W szybko rozwijających się czasach cyfrowej transformacji każda firma, która operuje na dużą skalę, potrzebuje narzędzi zwiększających efektywność i bezpieczeństwo obiegu informacji. Jeden z największych dealerów samochodów, sprzedający ponad 700 aut miesięcznie i obsługujący ponad 500 pojazdów dziennie, stanął przed wyzwaniem. Jak zapanować nad lawiną dokumentów papierowych i stworzyć nowoczesne, zintegrowane środowisko pracy?
Odpowiedzią było wdrożenie systemu DMS, który pozwolił na kompleksową cyfryzację dokumentów i całkowite odejście od formy papierowej. Dzięki przekształceniu całej dokumentacji w dokumenty elektroniczne firma uzyskała szybki dostęp do danych, wyższą efektywność operacyjną, lepszą komunikację i ogromne oszczędności w zarządzaniu dokumentami.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Brak scentralizowanego zarządzania dokumentami i błędy w komunikacji
Wysoka dynamika sprzedaży i serwisu wiązała się z generowaniem tysięcy dokumentów. Od umów sprzedaży, przez zlecenia napraw, po faktury i formularze serwisowe. Przestrzeń biurowa była na wagę złota. Dokumenty starsze niż 6 miesięcy przenoszono do zewnętrznych magazynów, a ich odzyskiwanie w razie potrzeby trwało nawet do 24 godzin. Pracownicy call center i serwisu byli rozproszeni po całym budynku, ponieważ papierowe archiwa zajmowały całe pokoje. System oparty na dokumentach fizycznych nie tylko generował koszty, ale znacząco spowalniał procesy i utrudniał współpracę.
Brak spójnego systemu DMS uniemożliwiał centralne zarządzanie dokumentacją i ograniczał możliwość śledzenia historii klienta. Rosnąca liczba dokumentów papierowych była poważnym zagrożeniem dla bezpieczeństwa danych oraz zgodności z wymogami audytowymi. Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby nie tylko archiwizować, ale aktywnie zarządzać dokumentami elektronicznymi w czasie rzeczywistym.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Dokumenty elektroniczne i dopasowany system do zarządzania nimi
Rozwiązaniem miał być nowoczesny system DMS, umożliwiający konwersję dokumentów papierowych na dokumenty elektroniczne oraz ich szybkie, bezpieczne i zautomatyzowane przetwarzanie. Kluczowe wymagania obejmowały:
automatyczne indeksowanie dokumentów bez udziału człowieka,
- możliwość dzielenia skanów plików wielostronicowych na odrębne rekordy,
integrację systemu DMS z istniejącą bazą danych,
dostęp do dokumentów elektronicznych przez przeglądarkę internetową,
zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentów elektronicznych.
Co istotne, wybrany system DMS miał również wspierać zarządzanie obiegiem dokumentów elektronicznych pomiędzy działami firmy. Koniecznym było przy tym uwzględnienie ich klasyfikacji, archiwizacji i szybkiego dostępu z poziomu różnych urządzeń. Dzięki temu dokumenty elektroniczne miały stać się podstawowym nośnikiem informacji w całej strukturze organizacyjnej.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Kompleksowy system DMS i dokumenty elektroniczne w organizacji
Po trzech latach analizowania rozwiązań dostępnych na rynku dział IT zdecydował się na wdrożenie systemu DMS DocuWare. System DMS został zainstalowany szybko i bezproblemowo, a dokumenty dotyczące napraw i sprzedaży aut zaczęto skanować i przekształcać w dokumenty w formie elektronicznej.
Dzięki technologii OCR i integracji z wewnętrzną bazą danych, numer zlecenia naprawczego jest automatycznie odczytywany i wykorzystywany do indeksowania dokumentu. Dokumenty elektroniczne są teraz dostępne online poprzez firmowy intranet, bez konieczności fizycznego dostępu do archiwum. System DMS pozwala przez uprawnione osoby na wyszukanie dokumentów nie tylko po numerze VIN, ale także według nazwiska klienta, modelu pojazdu czy daty zakupu.
Co więcej, nowy system DMS pozwala na weryfikację poprzednich wersji dokumentów elektronicznych. A jest to możliwe poprzez wgląd w historię zmian i ich autorów. To szczególnie ważne w środowisku wymagającym precyzyjnej dokumentacji obsługi klienta oraz zgodności z przepisami prawa. Każdy dokument elektroniczny jest przechowywany zgodnie z polityką retencji danych oraz łatwo dostępny na potrzeby osoby kontrolującej i dla zewnętrznych audytów.
Cyfrowa transformacja, która realnie podnosi efektywność poprzez obieg dokumentów elektronicznych w kompleksowym systemie DMS
Wdrożenie systemu DMS DocuWare zrewolucjonizowało sposób funkcjonowania firmy. Umożliwiło całkowite odejście od dokumentacji papierowej na rzecz uporządkowanego, intuicyjnego obiegu dokumentów elektronicznych. Przejście na elektroniczne przetwarzanie dokumentów pozwoliło firmie stworzyć nowoczesne środowisko pracy. Co to znaczy? To środowisko, w którym dane są łatwo dostępne, bezpieczne i możliwe do natychmiastowego wykorzystania w codziennych procesach biznesowych.
W rezultacie firma odnotowała:
redukcję kosztów przechowywania dokumentacji w systemie DMS o około 160 tysięcy złotych rocznie dzięki eliminacji zewnętrznych archiwów,
odzyskanie cennej przestrzeni biurowej wcześniej zajmowanej przez archiwa papierowe,
zwiększenie produktywności pracowników poprzez automatyzację żmudnych czynności związanych z wyszukiwaniem i obsługą dokumentów,
usprawnienie współpracy między działami, które mogą jednocześnie pracować na tych samych dokumentach cyfrowych,
wyraźną poprawę jakości obsługi klienta dzięki szybkiemu dostępowi do kompletnych i aktualnych informacji.
Dodatkowo dzięki cyfrowemu oznaczeniu lokalizacji oryginalnych dokumentów papierowych, możliwe jest ich szybkie odnalezienie w razie konieczności weryfikacji fizycznej wersji. System DMS DocuWare umożliwia również elektroniczne adnotacje nanoszone bezpośrednio na dokumencie i automatyczny obieg dokumentu elektronicznego. Usprawnia to wewnętrzną komunikację, zarządzanie dokumentami i pozwala na szybsze podejmowanie decyzji.
Wartością, którą zdecydowanie nabyła firma, jest również spójność w komunikacji wewnętrznej. Teraz gdy pracownicy call center są w jednym miejscu, diametralnie poprawiło się nie tylko zarządzanie dokumentami, ale i jakość obsługi klienta. DocuWare stał się centralnym narzędziem zarządzania dokumentami elektronicznymi w organizacji, zapewniając pełną transparentność procesów, wyższy poziom kontroli i gotowość na dalszą cyfrową ekspansję.
Dzięki wdrożeniu systemu DMS firma zbudowała solidne fundamenty do dalszej cyfryzacji i zarządzania dokumentami elektronicznymi. Dokumenty w formie elektronicznej są teraz nie tylko narzędziem archiwizacji, ale integralną częścią codziennych procesów. System DMS umożliwił firmie reagowanie szybciej, działanie efektywniej i lepsze wykorzystanie zasobów.
Z każdym nowym dokumentem przekształconym w dokument elektroniczny, organizacja wzmacnia swoją pozycję na rynku i buduje przewagę konkurencyjną. To dowód na to, że nowoczesny system DMS może odmienić działanie nawet mocno rozbudowanej już firmy.
DocuWare to nie tylko system DMS. To strategia na przyszłość oparta na dokumentach elektronicznych i cyfrowym zarządzaniu informacją. Sprawdź, jak zmiana na dokument elektroniczny zmieni Twoje procesy i całe przedsiębiorstwo.
