Scroll Top

Dokumenty elektroniczne jako niezbędny system zarządzania dokumentacją w sieci supermarketów

Historia kolejnego klienta, jakim jest sieć supermarketów, zaczęła się ponad 30 lat temu. Od tamtego czasu firma ewoluowała i obecnie zarządza 27 supermarketami. W 2022 roku firma zanotowała sprzedaż na poziomie około 160 mln dolarów, zatrudniając ponad 1500 pracowników. Jednak rozwój sprzedaży nie nadążał za rozwojem technologicznym firmy. Dziś wyjaśnimy, jak w prosty sposób przedsiębiorstwo nadgoniło ten aspekt i jak dokumenty elektroniczne pomogły wszystkim w codziennej pracy.

Z czym się mierzymy:
Brak przejrzystości dokumentów księgowych

Początkowo, przeniesiono do postaci elektronicznej ponad 10 000 faktur miesięcznie. Było to możliwe za pomocą systemu zarządzania dokumentacją. Mimo tego zabiegu dokumenty były nadal przekazywane w formie papierowej.

Dział księgowości wysyłał faktury do konkretnych osób, a dopiero po ręcznym zatwierdzeniu dokumentów papierowych dokonywał płatności. To prowadziło do opóźnień w płatnościach, gubienia faktur, utratą rabatów i problemów z dostawcami.

Brak dokumentów elektronicznych był coraz bardziej odczuwalny przez wszystkich pracowników.

dokumenty elektroniczne w supermarketach

CZEGO POTRZEBUJEMY:
Rozszerzenie systemu zarządzania dokumentami o nowe funkcje

Nowe przepisy w kraju funkcjonowania firmy wprowadziły obowiązek stosowania faktur w całości w formie elektronicznej. Skłoniło to kierownictwo do dokładnej analizy dostępnych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi. Od 2014 roku  sieć korzystała z oprogramowania DocuWare. Niestety, na początku używano go jedynie do archiwizacji dokumentów już po „papierowym” obiegu po całej firmie. 

Narodziła się potrzeba centralnego zarządzania informacjami. Oznaczało to również możliwość składania podpisu elektronicznego. To wprowadziłoby całkowity obieg dokumentacji w postaci elektronicznej od początku do końca procesu.

JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
dokumentY elektronicznE i rozwiązaniE chmurowe

Po przeprowadzeniu starannej oceny używany do tej pory system DocuWare wyłonił się jako najbardziej efektywne narzędzie do zarządzania dokumentami elektronicznymi. Odpowiadał on potrzebom firmy zwłaszcza pod kątem zdolności do cyfrowego obiegu dokumentów. To odkrycie miało miejsce krótko przed wybuchem pandemii w 2020 roku.

Firma postanowiła wówczas rozbudować platformę DocuWare o hybrydowe rozwiązanie lokalne i oparte na chmurze. Cały proces modernizacji został przeprowadzony zdalnie przez partnera DocuWare. Korzyści z tego działania były natychmiastowe, co potwierdził kierownik do spraw procesów. Stwierdził, że dzięki DocuWare zwiększyła się produktywność zespołu. System umożliwił pracownikom efektywniejsze wykonywanie zadań dzięki obiegowi dokumentów elektronicznych.

Obecnie całkowicie zrezygnowano z tradycyjnych faktur papierowych. DocuWare otrzymuje i przechowuje dokumenty elektroniczne w archiwum. Następnie przekazuje je do zatwierdzenia podpisem elektronicznym do konkretnych osób. Cyfrowe listy zadań i podpisy umożliwiają płynne przekazywanie dokumentów przez dział księgowości do innych działów. Tam są one przetwarzane i ostatecznie opłacane.

dokumenty elektroniczne w supermarketach

dokumentY elektronicznE WSPARCIEM INNYCH DZIAŁÓW

Poza księgowaniem firma dostosowała 30 innych procesów do pracy z systemem DocuWare. Zarządzanie dokumentami elektronicznymi wykorzystano też do wsparcia działów HR i administracji.

Dzięki wprowadzeniu dokumentów elektronicznych możliwe jest raportowanie kosztów podróży i zarządzanie umowami pracowników zdalnie. Elektroniczne podpisy pozwalają również na zdalne zawieranie umów z dostawcami.

Wprowadzenie tego rozwiązania miało kluczowe znaczenie zwłaszcza w czasie pandemii. Dzięki dokumentom elektronicznym umożliwiono pracownikom elastyczną pracę. Skrócenie czasu przetwarzania przekłada się również na korzyści zewnętrzne, takie jak uzyskiwanie rabatów od dostawców za terminowe płatności.

Cały system przepływów pracy stał się bardziej transparentny. Cyfrowe zatwierdzanie dokumentów elektronicznych umożliwia śledzenie każdego etapu procesu. Jednak najbardziej znaczącym rezultatem jest znaczny wzrost ogólnej produktywności. Dzięki temu firma może utrzymać koszty osobowe na niskim poziomie, nawet w obliczu dynamicznego rozwoju firmy.

WIĘCEJ INFORMACJI docuware@sietom.pl

Preferencje prywatności
Kiedy odwiedzasz naszą stronę, może ona przechowywać przez Twoją przeglądarkę informacje z określonych usług, zazwyczaj w postaci plików cookies. Tutaj możesz zmienić swoje preferencje prywatności. Należy pamiętać, że zablokowanie niektórych rodzajów plików cookie może mieć wpływ na korzystanie z naszej witryny i oferowanych przez nas usług.