Firmy budowlane, realizując wiele projektów jednocześnie, potrzebują szybkiego i bezpiecznego dostępu do dokumentów. Kierownicy projektów spędzają większość czasu na placach budowy. Dlatego zarządzanie fakturami, umowami i innymi dokumentami tradycyjnymi w formie papierowej jest czasochłonne i narażone na błędy. Jednym z rozwiązań tej sytuacji jest wykorzystanie dokumentów elektronicznych oraz nowoczesnych systemów chmurowych. Zapewniają one pełne bezpieczeństwo i przejrzystość procesów.
Firma budowlana realizująca domy na zamówienie stanęła przed wyzwaniem usprawnienia przepływu dokumentów, zwiększenia wydajności pracowników oraz zapewnienia stałego dostępu do danych niezależnie od lokalizacji. Odpowiedzią okazało się wdrożenie DocuWare Cloud. Umożliwiał on cyfrowe przetwarzanie faktur i innych dokumentów elektronicznych oraz pełne zabezpieczenie dokumentów w środowisku chmurowym.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Utrudniony dostęp i brak zdalnego przetwarzania dokumentów elektronicznych
W branży budowlanej kluczowe znaczenie ma szybkość obiegu dokumentów elektronicznych oraz możliwość natychmiastowego zatwierdzania faktur i innych dokumentów z placów budowy. Kierownicy projektów często nie mają możliwości pracy w biurze. System stosowany do tej pory nie dawał możliwości pracy zdalnej na dokumentach, co wcześniej wymuszało powrót do systemu dokumentów papierowych. Dokumenty elektroniczne były potrzebne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i umożliwić płynny przepływ informacji pomiędzy biurem a placem budowy.
Firma zmagała się z ograniczeniami poprzedniego systemu. Brakowało zdalnego dostępu, pełnej integracji i mechanizmów automatycznego kierowania dokumentów elektronicznych do odpowiednich osób. Konieczne było też zapewnienie, że wszystkie dokumenty elektroniczne będą przechowywane w sposób zgodny z zasadami bezpieczeństwa i łatwo dostępne do audytów.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Elastyczny dostęp do dokumentów elektronicznych i pełne zabezpieczenie dokumentów
Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby na szybkie przetwarzanie dokumentów elektronicznych niezależnie od miejsca pracy. Ważne było, aby system umożliwiał skanowanie, importowanie i indeksowanie faktur według nazwy dostawcy, numeru faktury, kwoty, projektu i kodu QuickBooks.
Elektroniczne dokumenty miały trafiać automatycznie do odpowiednich osób w procesie zatwierdzania. Dodatkowo wszelkie uwagi i adnotacje kierowników projektów miały być od razu widoczne dla pracowników księgowości i administracji.
Rozwiązanie musiało być dostosowane do urządzeń mobilnych. Musiało umożliwiać przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów elektronicznych z placu budowy. Zabezpieczenie dokumentów było priorytetem – wszystkie dokumenty elektroniczne musiały być chronione przed utratą danych, co wydarzyło się w przeszłości, a jednocześnie łatwo dostępne dla uprawnionych pracowników.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Wdrożenie DocuWare Cloud dla dokumentów elektronicznych
Firma wdrożyła DocuWare Cloud, dzięki któremu wszystkie faktury i dokumenty są przetwarzane w formie elektronicznej, skanowane, indeksowane i kierowane automatycznie przez workflow zatwierdzania. Elektroniczne pieczątki zapewniają, że każdy dokument elektroniczny trafia do właściwej osoby w odpowiednim czasie.
Integracja z systemem księgowym umożliwia szybki dostęp do danych i pełne monitorowanie przepływu dokumentów elektronicznych. Zdalny dostęp pozwala kierownikom projektów przeglądać i zatwierdzać faktury oraz inne dokumenty elektroniczne z dowolnego miejsca. Znacznie przyspieszyło to procesy i zwiększyło wydajność pracy.
Efekty wdrożenia dokumentów elektronicznych i zabezpieczenia dokumentów
Wdrożenie DocuWare Cloud przyniosło firmie ogromne korzyści w codziennej pracy. Dokumenty elektroniczne stały się łatwo dostępne z każdego miejsca. Pozwala to kierownikom projektów na szybkie przeglądanie i zatwierdzanie faktur bez konieczności powrotu do biura w trakcie dnia pracy.
Proces przetwarzania dokumentów elektronicznych, takich jak umowy pracownicze czy formularze wypowiedzeń, skrócił się z godzin do kilku minut. Automatyczne przepływy pracy gwarantują przekazanie każdego dokumentu elektronicznego do odpowiednich osób.
Zdalny dostęp do dokumentów w postaci elektronicznej ułatwia rozwiązywanie sporów dotyczących płatności oraz monitorowanie realizacji projektów, zwiększając przejrzystość i kontrolę nad finansami. Pełne zabezpieczenie dokumentów w chmurze chroni dane przed utratą, a integracja z systemem księgowym sprawia, że wszystkie informacje są natychmiast dostępne i gotowe do audytów.
Dokumenty elektroniczne stały się fundamentem efektywnego zarządzania projektami, a pracownicy mogą skupić się na realizacji zamówień, zamiast na czasochłonnym zarządzaniu papierową dokumentacją.
