczenie dokumentów elektronicznych a integracja z oprogramowaniem firmy
Proces audytowy jest wspierany przez elektroniczne formularze, które zapewniają zgodność z wymogami branżowymi i prawnymi. Gdy wszystkie kryteria są spełnione, system automatycznie generuje raport końcowy w postaci elektronicznej i przenosi go do bezpiecznego archiwum elektronicznych dokumentów. Dzięki integracji systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi z oprogramowaniem flotowym, użytkownicy mają bezpośredni dostęp do wszystkich niezbędnych danych i raportów.
Wdrożone rozwiązanie znacząco usprawniło kluczowe procesy biznesowe. Pracownicy zaoszczędzili czas, a dokumenty elektroniczne i dostęp do danych stały się łatwiejsze. Ponadto współpraca z audytorami odbywa się teraz szybciej i bardziej efektywnie w obecnym systemie archiwizacji. Co więcej, dzięki infrastrukturze chmurowej archiwizacja danych jest bezpieczna, a informacje dostępne w czasie rzeczywistym. Zapewnia to odpowiednie zabezpieczenie dokumentów w postaci elektronicznej.
Dokumenty elektroniczne pozwoliły również na lepszą kontrolę i optymalizację procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją. Stało się to fundamentem dalszego rozwoju firmy w dynamicznej branży lotniczej. Dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów firma ma pełną pewność, że jej dokumenty elektroniczne są bezpieczne, dostępne i zgodne z wymaganiami prawnymi.
Jeszcze nie przeniosłeś swojej firmy w erę digitalizacji? Nie zastanawiaj się dłużej — daj nam znać i przejdź na dokumenty elektroniczne jak najszybciej.
