Scroll Top
  • Home
  • ⌂ Case studies
  • Dokumenty elektroniczne – efektywne zarządzanie dokumentacją techniczną i finansową w branży mleczarskiej
Dokumenty elektroniczne – efektywne zarządzanie dokumentacją techniczną i finansową w branży mleczarskiej

Branża mleczarska nie od dziś aktywnie korzysta z nowoczesnych technologii, by usprawnić swoje działania. Jednym z głównych kroków w tej przemianie jest wprowadzenie systemu dokumentów elektronicznych do zarządzania dokumentacją techniczną i finansową.

W dzisiejszym tekście przyjrzymy się, jak duża firma mleczarska wykorzystała nowoczesne rozwiązania cyfrowe, by uprościć swoje procesy zarządzania dokumentacją techniczną, jak i finansową. Omówimy wyzwania, jakie musiała pokonać, oraz sposób, w jaki wdrożenie systemu dokumentów elektronicznych poprawiło jej wydajność i obsługę klienta. 

Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Chaos w fakturach i brak możliwości namierzenia dokumentacji

Wprowadzenie technologii cyfrowej do zarządzania dokumentacją w omawianej firmie było reakcją na pewne wyzwania, z którymi przedsiębiorstwo mierzyło się od dawna. Problemy związane były z chaosem w dokumentacji papierowej. Wiele dokumentów, takich jak faktury od dostawców, umowy i inne pokwitowania, było co tydzień przesyłanych tam i z powrotem między poszczególnymi zakładami produkcyjnymi a siedzibą główną. Skutkowało to licznymi opóźnieniami w zatwierdzaniu i płatnościach, zwłaszcza podczas przetwarzania faktur.

Dodatkowo zauważono doskwierający brak możliwości łatwego śledzenia dokumentów. Problem dotyczył zarówno zarządzania dokumentacją techniczną, produktową, jak i faktur finansowych. Papierowe wersje krążyły czasami po kilku oddziałach, zanim trafiły do celu, czyli siedziby głównej. Dlatego zaczęto myśleć o przejściu na dokumenty elektroniczne

zarządzanie dokumentacją techniczną

CZEGO POTRZEBUJEMY:
Bardziej efektywnego zarządzania dokumentacją techniczną i finansową

Stojąc przed wyzwaniem obsługi ogromnej ilości dokumentów, firma zdawała sobie sprawę z potrzeby wprowadzenia bardziej efektywnego systemu zarządzania dokumentacją. Z uwagi na ponad 100 użytkowników zaangażowanych w procesy dokumentacyjne, konieczność ich usprawnienia była nie tyle istotna, ile niezbędna dla płynnego funkcjonowania firmy.

Wdrożenie systemu dokumentów elektronicznych miało na celu przede wszystkim zwiększenie przejrzystości i usprawnienie przepływu dokumentów. Dzięki cyfrowemu rozwiązaniu można było łatwiej monitorować i kontrolować przepływ danych. Firmie zależało na wyeliminowaniu opóźnień i błędów, które często występują przy obsłudze dokumentacji papierowej.

Poza tym system zarządzania dokumentacją techniczną i finansową umożliwiłby szybki dostęp do informacji i danych, co było istotne. Miało to spore znaczenie zwłaszcza w kontekście bardziej efektywnego zarządzania operacjami. Współpraca między działami stałaby się dużo łatwiejsza dzięki odgórnemu systemowi zarządzania dokumentami elektronicznymi.

zarządzanie dokumentacją techniczną

JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
System dokumentów elektronicznych

Wprowadzenie platformy zarządzania dokumentami DocuWare przyniosło radykalną zmianę w sposobie przetwarzania dokumentów. Zaledwie kilka tygodni po wdrożeniu firma przetwarzała już cyfrowo ponad 4000 dokumentów miesięcznie. System dokumentów elektronicznych pozwolił na automatyczne rozpoznawanie typu dokumentu oraz definiowanie etapów zatwierdzania, co znacząco przyspieszyło i poprawiło przejrzystość wewnętrznych procesów. Ponadto DocuWare zapewnił bezpieczny dostęp do dokumentów elektronicznych tylko dla autoryzowanych użytkowników, co przyczyniło się do poprawy bezpieczeństwa wewnętrznego.

Ciągłe doskonalenie dzięki dokumentom elektronicznym

Dzięki dokumentom elektronicznym w systemie DocuWare praktycznie wszystkie procesy biznesowe przebiegają teraz szybciej i wydajniej. Dzięki temu pracownicy mogli skupić się na ważniejszych aspektach swojej pracy, zamiast tracić czas na ręczne przetwarzanie i przesyłanie informacji papierowych między oddziałami. Oszczędzają oni cenny czas dzięki cyfrowemu dostępowi do danych, z których można korzystać z dowolnego miejsca. Ostatecznie, wprowadzenie systemu dokumentów elektronicznych przyczyniło się do podniesienia efektywności operacyjnej oraz poprawy jakości obsługi klienta w firmie.

DocuWare łączy proste procesy z niezwykle wysokimi standardami bezpieczeństwa. Obecnie jedyną rzeczą, jaką muszą zrobić nasi menedżerowie, aby przetwarzać dokumenty, jest kliknięcie jednego przycisku — DocuWare następnie przejmuje proces przetwarzania, w pełni automatycznie. – przyznał Menedżer HR.

 Opierając się na bardzo pozytywnych doświadczeniach z systemem, przedsiębiorstwo planuje również rozwijać zarządzanie dokumentacją elektroniczną w dalszych procesach firmy z pomocą systemu DocuWare.

Firma ta jest świetnym przykładem, jak efektywny system zarządzania dokumentacją techniczną, księgową i produktową może wspomóc procesy i rozwój całej firmy. Jeśli nie korzystasz jeszcze z dokumentów elektronicznych w swojej firmie — zadbaj o porządny system zarządzania informacjami i uporządkowaniem danych już dziś! Nie pozwól, aby rozwój firmy i poszczególnych projektów przyprawiał o ból głowy Twój dział księgowości, a pracownicy skupiali się na procesach porządkowania danych i dokumentów, zamiast rozwijać to, co ważne dla Twojego przedsiębiorstwa.

ZWIĘKSZONA EFEKTYWNOŚĆ

PRECYZYJNA LOKALIZACJA

REDUKCJA KOSZTÓW

BEZPIECZEŃSTWO