W dzisiejszych czasach cyfrowa transformacja staje się kluczowym elementem prowadzenia biznesu. Wiedzą o tym firmy z różnych branż i szukają automatyzacji do usprawnienia swoich procesów operacyjnych. Branża turystyczna również nie stoi w miejscu. Coraz częściej sięga po innowacyjne rozwiązania, aby zwiększyć efektywność i poprawić jakość obsługi klienta.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
zawodność dotychczasowych systemów zarządzania dokumentacją
Jednym z pionierów cyfryzacji było biuro podróży z południowej Afryki. Jednym z obszarów, który wymagał optymalizacji u tego klienta, było efektywne zarządzanie procesami wewnętrznymi i dokumentacją. Najbardziej problematyczny stał się temat obiegu informacji i archiwizacji dokumentów klientów. Operator oferujący wakacje na pięknej wyspie Mauritius podjął wyzwanie usprawnienia swojego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Niezawodny i elastyczny system do kompleksowej opieki dokumentami
Konieczne było posiadanie niezawodnego systemu zarządzania i przechowywania dokumentacji. W tej sytuacji dokumentacja elektroniczna stała się koniecznością. Nasiliło się to zwłaszcza w obliczu dynamicznego rozwoju firmy. Wiązało się to ze wzrostem liczby rezerwacji. Co idzie za większym ruchem? Jednoczesna potrzeba szybkiego dostępu do informacji przez różne działy i pracowników firmy.
Dotychczasowe próby wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją nie przyniosły w pełni oczekiwanych efektów. Istniejące systemy nie sprostały rosnącym wymaganiom operacyjnym w firmie. Przede wszystkim nie zaspokajały potrzeb w zakresie archiwizacji wiadomości e-mail. Zmagano się również z tematem udostępniania dokumentów pracownikom konkretnych działów.
To stanowiło wyzwanie w firmie. Teraz przedsiębiorstwo nie tylko musiało radzić sobie z ogromnym wolumenem dokumentacji. Potrzebowało również zapewnienia bezpiecznego dostępu do tych informacji.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Wprowadziliśmy kompleksowy system zarządzania dokumentacją elektroniczną
Aby sprostać wymaganiom narastającym w firmie, zdecydowano się na wdrożenie systemu zarządzania opartego na chmurze. Po przeszłości pełnej niepowodzeń z różnymi dostawcami firma ostatecznie wybrała DocuWare Cloud. Rozwiązanie to pozwoliło na usprawnienie procesów wewnętrznych i zarządzanie danymi.
Wdrożenie DocuWare Cloud stanowiło kluczowy krok w kierunku automatyzacji procesów archiwizacji wiadomości e-mail. Pozwalał na indeksowanie, przypisywanie metadanych oraz szybki dostęp do zarchiwizowanych informacji. Wszystkie dane były teraz scentralizowane. Dokumenty, maile i informacje zostały powiązane z numerem rezerwacji z wewnętrznego systemu. Oznacza to, że jeśli klient skontaktuje się z konsultantem telefonicznie, każdy może mu pomóc, ponieważ ma dostęp do wszystkich informacji.
Wszystkie te funkcje znacząco przyspieszyły obieg dokumentów a tym samym pracę. Jak można się domyślić, miało to bezpośredni wpływ na obsługę klientów i efektywność działań wewnętrznych w firmie. Przechowywanie dokumentów w firmie stało się prostsze, a sama praca z nimi przyjemniejsza.
Zaawansowany system uprawnień to większe bezpieczeństwo danych klientów
Firmie bardzo zależało również na bezpieczeństwie w obiegu dokumentów. Zyskała ona zaawansowany system uprawnień do przechowywania, który to zapewniał. Dostęp do dokumentów jest kontrolowany i przypisany do konkretnych pracowników. Pozwala to na zabezpieczenie informacji poufnych i nie tylko. Najważniejszą bowiem kwestią było spełnienie w firmie wymogów dotyczących przetwarzania danych osobowych. System pracy i procedury dotyczące pracowników i okresu przechowywania danych musiały być zgodnie z obowiązującymi przepisami miejscowymi. Warto tu nadmienić, że DocuWare spełnia również wymogi w zakresie RODO w Polsce i całej Europie.
Przykład operatora pokazuje, jak efektywny system zarządzania może wpłynąć na poprawę wyników. Wprowadzenie DocuWare Cloud umożliwiło firmie skuteczny obieg i zarządzanie dokumentami. Dzięki temu uzyskano szybki dostęp do informacji oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych.
To nie tylko usprawnienie wewnętrznych procesów i w pracy codziennej, ale także poprawa jakości obsługi klienta. A jak wiemy, w branży turystycznej jest to kluczowy element konkurencyjności. Przykład ten może stanowić inspirację dla innych firm, aby poszukały innowacyjnych rozwiązań w obszarze zarządzania dokumentami. Jeśli jeszcze się nad tym zastanawiacie, to warto zainwestować w cyfrową transformację z DocuWare. Pomoże to w osiągnięciu lepszych wyników biznesowych i optymalizacji pracy całej firmy.
