Wraz ze wzrostem liczby dokumentów nawet dobrze poukładane procesy papierowe zaczynają zawodzić. Rodzinne przedsiębiorstwo działające w kilku lokalizacjach w jednym regionie stanęło przed typowym, ale wymagającym wyzwaniem. Jak sprawnie obsługiwać tysiące faktur, zachować kontrolę nad kosztami, utrzymać spójność cen we wszystkich placówkach i jednocześnie odciążyć zespoły od ręcznej, czasochłonnej pracy.
Przełomem okazały się dokumenty elektroniczne oraz konsekwentna digitalizacja dokumentów. Uporządkowały one informacje i zamieniły codzienną pracę z papierem w przejrzysty, łatwy do zarządzania proces. Zostań z nami i sprawdź, jak dokumenty elektroniczne usprawniły inne procesy tego przedsiębiorstwa.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Ogrom papieru, złożone procesy i brak przejrzystości
Setka menedżerów odpowiadała za zakupy w wielu lokalizacjach. Naturalnie generowało to trudności w porównywaniu kosztów oraz chaos informacyjny. W kulminacyjnym momencie firma przetwarzała ponad 2500 papierowych faktur tygodniowo.
Papierowe procesy zaczęły bardzo odczuwalnie spowalniać firmę. Brak szybkiego wglądu w dane, trudności w analizie cen, ograniczone możliwości badania kosztów i nieefektywne przekazywanie dokumentów między oddziałami prowadziły do realnych strat czasu.
Tradycyjne archiwum zajmowało miejsce, które mogło zostać wykorzystane znacznie lepiej. Firma przechowywała papierowe faktury przez 18 miesięcy – co oznaczało 30 pełnych szafek, więc odnalezienie czegokolwiek przypominało pracę detektywistyczną. Co więcej, audyty wymagały wielogodzinnej pracy zespołu księgowego wśród tych właśnie szafek.
Dopiero kompleksowe podejście oparte na dokumentach elektronicznych dało szansę na uporządkowanie całego obiegu informacji.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Przejrzystości i automatyzacji, czyli dokumentów elektronicznych
Aby usprawnić codzienną pracę i zwiększyć efektywność operacyjną, potrzebne było rozwiązanie, które naturalnie zastąpi papierowe faktury dokumentami elektronicznymi. Miało umożliwić pełną digitalizację dokumentów i zapewnić szybki dostęp do danych z każdej lokalizacji. Równie ważna była integracja z systemem księgowym, łatwiejsza analiza kosztów i porównywanie cen dostawców. Od strony pracowników ważne było ograniczenie błędów i odciążenie zespołów od ręcznej pracy.
Dzięki temu dokumenty elektroniczne zaczęły realnie wspierać codzienne działania — zamiast być jedynie cyfrową wersją papieru. Celem nie była sama modernizacja procesów, lecz stworzenie spójnego środowiska, w którym dokumenty elektroniczne i digitalizacja dokumentów stanowią solidną podstawę efektywnego zarządzania.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Inteligentne indeksowanie, integracja i pełna digitalizacja dokumentów
Firma zdecydowała się na wdrożenie DocuWare – rozwiązania, które idealnie dopasowało się do skali jej potrzeb. Wybór był podyktowany zarówno niską ceną, jak i funkcjonalnością. System umożliwił nie tylko automatyczne przechowywanie faktur jako dokumentów elektronicznych. Dał również najważniejszą funkcję szybkiego indeksowania i odczytywania faktur dzięki funkcji inteligentnego rozpoznawania danych. Dzięki temu dokumenty elektroniczne stały się centralnym elementem codziennej pracy zespołów.
Najważniejsze elementy wdrożenia:
Pełna digitalizacja dokumentów, która zamieniła papierowe faktury w łatwo dostępne dokumenty elektroniczne,
Dokumenty elektroniczne automatycznie importowane do wewnętrznego systemu,
Eliminacja podwójnego wprowadzania danych i ograniczenie liczby błędów,
Możliwość błyskawicznego sprawdzania cen, historii transakcji i statusu płatności w dokumentach elektronicznych,
Uproszczone kontakty z dostawcami dzięki natychmiastowemu wglądowi w szczegóły faktur w formie dokumentów elektronicznych,
Trzykrotne zmniejszenie liczby tzw. touch points – faktura, która wcześniej była „dotykana” ok. 10 razy, teraz wymagała zaledwie 3 interakcji,
Znaczne przyspieszenie audytów – audytorzy korzystają z wyszukiwarki DocuWare, pracując bezpośrednio na dokumentach elektronicznych, bez angażowania pracowników działu księgowości.
W efekcie dokumenty elektroniczne poprawiły wydajność zespołów, przejrzystość danych i jakość podejmowanych decyzji biznesowych.
Efekty: spójne ceny, lepsze decyzje i sprawniejsza praca całej organizacji dzięki dokumentom elektronicznym i digitalizacji dokumentów archiwalnych
Największą rewolucją okazała się możliwość łatwego badania kosztów. Po wdrożeniu dokumentów elektronicznych menedżerowie wychwycili, że ten sam dostawca stosował różne ceny dla różnych sklepów. Dzięki szybkiemu porównaniu danych dostępnych w dokumentach elektronicznych mogli skutecznie renegocjować warunki i zapewnić jednolite, uczciwe ceny we wszystkich lokalizacjach.
Digitalizacja dokumentów poprawiła też obsługę dostawców. Teraz informacje o płatnościach są dostępne od ręki w systemie dokumentów elektronicznych. Znacząco skróciło to czas potrzebny na wyjaśnianie nieścisłości.
Pracownicy mogą w każdej chwili wrócić do historii zamówień, sprawdzić, czy towar nie był uszkodzony, czy nota kredytowa została wystawiona prawidłowo, a audyty przebiegają dziś bezpośrednio w systemie. Wszystko na podstawie dokumentów elektronicznych.
Cyfrowe archiwum zastąpiło dziesiątki szafek, uwalniając cenną przestrzeń biurową – a to tylko pierwszy etap dalszej transformacji, jaką umożliwia DocuWare. Firma już planuje, w jakich kolejnych obszarach dokumenty elektroniczne mogą przynieść jeszcze większą wartość.
Oparcie procesów na dokumentach elektronicznych pozwoliło sprzedawcy produktów spożywczych premium uporządkować pracę z fakturami, szybko analizować koszty i zapewnić spójność cen we wszystkich lokalizacjach. Zespoły zyskały przejrzystość, oszczędność czasu i realne wsparcie w codziennych zadaniach.
DocuWare pokazuje, że dokumenty elektroniczne mogą być nie tylko cyfrowym archiwum, ale fundamentem sprawnie działającej organizacji. Zainteresowany? Skontaktuj się z nami i przekonaj się sam, jak DocuWare może zmienić Twoją firmę.
