Duże korporacje działające w wielu krajach często mierzą się z wyzwaniami związanymi z różnorodnością procesów administracyjnych i finansowych. Brak jednolitego systemu zarządzania dokumentami może prowadzić do nieefektywności, opóźnień oraz błędów w przetwarzaniu faktur i innych dokumentów księgowych. Dlatego w 2021 roku duży producent sprzętu elektronicznego podjął decyzję o wdrożeniu nowoczesnego systemu DMS, który umożliwił automatyzację procesów i standaryzację operacji.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Brak zabezpieczenia dokumentów i scentralizowania systemu zarządzania dokumentami
Firma jest jednym z przodujących producentów drukarek, skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych, a także maszyn do etykietowania, szycia i haftu. Dziś zajmiemy się spółką wspierającą działania korporacji na terenie 16 krajów europejskich. Przez lata firma funkcjonowała na podstawie zróżnicowanych procesów księgowych. Były one definiowane indywidualnie przez każdą organizację krajową. W praktyce oznaczało to znaczne rozbieżności w podejściu do obsługi faktur, które w większości przypadków występowały w formie papierowej. Przepływ informacji był nieefektywny, czasochłonny i kosztowny.
Pandemia COVID-19 oraz regulacje dotyczące pracy zdalnej dodatkowo uwypukliły problemy związane z brakiem centralnego systemu do zarządzania dokumentami księgowymi. Opóźnienia w zatwierdzaniu, ryzyko błędów i duplikatów, ograniczony dostęp do dokumentacji z poziomu pracy zdalnej czy utrudnione audyty stały się realnym zagrożeniem dla płynności działania organizacji. Postanowiono coś z tym zrobić i wprowadzić ułatwienia dostępu do dokumentacji w formie elektronicznej.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Systemu dokumentów elektronicznych
Celem strategicznym firmy była ogólnoeuropejska standaryzacja procesów finansowych poprzez wdrożenie zintegrowanego systemu do obsługi dokumentów elektronicznych. Nowe narzędzie miało umożliwić cyfryzację faktur przychodzących, obiegu dokumentów elektronicznych i wykorzystanie podpisu elektronicznego w wielu scenariuszach biznesowych.
Do kluczowych cech, jakich poszukiwano, należały:
szybka implementacja w każdym z 16 krajów (maksymalnie 8 tygodni),
intuicyjna obsługa i łatwość dostępu w formie elektronicznej dla ponad 500 pracowników,
możliwość integracji z systemem SAP,
zautomatyzowane procesy obiegu faktur i innych informacji i dokumentów elektronicznych,
kontrola historii dostępu i zatwierdzeń oraz zgodności audytowej,
bezpieczne zastosowanie podpisu elektronicznego zgodnego z przepisami lokalnymi i europejskimi.
Wiadome było, że firmę czeka cyfryzacja i wprowadzenie dokumentów w formie elektronicznej. Jednak pozostało pytanie — jaki dokładnie system spełni wszystkie wspomniane wymogi dotyczące zabezpieczeń i zarządzania informacją?
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Ujednolicony system dokumentów w formie elektronicznej w całej Europie
Po analizie kilku opcji zdecydowano się na rozwiązanie DocuWare Cloud, już sprawdzone w niemieckim oddziale firmy. Wdrożenie rozpoczęto od Wielkiej Brytanii, następnie rozszerzając je na kolejne kraje.
Proces przetwarzania dokumentów elektronicznych zaczyna się od wysyłki faktury na dedykowaną skrzynkę e-mail. DocuWare automatycznie importuje dokumenty elektroniczne, indeksuje je i uruchamia spersonalizowany, wieloetapowy proces akceptacji. W zależności od kwoty faktura przekazywana jest do jednej lub kilku osób decyzyjnych. Następnie osoby te otrzymują automatyczne powiadomienia e-mail z linkiem do dokumentu elektronicznego. Koniec z wydrukami i marnowaniem papieru. Wszystkie informacje są teraz dostępne bezpośrednio w systemie dokumentów elektronicznych i dostępne w każdej chwili.
Każda decyzja zatwierdzająca rejestrowana jest automatycznie i potwierdzana dodatkowo podpisem elektronicznym. Po zatwierdzeniu dane przesyłane są do SAP, gdzie następuje księgowanie. Dokumenty elektroniczne są przechowywane równolegle w DocuWare i w SAP, co ułatwia szybkie wyszukiwanie informacji oraz archiwizację.
Wymierne efekty wprowadzenia dokumentów elektronicznych i usunięcia papieru z księgowości
Nowy system został entuzjastycznie przyjęty przez użytkowników. Możliwość pracy zdalnej z dokumentami elektronicznymi i elastyczność procesu decyzyjnego skróciła czas reakcji oraz wyeliminowała konieczność fizycznej obecności w biurze. Automatyczne wykrywanie duplikatów, bezbłędna archiwizacja oraz kontrola obiegu dokumentów elektronicznych z podpisem elektronicznym znacznie usprawniły codzienne zadania. Sprawny system dokumentów elektronicznych pozwolił na większą kontrolę nad nieautoryzowanymi dostępami i większy spokój w sytuacji audytów.
W rezultacie organizacja nie tylko zyskała jednolity, cyfrowy system zarządzania dokumentami elektronicznymi. Zyskała również solidną podstawę do dalszej digitalizacji: zarządzania zamówieniami, umowami i innymi procesami z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych i podpisu elektronicznego.
Dzięki DocuWare firma wzmocniła swoje kompetencje operacyjne, zwiększyła zgodność z regulacjami i poprawiła ergonomię pracy. Dokumenty elektroniczne są teraz podstawą działania organizacji, a podpis elektroniczny stał się codziennym narzędziem pracy dla setek użytkowników w 16 krajach Europy.
