W branży hotelarskiej i gastronomicznej wysoka jakość obsługi nie zaczyna się przy recepcji ani przy stoliku w restauracji. To, co widzi gość, jest efektem wielu procesów, które działają w tle. Każdego dnia realizowane są setki zadań operacyjnych, finansowych i administracyjnych. Wszystkie muszą przebiegać sprawnie i bez opóźnień, aby całość funkcjonowała bez zakłóceń.
W firmach zarządzających wieloma obiektami jednocześnie skala tych działań szybko rośnie. Im więcej lokalizacji, tym więcej dokumentów, rozliczeń i decyzji do podjęcia. Właśnie dlatego coraz większe znaczenie zyskują dokumenty elektroniczne. Ułatwiają one kontrolę nad procesami, przyspieszają obieg informacji i pozwalają szybciej reagować na zmiany.
W tym przykładzie pokazujemy, jak wprowadzenie dokumentów elektronicznych wsparło dynamiczny rozwój firmy działającej w obszarze zarządzania usługami gastronomicznymi. Cyfrowe podejście do dokumentacji pomogło uporządkować zaplecze administracyjne i stworzyć stabilną podstawę do dalszego rozwoju.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Rozproszone lokalizacje i dokumenty elektroniczne poza kontrolą firmy
Organizacja działała w branży zarządzania gastronomią hoteli, restauracji, muzeów i kawiarni. Prowadziła działalność w ponad 30 rozproszonych lokalizacjach. Każdy obiekt generował własne dokumenty sprzedażowe, kosztowe oraz kadrowe. Większość z nich powstawała w formie papierowej i regularnie trafiała do centrali firmy. Raz w tygodniu z poszczególnych lokalizacji wysyłano kurierem całe kartony z dokumentacją.
W praktyce oznaczało to, że centrala otrzymywała dokumenty z opóźnieniem. Dokumenty elektroniczne funkcjonowały jedynie częściowo lub wcale, dlatego dostęp do kluczowych danych był przesunięty nawet o kilka dni. W tak dynamicznej branży tego typu opóźnienia utrudniały szybkie reagowanie na zmiany kosztów, sprzedaży czy sytuacji kadrowej.
Centralny dział księgowości pracował na dokumentach, które docierały w różnym czasie i w różnych formatach. Część była niekompletna, część wymagała dodatkowych wyjaśnień. Przy rosnącej liczbie lokalizacji brak spójnego systemu opartego na dokumentach elektronicznych generował nie tylko koszty logistyczne, ale także ryzyko błędów i przeciążenie zespołów. Im większa była skala działalności, tym trudniej było utrzymać kontrolę nad przepływem informacji.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Program do zarządzania dokumentacją dostępny w czasie rzeczywistym
Organizacja chciała odejść od pracy opartej na papierze i wprowadzić prostszy, bardziej uporządkowany model działania. Celem było stworzenie takiego środowiska, w którym dokumenty elektroniczne są dostępne od razu po ich utworzeniu – bez względu na to, w którym oddziale powstały i kto ich potrzebuje. Liczył się szybki dostęp do informacji oraz pewność, że każdy pracuje na tej samej, aktualnej wersji dokumentu elektronicznego.
Potrzebne było rozwiązanie, które pozwala skanować dokumenty na miejscu, automatycznie je opisywać i zapisywać w jednym, wspólnym systemie. Dokumenty elektroniczne miały trafiać do centralnego repozytorium, gdzie są bezpiecznie przechowywane i łatwe do odnalezienia. Dzięki temu pracownicy nie muszą przeszukiwać maili, folderów ani segregatorów.
Równie ważne było to, aby dokumenty elektroniczne realnie ułatwiały codzienną pracę księgowości, działu HR oraz kadry zarządzającej. Nowy system miał ograniczyć ręczne przepisywanie danych, zmniejszyć liczbę pomyłek i przyspieszyć obieg dokumentów. Jednocześnie nie mógł wprowadzać dodatkowych, skomplikowanych procedur. Administracja miała stać się prostsza, a nie bardziej czasochłonna. Było to szczególnie ważne dla pracowników operacyjnych, dla których dokumenty nie są głównym obszarem odpowiedzialności.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Kompleksowy system dokumentów elektronicznych w chmurze
Postawiono na znany system chmurowy DocuWare Cloud. Oprogramowanie pozwoliło ujednolicić sposób pracy z dokumentami elektronicznymi we wszystkich lokalizacjach. Dziś dokumenty są skanowane lokalnie, automatycznie indeksowane przy użyciu OCR i przesyłane do centralnego systemu. Takie dokumenty elektroniczne trafiają natychmiast do działu księgowości firmy, który ma pełną widoczność procesów w czasie rzeczywistym.
W pełni zautomatyzowany obieg sprawił, że dokumenty elektroniczne przechodzą przez procesy zatwierdzania bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Elektroniczne formularze i automatyzacje pozwoliły uporządkować przepływ informacji i wyeliminować tzw. „wąskie gardła”. System dokumentów elektronicznych DocuWare Cloud stał się głównym nośnikiem danych firmy.
Dokumenty elektroniczne, które porządkują finanse i codzienną pracę zespołów
Nowy model pracy i system DocuWare Cloud umożliwiły dostęp do danych i dokumentów elektronicznych tego samego dnia, bez kosztów wysyłki i opóźnień. Księgowość zyskała narzędzie do bieżącej kontroli finansów, a dokumenty elektroniczne mogą być łatwo przeglądane, komentowane i zatwierdzane przez pracowników firmy.
Rozwiązanie szybko objęło również obszar HR, gdzie dokumenty elektroniczne wspierają bezpieczne przechowywanie akt pracowniczych i danych kadrowych. Organizacja odzyskała przestrzeń biurową, a dokumenty elektroniczne stały się wspólnym punktem odniesienia dla wszystkich działów. Dziś dokumenty elektroniczne wspierają rozwój firmy, zwiększają efektywność i pozwalają zespołom skupić się na jakości usług.
A czy Ty korzystasz już z takiego zabezpieczenia danych i usprawnienia obiegu dokumentów w swojej firmie?
