W organizacjach non-profit dokumenty mają szczególną wagę. To nie tylko faktury i umowy, ale także dowody rozliczeń dotacji, funduszy publicznych i darowizn, a często również wrażliwe dane beneficjentów i pracowników. Gdy skala działalności rośnie, a liczba interesariuszy się zwiększa, papierowy lub półcyfrowy obieg szybko przestaje spełniać swoje zadanie.
Jedna z dużych organizacji wspierających dzieci i dorosłych w spektrum autyzmu stanęła przed wyzwaniem uporządkowania dokumentacji finansowej i usprawnienia procesów zatwierdzania – bez kompromisów w zakresie bezpieczeństwa, poufności i zgodności z regulacjami. Odpowiedzią okazały się dokumenty elektroniczne i konsekwentna digitalizacja dokumentów oparta na platformie DocuWare, która umożliwia pełną kontrolę nad przepływem dokumentów elektronicznych w całej organizacji.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Niewystarczający system DMS i niespójność w dokumentach elektronicznych i procesach finansowych
Organizacja działa na szeroką skalę, obsługując kilka tysięcy rodzin w wielu lokalizacjach i realizując liczne programy społeczne. Dysponując budżetem liczonym w dziesiątkach milionów oraz 1500 pracowników, kluczowe znaczenie miało precyzyjne zarządzanie finansami, dotacjami i funduszami z różnych źródeł.
Każda faktura, dokument księgowy i decyzja finansowa musiały być zgodne z restrykcyjnymi wymogami prawa. Wcześniej organizacja korzystała z systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi, którego funkcje okazały się niewystarczające. Brakowało elastyczności workflow i pełnej integracji z wykorzystywanym oprogramowaniem finansowo-księgowym.
Dodatkowo konieczne było zapewnienie poufności dokumentów elektronicznych. Dokumenty finansowe, pliki kadrowe oraz dokumentacja klientów wymagały precyzyjnego zarządzania dostępami i pełnej kontroli nad dostępem. Dokumenty elektroniczne miały nie tylko usprawnić pracę, ale też zwiększyć bezpieczeństwo i audytowalność procesów.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Sprawny system zarządzania dokumentami elektronicznymi i pełna digitalizacja dokumentacji
Aby realnie usprawnić codzienną pracę zespołów, potrzebne było rozwiązanie, które w naturalny sposób zintegruje system zarządzania dokumentami elektronicznymi z istniejącym systemem księgowym.
Kluczowe było stworzenie elektronicznych przepływów pracy, które odzwierciedlają rzeczywiste procedury organizacji: różne poziomy akceptacji, role użytkowników i wymagania formalne.
Rozwiązanie musiało zapewnić łatwy dostęp do dokumentów elektronicznych dla pracowników księgowości, działów HR oraz obszarów związanych z obsługą klientów. Dokumenty elektroniczne miały wspierać nie tylko efektywność, ale także bezpieczeństwo danych.
Celem było stworzenie spójnego środowiska, w którym dokumenty elektroniczne oraz digitalizacja dokumentów stanowią fundament efektywnego zarządzania i transparentności procesów.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Wdrożenie płynnego workflow poprzez system zarządzania dokumentami elektronicznymi
Organizacja zdecydowała się na wdrożenie DocuWare – nowoczesnego systemu zarządzania dokumentami w formie elektronicznej. Umożliwił on kompleksową digitalizację dokumentów oraz przekształcenie tradycyjnych procesów w efektywny obieg dokumentów elektronicznych.
Integracja z istniejącym oprogramowaniem pozwoliła na bezpieczne i szybkie przetwarzanie faktur, dokumentów HR oraz innych dokumentów elektronicznych. Ułatwiła także tworzenie niestandardowych procesów zatwierdzania i obsługi finansów. Dzięki automatycznym przepływom pracy dokumenty elektroniczne trafiają do odpowiednich osób w organizacji. Znacząco zwiększa to efektywność operacyjną, zapewnia przejrzystość finansową i podnosi poziom bezpieczeństwa danych.
Efekty wdrożenia dokumentów elektronicznych i pełnej digitalizacji systemu zarządzania dokumentami
Pełny, natychmiastowy dostęp do dokumentów elektronicznych z poziomu oprogramowania, pozwalający pracownikom księgowości błyskawicznie sprawdzać faktury i inne dokumenty finansowe.
Digitalizacja dokumentacji znacząco uprościła audyty, umożliwiając szybkie okazanie wymaganych dokumentów bez angażowania dodatkowych zasobów.
Automatyczne przepływy dokumentów elektronicznych odciążyły pracowników, zmniejszając ryzyko błędów i przyspieszając proces zatwierdzania płatności.
Zwiększona przejrzystość finansów oraz funduszy pochodzących od darczyńców i agencji, dzięki czemu zarządzanie funduszami jest prostsze i bardziej kontrolowane.
Bezpieczne zarządzanie dokumentami elektronicznymi HR oraz dokumentami klientów, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi poufności i ochrony danych.
Wdrożenie DocuWare pozwoliło na pełną integrację dokumentów elektronicznych z codziennymi procesami, tworząc spójne, wydajne i bezpieczne środowisko pracy, które wspiera rozwój organizacji i umożliwia skuteczniejsze zarządzanie zasobami finansowymi oraz kadrowymi.
